GTDでは週次レビューという毎週のTODO整理作業の中で、よく使うチェックリストの見直しを行います。これはルーチンで行う作業をチェックリスト化して省力化し、それを見直すことでその週に行う作業の効率化と、ヒントを得るためのものです。このチェックリストに関してはレバレッジシンキングでも紹介されており、作業の省力化や新しい習慣を身につけるために活用する方法が紹介されています。
私自身も上記ライフハック手法にしたがって多くのチェックリストを作成し、その一部は週次レビューで見直しをしています。具体的には例えば以下のようなチェックリストを毎週見直しています。
・体調管理メモ
・レバレッジシンキングノウハウ（ライフハックアプリ）
・メンタルタフネスノウハウメモ（ライフハックアプリ）
・車運転の注意点メモ
・７つの習慣ノウハウメモ（ライフハックアプリ）
・その他注意点メモ
とはいえ、この週次Rで見直すチェックリストは習慣化や生活の見直しのためのものであるため、新しい知識が増えるたびに増加していく傾向にあります。この点についてメモの内容をまとめたりして対応していますが、実際は増える内容の方が多く、見直し時間が次第に増えていっています。単純に考えても量が増えれば１つ１つを見直す集中力も減っていくため、この問題の対応方法がないかずっと悩んでいました。
そんなときに仕事のカイゼン活動に関するHPに、チェックリストについて以下のようなことが書かれていることを知りました。
「チェックリストはルーチンの簡単な作業項目や特殊な作業の注意点を見直す場合に使用し、普段の作業の見直しに使うのは適切ではない。普段の作業をチェックリストで管理しても内容がどんどん膨らみミスを防ぐのには不十分であり、ミスを起こさない仕組みを作ることこそ正しい品質管理方法である」
実を言うと仕事でもチェックリストの増加に悩んでいたので、上記の指摘はまさに自分の問題を言い当てていると感じました。
この指摘に従えば、チェックリストを活用すべきなのは簡単な確認項目だけであり、それ以外は仕組みづくりによって実現すべきであるため、現在のチェックリストの中身を精査し、仕組み化に切り替えていこうと思っています。
ただ、仕組み化といってもなかなか難しいものもありますので、そちらは成果がでましたらまた紹介したいと思います。
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