こんにちは。
兵庫県三田市で社会保険労務士をしています
池田洋平です。
返却をしなければならないという義務はありませんが、もし保管しておくとしても一定期間が過ぎれば破棄しなければなりません。一度会社に提出した書類等は所有権が本人から会社へ移ります。履歴書は会社に提出した時点で会社の所有物となります。会社の所有物となった以上、その所有物を本人へ返却しなければらならないという義務は発生しません。ただし、返却しないからといって、いつまでも会社に保管しておくこともできません。
厚生労働省からの指針で、履歴書など個人情報が記載されている書面については、採用選考などの利用目的が完了し、必要でなくなった個人情報は破棄、または削除するとされています。保管期間や破棄の方法などは特に定められていませんので、会社が判断し、処理をすることとなります。通常であれば1～3ヵ月程度保管し、破棄するのが一般的です。
不採用が決定した時点で、不採用通知書を同封し、郵送で返却する方法があります。この方法であれば、採用選考の結果の通知と履歴書の返却を合わせて行うことができ、事務作業を軽減することができます。ただし、普通郵便などで郵送すると郵便物が紛失してしまうケースがある為、書留等で郵送することをお勧めします。
兵庫県三田市で社会保険労務士をしています
池田洋平です。
返却をしなければならないという義務はありませんが、もし保管しておくとしても一定期間が過ぎれば破棄しなければなりません。一度会社に提出した書類等は所有権が本人から会社へ移ります。履歴書は会社に提出した時点で会社の所有物となります。会社の所有物となった以上、その所有物を本人へ返却しなければらならないという義務は発生しません。ただし、返却しないからといって、いつまでも会社に保管しておくこともできません。
厚生労働省からの指針で、履歴書など個人情報が記載されている書面については、採用選考などの利用目的が完了し、必要でなくなった個人情報は破棄、または削除するとされています。保管期間や破棄の方法などは特に定められていませんので、会社が判断し、処理をすることとなります。通常であれば1～3ヵ月程度保管し、破棄するのが一般的です。
不採用が決定した時点で、不採用通知書を同封し、郵送で返却する方法があります。この方法であれば、採用選考の結果の通知と履歴書の返却を合わせて行うことができ、事務作業を軽減することができます。ただし、普通郵便などで郵送すると郵便物が紛失してしまうケースがある為、書留等で郵送することをお勧めします。
履歴書の所有権は会社にあるため、履歴書を一定期間保管することは問題ありませんが、何年にも亘って保管するということになれば、問題となるため、会社としての保管期間のルールを定める必要があります。破棄するまでの期間、個人情報を保管していることになりますので、取り扱いには十分注意が必要です。万一、個人情報が流出してしまうと、会社として大きな損害を負うこととなります。
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