【時間生産性アップ術25】例外ばかりに気を取られない

この方法はたしかに良いと思うんですが、

こういった場合にはどうするんですか？

もし緊急事態が発生したらどうなるんですか？

例外に意識をかたむけることも大事なのですが、そういった例外が起こりうるのは10%程度の確率でしかないことが多いのです。

10%程度のリスクばかりを気にして、良い方法だと分かっているのに行動にうつせない人。

良い方法を行動にうつす人は、良い方法を行動にうつしながら例外が起こったときも行動にうつし、悩まむ時間なくどんどん前に進みます。

良い方法と分かっているならば、例外に目を向けるのではなく、まずは、良い方法を行動に移してみることが大事だと思います。

世渡り上手はイエスマン！

いちいちこの上司めんどくさい…

なんかいちいちこの人とは噛み合わない…

そのような経験。私もあります。

で、そういう経験を繰り返す頻度が多いほど、世渡りベタのレッテルを自ら貼ることになります。

一方、世渡り上手な人は、世渡りベタがいちいち上司につっかかっているのをみて、

はい。と言っとけばいいのに…

ガキだなぁ…

と、思っているのです。

もし、世渡り上手になりたかったら、まず、イエスの練習です。

理不尽だと思うことでもイエス。

イエスを続けているうちに理不尽なことが不思議となくなってきます。

ですので、まずはイエス！

とにかく、イエス！

【時間生産性アップ術㉓】生理的に受け付けない人のことで悩まなない方法

うわーーーあの人嫌いすぎる・・・。

あの人がいるだけで会社に行くのが嫌になる・・・。

ウマが合わなさすぎるヒト、生理的に受け付けないヒト。
企業で働いていると一人や二人はいるのではないでしょうか。

これって経営者や上司にぐちったところで変わらないんです。
どれだけその人が人格的に問題があったとしてもその人が決定的なあやまちを起こさない限りはどうしようもない。

そのヒトが嫌いだからって会社を去るのも残念すぎるじゃないですか。。

そういった時は、もうあれしかないんですよ、あれ。

「残業絶対ゼロ」でも売れる私の営業法、でも好評いただいたあの技。

「タダの人」おデコシールです。

その人と話す度に顔を合わす度におでこに想像上で「タダの人」シールをはってあとはそのシールと会話をするだけで良いのです。

それを続けているうちに、嫌いな人からどうでもいい人に変わっていきます。

ぜひ試してみてくださいね！

【時間生産性アップ術㉒】ちょっとしたことの継続力で着実な自信を手に入れる

あの人なら間違いない！！

こういった信頼感。

これまでの仕事のやりとりの中で約束をきっちりと守り期待に応え続けてきたからこそ得られる信頼感。

じつは、相手を信頼できても自分を信頼できない人もいるのではないでしょうか？私も3年前までは自分に自信がもてないヒトの代表格でした。

震災が起こった直後に個人事業主から法人化しようと決断した約3年前。
にこれではいけないと。。。

自信を持てないことでのデメリットがたくさん出てきました。
・自分のやっていることに誇りをもてない
・大事な選択で人の意見に流されてしまう
・自信のない判断で他人にも迷惑をかけてしまう・・・

自信を身につける方法を自分なりに考えました。

他人を信頼するときを応用してみたのです。

じつは「約束し守る」の繰り返しで信頼を高めることができるということに気付き、それを自分に当てはめたのです。

「約束し守る」のハードルが低そうなものから始めた毎日の筋トレ。
はじめは腹筋10回３週間からはじめ、いまでも何があってもトレーニングを続けています。

自分と「約束し守る」

たかが筋トレですがそれを継続できたことで、自分でもびっくりしていますが自信がもてるようになりました。

発言も良くなってきましたし、良い人達に囲まれるようになりました。

「約束し守る」

本当に単純なことですが、自信はそんな日々の継続で身についていきます。

これからもさらに継続していきますのでもっと自信をもてるようになりさらに良い発言をするようになり良い人達に囲まれることと思います。

ちょっとしたことですが、大げさに言って自信を身に付ければ身につけるほど人生明るく楽しくなります。

【時間生産性アップ術㉑】プロ意識

うちの部下にはプロ意識が足りないんですよ・・・

といったつぶやきを聞くことが少なくありません。

プロ意識と聞くと背筋が伸びていてといったように外見のイメージをちょっとかえれば変わるように思えますが、経営者や上司からプロ意識が足らないといっているときは、外面の話ではないことが多いです。

もっともっと単純なこと。

自分の仕事に誇りを持て！

という意味合いが多いです。

というと半数から「仕事に誇りを持つなんてキレイ事」「仕事にやりがいとかいらないし」という言葉も聞こえてきそうです。

もう半数からは「プロ意識をもって仕事に取り組んでいます」「今の仕事に生き甲斐さえ感じています。」という言葉も聞こえてきます。

プロ意識を持とうと思ったらプロ意識は身につくんだ！

と精神論で訴えても誰も賛成する人はいないでしょうし、理屈でこうやってこうやったらプロ意識が芽生えるといったところで耳にたこができるくらい聞かされてきているでしょうし。

ただ一つ言えることとしましては、プロ意識の空気は伝染するということです。

要は、経営者や上司の色がそのまま部下に染まります。その会社が小さかろうが大きかろうが伝染します。

経営者や上司がプロ意識を持って仕事をしていると部下に伝染しますし、経営社や上司がプロ意識を持って仕事をしていなければ部下にも伝染します。

ですので経営者や上司が自分の仕事に誇りを持っていきいきと働くことで、その会社の空気をかえ部下もいきいきと働けるようになり自分の仕事に誇りを持つようになるのだと思います。

残念なことに個人個人を頑張って変えようとしたところでその企業の空気で一気に元通りになってしまいます。

ですのでボトムアップでは時間がかかりますので、まずは経営者上司がトップダウンでプロ意識を伝染していくのが最も効果的な方法だと思います。

あくまでこれまで私が多くの企業をこの目で見てきた所管です。

【時間生産性アップ術⑳】仕事を明確にするノウハウ

うわ～～～～仕事いっぱいいっぱい・・・

３月決算の会社はとくに積読ならぬ積仕事になっているケースが多いのではないでしょうか？？

そんなときはぷよぷよゲームのぷよぷよが積まれて積まれてどうしようもなくなったときのことを思い出して見てください。

うおおおおおお。。やばいゲームオーバーになっちゃうよ～～の状況です。

ぷよぷよでゲームオーバーにならないで済むのは、そもそもぷよぷよに「色」があるからです。もし「色」が隠しコマンドになっていたら何をどこに当てはめていいかは運になってしまいます。

話が思いっきりぷよぷよに脱線しましたが、いっぱいいっぱいになったときこそ仕事を明確にしなければ判断を誤ってしまいます。

閑散期のときにはスケジュール帳は黒のボールペンで予定が書かれていても良いのですが、繁忙期は仕事を何種類化に分けて同じ種類のものを同じ色の枠でくくってみてください。

そうすると、同じ色の仕事同士をくっつけてみたりすることで時間が圧縮できます。

色分けすることで文字情報よりも判断を速めクリアになります。

いっぱいいっぱいになっている時には、まずは仕事の種類ごとに色分けして仕事を明確にしあとはぷよぷよのゲームのようにリズミカルに仕事をこなしてください。

【時間生産性アップ術⑲】クイックレスポンス

ポンポンポンポン

とリズミカルにメールの返信がくる人と忘れたころにメールがくる人。

プライベートは別ですよ。ビジネスの場においてはリズムが本当に重要です。

忘れた頃にメールをもらってもアタマは次の仕事にシフトしているわけです。

するとその当時のメールのやりとりを見なおしてもう一度考えなおし返信する。

2度手間だらけです。

送った方は丁寧に心をこめて嫌われないようにメールをしているつもりですがもし相手がクイックレスポンスの方であればあるほど２度手間の迷惑がかかるのです。
そして、丁寧に返信しすぎると、もらった方も丁寧に返さなくてはならないとプレッシャーがのしかかり嫌な気持ちになります。

私の実体験からしても、素晴らしい経営者と呼ばれている人であればあるほどクイックレスポンスです。そして丁寧さ以上に速さが際立っているので丁寧以上の感動を覚えます。

では、クイックレスポンスができる人はなぜクイックレスポンスができるのか？

・ビジネスでは要件だけを端的につたえることが礼儀だと思っている
・クイックレスポンスできない人を相手にしないと割り切る
・ときどき心のこもった手紙を書いてフォローしている

ビジネス上で心を込めて丁寧にを心がけるあまり遅れて返信すること自体、相手に２度手間になるんだと思い込んで、とにかく要件だけを伝える返信を心がけて見てください。


・・・・
◯◯さま

いつも大変おせわになっております。
◯◯株式会社の◯◯です。

～～～

よろしくお願いいたします。
・・・・

の枕詞のような文化。あと数年でなくなります。

※今回は、ビジネス上でクイックレスポンスがしたいと思っている方へのコラムです。

【時間生産性アップ術⑱】仕事を圧縮しルーチンワーク化する

とはいえその仕事はケースバイケースですから・・・

お客様によって反応がちがいますから・・・

たしかにそれはそうなんですが・・・

例えば

abxw、acxw、bdxw、・・・、vyxw

といったような仕事があった場合に

xw（ab、ac、bd、・・・、vy）

xwのような共通の仕事を見つけて仕事を圧縮しルーチンワークにするといった方法です。

まちがっても

abxw、acxw、bdxw、・・・、vyxw

を

「XW」

といった箱に無理やり詰め込んで一気にルーチンワークにしようとするものではありません。

記号の例ではなくもう少し日常の例で・・・

営業であれば

・すべてのお客様に共通して使える営業資料で提案してみる
・営業日報とお客様へのお礼メールの共通化をはかる
・営業リストを作ったら一斉アンケートを四半期に一度行ってみる

ルーチンワーク化は、同じことを繰り返す仕事です。

同じことの繰り返しはムダが削ぎ落とされミスが少なくなります。

まず、仕事の共通項を探し、どんどんルーチンワーク化していきます。

そうすることで仕事がどんどん圧縮でき、新しい仕事をどんどん受け入れることができます。

ぜひ、仕事を圧縮してルーチンワーク化してみてください。

【時間生産性アップ術⑰】ムダな仕事と大切な仕事を見極める

これってムダな仕事だよね・・・

これってどう考えてもやらなくて良い仕事だよね・・・

そういった個人の思いは５０パーセント正しくて５０パーセント間違っている場合が多いです。

もし個人の思いが正しかった場合にムダな労力を使われている上にテンション上がらず仕事をしているわけで個人にとっても企業にとってもマイナスです。もし個人の思いが間違っている場合もテンションが上がらずに仕事をしているわけで個人にとっても企業にとってもマイナスです。

ムダな仕事はないと言いますが、それを言ってはきりがありません。
ムダな仕事はやっぱりやらずにムダではない仕事をやったほうがよいのです。

では、ムダな仕事はどんな仕事なのでしょうか。

「誰のため？何のため？」

からずれている仕事です。

「誰のため？何のため？」が満たされていない仕事。
「誰のため？何のため？」が共有されていない仕事。

「誰のため？何のため？」は、ファンクショナル・アプローチという手法の原理原則ですが、仕事のみならずプライベートにもすべてモノやコトに使える手法です。

今やっている仕事が

「誰のため？何のため？」

が満たされていなかったり、共有されていない場合は、未来にムダな仕事だったときっと後悔します。

「誰のため？何のため？」を意識し共有することで、ムダな仕事ではなく大切な仕事に時間を使えるようになっていきます。

「誰のため？何のため？」をぜひ使ってみてください。

【時間生産性アップ術⑯】ドキュメントを速く作成する

ばくって・ばくって・ひたすらドキュメント化する

見た目もいまいちスピードも遅い
見た目が良いのにスピードも速い

クリエイティブなデザイナーさんなど熟したほうが良いドキュメントができ上がる場合でない限り、見た目が良いのにスピードも速くなります。殆どの場合。

見た目が遅い人はとにかく独自路線が大好きです。
上司から言われたとおりのことをやるだけでよいのにわざわざさらにクオリティをあげようと不要なデザインを新しく作ったりと余計なことをします。そうするとドキュメント毎に異なったテンプレートができ統一感がなくなり見た目もわるくなり整理しづらくなります。

本来与えられた仕事より先に外枠作りに一生懸命になっているうちに、ぱくって・ぱくって・ひたすらドキュメント化する人たちは本来の仕事を終わってしまっていて余計な作業に一生懸命になっている人の仕事も片付けていきます。すると短時間にドキュメントの経験をどんどん蓄積していきドキュメントの精度もどんどん上げていきます。

独自性が必要とされる仕事と独自性が邪魔になる仕事があります。

企業の中の仕事のなかで独自性が必要とされる仕事は数パーセントです。

とにかくパクる。というのもスキルの一つです。
どこからパクってくるのか、どういうパクリ方をするのか、など、どんどんパクることがスキルアップにつながります。

特に、社内で共有するドキュメントづくりの敵は独自性であり属人化です。

ですので、これまでの資料の雛形をとにかくパクる。
みんなでパクる。

すると企業のドキュメント類が統一化されるようになります。

パクれるところはどんどんパクって、余計な文章を書かずにできるだけ本質的なところだけを伝えるように書く。

盛って盛られた文章は結局ごみになってしまいます。

ぜひ、ばくって・ばくって・ひたすらドキュメント化するを実行してみてください。