働く日本の女性を元気にするブログby WOMenらぼ(ウーマンラボ)

エン・ジャパンを『世界で一番、女性が活躍する会社にするプロジェクト』に参加する女性メンバー達のブログです。


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こんにちは。更新が遅くなってしまいました。
夏に向けて保育園準備に追われていたYUKOです。

プール、夏布団、夏祭り、父母会行事 etc.
この時期重なりますね~ようやく一通りやり終えた、かな?

こんなとき、もっと効率よく物事を進められたらなぁ と思う日々。ママランチ会でも、4月に復帰したママからの事前アンケートで、もっとも関心の高かった「仕事の時短術について話しました。


特に盛り上がったのは、「メール対応の効率化」と「職場コミュニケーションの取り方」。

1日に何十通も届くメール。お休みした次の日は・・・ ((゚m゚;) また、夕方まで猛然と仕事をして、皆さんより先に帰ってしまうので、普通のコミュニケーションを取る時間がない。なるほど。

日々効率化を考えている時短勤務のママは、どのように工夫しているのでしょうか~



メール対応の効率化 工夫例>
・メールのお知らせ機能を設定しておく
当社が使用しているメール機能では、自分の好きな設定時間で巡回&お知らせしてくれるので便利な機能です。

・メールを見たら即対応
対応漏れを防ぐだけでなく、メールを2度見する無駄も省けますね。即対応できないものだけ受信箱に残しておきます。もしくは「後で対応フォルダ」を設置している方もいらっしゃいました。

・メールの確認や返信は移動時間にて
エン・ジャパンでは営業社員には通信機器が配布されているので、通勤時間や営業の移動時間でメールの返信を済ませて、社内での勤務中は他のことに集中。
また文末に「名前@iPhone」の署名を入れておくことで簡易返信でも、先方にご理解いただくことが可能です。※事前に相手にご了承いただいておくことは必須。

・携帯電話のショートメールを活用
チームでのメーリングリストを作りスピーディ・簡潔なコミュニケーション。外出の多いクライアントともショートメール連絡で、夜もスピーディにコミュニケーション。


みなさん、いろいろ工夫されてますね。簡易返信については特に社内を中心にもっと促進されてもいいんじゃないかな、と個人的にも思います。情報管理が厳しい昨今ですが、システム部の方々の大きなご協力もあり、タブレットやスマホでもメールでのやりとりができるように一部なっているからこそ、なことも大きく影響していますが。


<社内でのコミュニケーション 工夫例


・日報でのコミュニケーション
エン・ジャパンでは全社員の日報を誰でも閲覧できます。ノウハウの共有や疑問質問など、さまざまな用途で使われています。ほかの人の日報にコメントを残すことも出来るので、そこでプチ質問会が発生したり、相手への興味を示すことも出来ます。

・こまめなコミュニケーションで信頼貯金を重ねる
復帰したときに、休職中の組織変更によって、まったく知らない人たちとのやり取りに苦労したことも。少しずつの会話を積み重ねて、自分が何をやっている人なのか認知してもらい、依頼されたことには120%の成果でこたえて信頼を積み重ねていく。言葉でのコミュニケーション量が少ない分、成果物の精度を高めていく。

・出来るだけ直接話す
普段一緒にいられる時間が短いからこそ、メールや電話で済ませずに、席にいれば話しかけに行く!直接話すからこそ温度間や人となりも伝えることが出来ます。



他にもこんな工夫のしかたがあるよ、というものがあれば、ぜひ教えてください!

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