『作業効率化のちょっとした工夫』という記事のアクセス数が最近増えています。
昔から人気のある記事なのですが、世相を反映してか、また注目が集まっているようです。
そこで今回は、"作業効率化のちょっとした工夫"の第二段を紹介したいと思います。
■作業効率化のちょっとした工夫（その２）
①タスク管理を行う仕組みを取り入れる
SEの仕事は、複数のスケジュールやタスクが絡むことがよくあります。
一方で、１つ１つのタスクには、数学的思考や集中が要求されます。
このため、この２つを上手く整理して、それぞれに必要なパワーをかけられるようにすることで、作業の効率化に繋がります。
このうち、スケジュールやタスクの管理については、GTDがお勧めです。
詳細は別の記事にゆずりますが、主に以下のようなタスク手法です。
・すべてのタスクを決まった方法で定期的に管理する。
・タスクは３つ程度のリストで管理される。
・リマインダーを使ってタスクの漏れを防ぐ
・機械的な作業なため、タスク管理のストレスを大幅に減らせる。
②集中する仕組みを作る
SEが仕事で頭を悩ます１つが、多くの割り込みが発生することです。
新しい仕事の依頼、レビュー、問い合わせ、など１日に集中を途切れさせるようなことが何度も起こります。
したがって、これをいかにコントロールするか、とても重要です。
この割り込みをコントロールして集中する仕組みには、例えば以下のようなものがあります。
・ポモドーロテクニック
タイマーを使って、25分の集中時間（ポモドーロ）を作ることで、割り込みに対応する。
・リストの活用
以下の３つのリストを併用して、集中を維持します。
TODOリスト ：すべてのやるべき事を管理するリスト
Doingリスト：今何をやっているかだけを確認、集中するためのリスト
一時リスト ：割り込みが合った場合に、あとでこれをやるためにメモしておくリスト
・コンテキストスイッチを意識する
コンテキストスイッチとは、ある仕事から、別の仕事に注意を切り替える動作です。
この動作を行うと、次の仕事に集中するようになるまで20分かかり、さらに効率は３割減るという研究結果もあります。
したがって、シングルタスクを心がけ、自分がコントロールできる部分については、注意が分散しないように作業環境を整えることが重要です。
例えば、以下のようなものがあります。
-ブラウザを閉じる
-メーラーやインスタントメッセンジャーを一定時間起動しない
-人からの問い合わせに答える時間を限定する
また、休憩を取る際も、散歩や体を動かすなど、何かに意識を集中させない方法が良いです。
・耳栓
原始的な方法ですが、騒音による集中の乱れを防ぐことが出来ます。
昔から人気のある記事なのですが、世相を反映してか、また注目が集まっているようです。
そこで今回は、"作業効率化のちょっとした工夫"の第二段を紹介したいと思います。
■作業効率化のちょっとした工夫（その２）
①タスク管理を行う仕組みを取り入れる
SEの仕事は、複数のスケジュールやタスクが絡むことがよくあります。
一方で、１つ１つのタスクには、数学的思考や集中が要求されます。
このため、この２つを上手く整理して、それぞれに必要なパワーをかけられるようにすることで、作業の効率化に繋がります。
このうち、スケジュールやタスクの管理については、GTDがお勧めです。
詳細は別の記事にゆずりますが、主に以下のようなタスク手法です。
・すべてのタスクを決まった方法で定期的に管理する。
・タスクは３つ程度のリストで管理される。
・リマインダーを使ってタスクの漏れを防ぐ
・機械的な作業なため、タスク管理のストレスを大幅に減らせる。
②集中する仕組みを作る
SEが仕事で頭を悩ます１つが、多くの割り込みが発生することです。
新しい仕事の依頼、レビュー、問い合わせ、など１日に集中を途切れさせるようなことが何度も起こります。
したがって、これをいかにコントロールするか、とても重要です。
この割り込みをコントロールして集中する仕組みには、例えば以下のようなものがあります。
・ポモドーロテクニック
タイマーを使って、25分の集中時間（ポモドーロ）を作ることで、割り込みに対応する。
・リストの活用
以下の３つのリストを併用して、集中を維持します。
TODOリスト ：すべてのやるべき事を管理するリスト
Doingリスト：今何をやっているかだけを確認、集中するためのリスト
一時リスト ：割り込みが合った場合に、あとでこれをやるためにメモしておくリスト
・コンテキストスイッチを意識する
コンテキストスイッチとは、ある仕事から、別の仕事に注意を切り替える動作です。
この動作を行うと、次の仕事に集中するようになるまで20分かかり、さらに効率は３割減るという研究結果もあります。
したがって、シングルタスクを心がけ、自分がコントロールできる部分については、注意が分散しないように作業環境を整えることが重要です。
例えば、以下のようなものがあります。
-ブラウザを閉じる
-メーラーやインスタントメッセンジャーを一定時間起動しない
-人からの問い合わせに答える時間を限定する
また、休憩を取る際も、散歩や体を動かすなど、何かに意識を集中させない方法が良いです。
・耳栓
原始的な方法ですが、騒音による集中の乱れを防ぐことが出来ます。