秘書講座を受講するなら絶対秘書経験者に習え!

 

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経験者の話ほど現場の様子が伝わる

 

 

秘書講座の感想をまとめました

一部ご紹介します!

 

 

 

 

    

『講座を一通り受講していたので

復習という形で参加しましたが

講師の先生が違うと進め方が違って内容が一緒なのに

違う講座を受講しているように感じられて新鮮でした

 

秘書の経験談はとても参考になりおもしろかったです

 

失敗から学んだことなど、もっと聞いてみたいです

 

    

『経験がある方のお話は

テキスト上での学習よりも現場の様子が伝わってきて

頭に入りやすかったです

 

スケジュール帳の管理ポイントでは

テキストにはないプチポイントを聞けて良かったです

なるほど…という部分が多くて秘書への憧れが増しました

 

 

    

『職場で秘書のような仕事をしています

秘書講座に参加したのは

先輩もいなくてどう立ち回ればいいのか分からない時があって

自分流でやってきましたが

ちゃんと学んで他でも通用するようになりたいという理由からです

 

「接客に正解はない

気持ちを込めて応対することが一番」

 

と話されたことが印象的でした

教えていただいたことを明日から実践できるように

ちょっと恥ずかしいけど少しづつ取り入れていこうと思います』

 

    

秘書のような仕事をしています

が、全然出来ていないことにショック!

上司の仕事がもっとスムーズになるようサポートできる人になりたいです

 

 

    

『「秘書として雇われていないけど

やっていることが秘書だから

貴方は秘書です」

と言われて嬉しさ以上にやる気が出ています』

 

 

と、まあみなさん前向きな方でした

 どれもこれもとても嬉しい感想です❤

 

 

 

 

テキストにない実体験こそが有益

 

大企業に勤めている人が少ない地方では、採用の段階で

「秘書なんてそんな人いらない…」と思われています

 

 

実際の仕事は総務部門だったり営業管理だったり

しかし、普段の仕事に部長の世話がプラスされることも多く

人によっては、支店長の身の回りの世話や出張関係のあれこれ、経費精算までやっている人が

実はものすごく多いのが実情…

 

 

 

支店長や部長という役職すら関係ないような企業形態の職場では

女性っていうだけですべての男性社員の庶務的業務や接客業務を任されることがほとんどです

 

 

永く勤めている女性社員に聞くけど

「そんな感じで…」って曖昧なことも多く

日によって違っていたりすることに違和感や時間とともに自分もそれに馴染んでしまうことが嫌で

でも、どうやり過ごせばいいのか分からない

 

だから接客業務が本当に苦手です

 

 

そういう話をよく聞きます

 

 

 

 

その仕事すべてが秘書業務に関わるものと同じです

検定やマナー教室などで学ぶのは基本内容であって、秘書検定で言うなら模範解答みたいなもの

それを働く会社でどう形にするかは実際に秘書として働いた経験がある人にしか分からない部分が多いのです

 

それは、講座などで学ぶ時に

「あとは、臨機応変に対応しましょうね」という部分です

 

経験者だって失敗はつきもの

失敗を例に学ぶと発見も多く学びが広がり、テキストにはない有益な講座となります

 

 

 

ルールがないなら、自分の中で変えてしまう!

 

ルールのない仕事は、「適当」とか「自己流」でその場しのぎでやってる職場がとても多く

「何とかしたい」と常に思っている人がいるのに変えるキッカケがないのです

 

 

しかし、その思いは大事!

ルールを知り形にしてしまいましょう

もっと、仕事がしやすく楽しくなります

 

とはいえ、先輩やそれまでのやり方を変えるのは至難の業

 

ということで、まずは自分の中でルール化し自分だけでもその自らが作ったルールにのっとってやってみることです

そして、それが上手くいった時に先輩や周りの人に提案してみるのも一つです

 

あなたが自信を持ってやっている姿が輝いていたら、きっと周りの方も賛同してくれるはずです

 

 

 

 

講座に参加することで日頃のモヤモヤが解消出来たら最高ですね!

 

 

 

 

 

人にかかわる全ての人に秘書力を身に付けて欲しい

 

 

私の願いです

 

 

 

【お問い合わせ】

 mailto:a.hisho022@gmail.com

 
 

 

 

実際の仕事場で役に立つ検定問題に出る学びです

 

 

【初心者向けのレッスン】

社会に出るとお客様を応接室にご案内する機会が誰にもあると思います

男女ともに…

 

 

問題にチャレンジ!

■秘書講座(席案内vol.1)

Q.秘書が来客(2人)と上司の面談に同席する場合、どの席に座ってもらい自分はどこに座るのがよいか適当と思うものはどれ?

 

1.来客③① 上司④ 秘書②
2.来客③④ 上司⑤ 秘書①

3.来客⑤③ 上司① 秘書④
4.来客③④ 上司① 秘書②

5.来客③① 上司⑤ 秘書②

 

 

 

まずはこの場合の着目点は入り口

スツールは曲者(くせもの)ですよ

 

よく、上座(かみざ)下座(しもざ)という言葉を聞くと思いますが

上座には大事な人や目上の人を案内します

一般的に「部屋の奥」のイメージですね

 

入り口に近いところは人の出入りなどがあるので訪問客には失礼に当たります

 

…ということでこの場合の上座は③④

 

 

そして③と④は③の方が部屋の奥になるので③に訪問客の上役に座ってもらいます

上司が奥の①で秘書が入口に一番近い②ということになります

 

答えは4

…簡単ですね 

 


 

 

今日のワンポイントレッスン!

 

<⑤の曲者のスツールについて>

スツールは簡易的な椅子なので今回は誰も座りません

 

ソファが人数より少ないときに一番目下の者が座ったり

一時的に近くで話すときなどに使われることが多いです

 

 

しかし…

ここにしっかりとしたソファがあったら上司がこの場所に座るケースは大いにあります

 

相手のより近い場所で資料などを見合いながらの話や

声を潜めて話すときなどに向きます

 

 

 

席次は、訪問する側も心得ているので

遠慮しながらも自ら奥の方に行くことも多いです

 

 

それでも商談などでお願いに来る時は入り口付近ですすめられるのを待って立ちっぱなし…

ということもあるので、その時は秘書が誘導してあげるとスムーズです

 

その場その場で機転を利かせることが必要です

 

 

※秘書が同席する時はソファには浅く座っていつでも動けるようにしておきましょう

 

 

 

上座は部屋の奥に床の間があったことから、

一段高くなっている床の間の近くに大切な方に座ってもらう古くからの習慣です

 

今はいろいろな部屋のコーディネートがあるので

必ずしも勉強したようにはいかないと思いますが、一般的なマナーとして身に付けておくことは大切ですね

基本的なマナーから応用することが求められます

 

 

 

失敗を恐れずどんどんチャレンジ!

 

次回は、お茶出しです

簡単そうに見えて以外にも落とし穴があるお茶出しです

お楽しみに…

 

 

 

注意マークシート方式の資格勉強をするときに重要なのは

答えの解説よりもそれ以外の選択の解説です

(これがない問題集が多いです)

なぜ間違ったのかどうしてそうなのかがもっとも必要な部分

しっかり理解して次に進みましょう

 

 

 

 

【お問い合わせ】

 mailto:a.hisho022@gmail.com

 

 

 

 

 

間違えを指摘された時にどんな行動をとっているか、考えたことありますか?

 

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問題にチャレンジ!

 

■秘書講座(上司への謝り方)

 

Q.上司から明後日使う資料を明日の夕方までに新人の後輩に作らせるよう頼まれた。

後輩に頼み、翌日夕方近くに確認したところ日にちを間違えていたらしくまだできていないと言う。

 

この時、二人で手分けして作ると言った後上司にどう謝るのがいいか不適当と思うものを選べ?

 

 

1.私がもっと早くに確認しておけばよかったのですが、申し訳ございません。


2.大変申し訳ございません。今後このようなことがありませんよう十分注意いたします。

 

3.〇〇さんに頼んだ時、きちんと伝わっているかよく確認すべきでした。申し訳ございません。


4.申し訳ございませんでした。私の頼み方もよくなかったようですが、後で〇〇さんからも謝らせます。

 

5.〇〇さんは仕上がりの日にちを間違えていたようですが、私の伝え方が悪かったのだと思います。申し訳ございません。

 

 

 

 

 

ここでは

ミスがあった時に相手にどう謝るのかが問題です。

 

 

このケースは、日にちを間違えたのは後輩

しかし、頼まれたのは秘書なので上司に謝まるのは頼まれた秘書と言うことになります

 

 

ひとつひとつみていくと、4の後輩にも謝らせるというのは

「ミスをしたのは自分ではありません」と上司に言い訳しているのと同じことになり不適当ですね

 

 

 

答えは4

 

 

 

 

今日のワンポイントレッスン!

 

ミスをしたのは誰か、ということは上司にとってどうでもいいことなのです

責任をもってしっかり仕事をこなすのは秘書として当たり前

 

秘書の失敗は上司の失敗にも繋がるので最新の注意が必要!

何度も確認をするクセをつけましょう

 

 

 

上司が失敗した時や間違えた時など

秘書が間違えを指摘する必要があるときは言葉を選んで言いましょう

 

 

「進言する必要があること」についてはまた今度!

 

 

 

失敗を恐れずどんどんチャレンジしてみてくださいね!

 

 

 

 

 

注意マークシート方式の資格勉強をするときに重要なのは

答えの解説よりもそれ以外の選択の解説です

(これがない問題集が多いです)

なぜ間違ったのかどうしてそうなのかがもっとも必要な部分

しっかり理解して次に進みましょう

 

 

 

 

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上司の一日が平穏に終われることが何よりの喜び

 

上司からのお褒めの言葉はもちろん嬉しいけど

 

それよりも

 

上司が大きな仕事を抱えていて

ずいぶん前からそれを準備し、ようやく世の中に出すという日…

 

 

そんな上司の大事な日に

その日一日を無事に過ごせるよう配車・交通機関の予約・先様への手土産・工程表作成…

 

といったあらゆることを想定してスケジュールを組み

 

いざという時のために、使われないかもしれない情報をも仕入れておく

 

 

その一日が

平穏に無事終わることがなによりも嬉しく達成感があるものです

 

 

 

 

 

これは

仕事の上での上司という相手だけに限らず、家庭での家族という相手にも通じるものがあります

 

 

 

「行ってきます」

と言って出かけた家族が

 

「ただいま」

と言って帰るまで

 

 

家で待つ家族は心配ですよね

 

 

帰ってきたからと大騒ぎするものではないけど

心の中で

 

「今日も無事に過ごせた」

そう思う家族がいることが幸せです

 

 

何もないことが当たり前で

その当たり前は日頃からの準備があってのこと

 

 

平穏に無事終われるのは

陰でサポートしてくれる人の力です

 

それが秘書力!

 

 

 

 

家族の無事を願い、一日一日の準備を怠らない人は

すでに秘書力を持っている人です

 

 

 

【お問い合わせ】

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春だから何かを始めたい、どうせなら自分のためになるものを…【秘書検定】

 

 

「資格試験合格が今の目標」

 

新年度の目標をそう掲げる人はたくさんいます

 

 

新入社員も、入社して何年か経ったという人も、学生も、就活生も、社会から離れたという人でもそう話す人が大勢います

 

できれば、比較的に簡単ですぐにでも役に立つものを、と

 

簡単に取れるものはそんなに役には立たないと誰もが思うのに…

 

 

でも、あるんです

取りやすくて明日にでも役に立つ資格が

そして、毎回驚くほど沢山の受験者がいます

 

それは秘書検定です

 

とはいえ、社会で活躍するトップマネジメントを支える秘書さんの仕事はそうはいかないですけど

 

 

身近にいる誰かを支えることや、職場の隣の人をサポートするということなら即結果が出せます

 

後輩の心理的な職場の相談事や、仕事の指導方法に至るまで広く網羅されているので大変役に立つ資格とされています

 

 

3級・2級なら合格率50~60%と合格しやすく、就活生が履歴書や経歴書、エントリーシートなどに記載する上でできれば記入

ておきたい資格試験の一つでもあります

 

 

「マナーが出来ているかも」「非常識な学生が多い中、しっかりしているな」とか

あるいは中小企業の会社ならあまり教育に時間を取れないということから、

この資格を持っている人なら「マナー研修の時間を少し簡易的にしてもいいかな」

「お客さま相手の仕事だからすぐに現場で働いてもらえそう」など、気に入ってもらえる対象となり得ます

 

 

「履歴書の資格欄に何も書くものがないから受けた」

そう話す学生さんもいました

 

「なんか楽しそう」

こんな人も…

 

 

‘取り敢えず‘でも学習をするのは、学びたいという気持ちがあるから

その気持ちを大事にしましょう!

 

 

学生さんの就活なら2級を取得しておくといいでしょう

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

今日もありがとうございました

 

 

 

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