ようやく・・・、年賀状の宛名リストが完成しました。昨年より、遅かったなー。
その理由を備忘録として、まとめ。・・・ついつい、日々の忙しさに埋没して、振り返りをしない傾向があるので、明日への自身への戒めの意味も込めて・・・。
当社では、名刺をデータベース管理しているのですが、その入力は、メンバーに任せていたのです。
春に、当社は移転をしましたので、移転案内リストを作成して以来のリストの見直し。1ヶ月に一度、名刺の入力をしていたはず？ですから、リストをチェックすれば済むだけの仕事のはず。
しかし、結果としては、
未入力の名刺がある。
入力ミスが多い。
過去のデータベースからのリストアップがなされていない。
これは、名刺管理の意味や目的を伝えていなかった私の責任ですな・・・。（汗）
そして、進捗状況のチェックを怠ったコト。
メンバーに渡していた名刺も、一部紛失をしていたようですが、これも某メンバーが偶然見つけてくれたコトで、救出！
これも、私の進捗状況の確認がなされていないのが、いけないのでしょう。
ただし、何でもかんでも、私も、見切れることは出来ないので、名刺管理の意味は、これからも何度も伝えていく必要があるでしょうし、入力方法が分からない、読めない漢字がある、仕分けの分類が分からない・・・などと言う時には、その日のうちに聴く、もしくはメモを残すなどのシステムは必要かとは思います。
メンバーには、”仕事”と”作業”の違いを説明。
作業は、ただ言われたから、渡された名刺を入力するだけのコト。仕事は、その仕事の意味を考えながら、完結するコト。そして、入力ミスがないか？二重入力はないのか？見直して確認すること。仕分けにしても、ただ機械的に入力するだけであれば、スキャナーでいいいこと。
それをわざわざ人間がすると言うコトは、考えながら正しい判断を下しながら、進めるコトが必要な訳で、協力会社で実際に自分でもやり取りをしている会社で、”○○折込社”って社名なんだし、”折込会社”ではなくて、”印刷会社”に登録したら、おかしいだろー！
ところで、このデータベースには、お会いした方の名刺を全て入力しておりますので、協力会社の方の名刺も入力しているのです。私は、協力会社に関しては、頭に入っているので必要ないのですが、数ヶ月前にメンバーが、”協力会社リストが欲しい。”ということで、”じゃ、自分たちで作って。”と話してあったのです。
・・・が、確認すると、リストが作られてないと？（作業時間として、1時間もかかんないんだけどなー・・・。）
協力会社の方達に対しても、年賀状を出しますので、こちらも同時にリストアップの更新。
・・・で、今日になって、事務所でサクサクと宛名リストの最終チェックをしていたのですが、”・・・あれ？ここには年賀状を出さなくていいかな？”などと思いながら、メンバーに確認すると、”あそこも！”、”ここも！”と出てくるではないですか？
春に移転通知を作った時と同じ状態だ・・・。（これって、毎回繰り広げられることなのだろうか？それとも、私が完璧主義者過ぎるのかな？←それも、あり得る。）
私は、仕事であれ何であれ、”一期一会”であると思っています。なので、最低限、この一年でお時間を頂いた方には、お礼状の意味も込めて年賀状を送りたい。この10数年でお世話になった方々には、”（お伺いするコトが出来ずに、すみません。・・・ですが、）私は、何とか元気にやってます！”的な意味を込めて出したいのです。
確かに、私は、メンバーに対して、”電気は使わないから消しなさい。”などと経費削減、エコなどは、うるさく言ったりします。でもさー、年賀状の50円は、ケチりませんよ？
作業は、効率化すべきであって、仕事の効率化は、長期的な視野で見れば、結果として、”効果”を生まないコトも実に多いのです。時間の使い方にしても、優先順位は大切ではありますが、その優先順位の判断うんぬんによっては、結果として効率が損なわれるコトも多いのです。
極端に言えば、コピー機の裏紙を使うなではありませんが、節約すべきコトばかりに囚われてしまうと、目に見えない損失、機会ロスをしてしまうことも多いのです。”損して得取れ”というコトであったり、あまり小さなコトに縛られずに、ニュートラルな発想でいた方が、”効果”を生むこともあります。
作業効率を上げるコトや目先の利益優先で、例えば、食品偽造を起こしてしまったり、自社起点の考えのあまり顧客起点のない発想には、結果として、損失が伴います。そして、そのリカバーをするコトの方が大きなマイナスを生んでしまうことも多いのです。
また、一点商品、売りきりのセールスであれば、良いのでしょうが、私たちの仕事はリピート性が重要で、顧客といかに深いお付き合いが出来るのかも大切。本音を聞かなければ、課題なんて分かるはずもなく・・・。正解のない仮説を常に追い求める仕事。
可能性に価値があるわけで、無形サービスであれば、効率主義に偏りすぎると、効果が全く上がらないのです。ただし、定量というモノも大切なので、一つの物事だけを見て主観で判断するコトも危険なので、これまたトライアンドエラーをしたりする訳です。（ああ、ややこしや！・・・でも、愉しい。）
詰まるところ、原理原則に忠実に、というコトなのですが、目先の結果も重要ではありますが、中期・長期の”効果”を考えていかなければ、いけないとは思いますし、またマーケティングも考える当社のような仕事だからこそ、その視点も常に失わないようにしていきたいモノです。