※ この記事は2009年9月の記事を更新したものです。
今回は最近取り入れた作業を効率化するための、ちょっとした工夫を紹介します。
■作業効率化のちょっとした工夫
①メールフォルダの受信ボックスの分類を変える
受信したメールをすべて１つのフォルダに入れたり、逆に分類フォルダに格納してしまうと、どのメールにアクションをしたらいいかがわかりづらくなります。
この無駄をなくすため、メールのフォルダ構成を以下のようにしました。
１．受信BOX：とりあえず受信するフォルダ（通常空にする）
２．TODO BOX：アクションをとる必要があるメールを置くフォルダ
３．継続フォルダ：返信待ちなど状況を見守る必要があるフォルダ
４．一時フォルダ：よく参照するものなどをおいておくフォルダ
５．分類フォルダ：対応が終わったメールを分類しておくフォルダ
まず、１にメールを受信するようにします。
その後、受信したメールをすべて２～５に振り分けます。
そして最後に２のフォルダに振り分けられたメールの対応を行います。
こうすることで、受信したメールのうち対処が必要なメールと数が一目瞭然となり、効率的に把握できます。
②定型句の登録
OSの辞書機能を使って、決まって打つビジネス用語を２文字程度の略語で登録しておきます。
一見たいしたことが無いようですが、よくパソコンでメールを書いたり文章を書く場合は、これだけでもかなりの労力の削減になります。
また、メールもできるだけ多くの雛形を用意しておくと、省力化になります。
③マルチディスプレイの活用
ディスプレイには今行っている作業の情報だけを置くと作業効率があがります。
これは机の上に自分が取り組んでいる仕事の資料を広げておくのと同じ考え方です。
例えば机の上にいろいろな資料がまざっていたり、一部の資料しか置けないと作業効率が落ちます。
これと同じことが、パソコンのディスプレイでも当てはまります。
ですから、ディスプレイを２台用意して1台を１つの作業専用にして、作業効率をあげます。
（仮想ディスプレイのアプリでも、同じ効果が得られます。）
また、集中を乱すようなブラウザやメールなどの作業に不要なアプリは停止した方が効率は確実に上がります。
いかがでしょうか？
実は作業効率は、こういった小さな改善が積み重なって大きく向上します。
皆さんもぜひ工夫してみてください。
そして、作業効率化の工夫とまとめたセミナーを1/25（土）に開催します！
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