【0008】仕事の抱えすぎで生産性の低下を防ぐ3つの「F」
同じ成果がでるなら、労働時間は短ければ短い方がいい。
そう信じています。
こんな状態になっていませんか？
・仕事が終わらないから、定時に帰れない。
・上の人間がまだ会社にいるから、なんとなく、会社に残っている。
・長時間仕事をしていること自体に満足している。
そんな社員はどこの会社にもいる。
でも、それを楽しんでやってる人がいるわけがない。
うちの平均退社時間はおそらく22時前後。
家に帰って、御飯食べたりなんだかんだで寝て、一日終わり。
多分楽しくない。
特に役職者の中には、やるべき仕事が抱えすぎて、
長時間やるしかないという状況になっている人も多いと思う。
出来る限り効率よく仕事をし、時間対生産性を上げる必要があるだろう。
その仕事術の記事や書籍はたくさん目にしてきたが、
一番、僕の中で残っているのがこれ。
「3つのF」だ。
1,Filtering 「選択」
2,Focusing 「集中」
3,Forgetting 「忘れる」
この3つを意識するだけでも仕事の効率は俄然変わってきます。
■Filtering 選択
あれもこれもやらなければ、という状況で
はじから全部をやろうとしてしまうというのは生産性を下げる入り口だ。
やる業務を仕分けするということはいろいろな書籍でも言っている。
例えば、
・緊急で重要な仕事
・緊急じゃないけど重要な仕事
・緊急だけど重要じゃない仕事
・緊急でもないし、重要でもない仕事
って分けてみたり、
・今自分がやる仕事
・今やるべきではない仕事
・人に任せる仕事
って仕分けする。
「優先順位をつける」という言い方もある。
それを選ぶ、というのが「Filtering」
ここで、穴なのが、これをチームで考える場合。
マネージャーであれば、
優先順位など判断できる能力はある。
でも、部員の中にはやるべきことと優先順のつけかたがわからない人もいる。
だから、チーム全体の効率化を図る場合は、細かいところまでチェックしたい。
例えば、部員が日々やっている業務をリストアップして、
優先順位とやるべき時間まで一緒に考えてあげる。
その際に、仕事の目的を確認することが重要だ。
それを達成するために重要なことが優先順位が高いからだ。
目標を共有して、「この中で何が優先順位が高いか」
「それをいつやるべきか」を一緒に考えていけば
そのうち自分一人で優先順位の判断ができるようになる（だろう）。
■Focusing 集中する
これは非常にシンプル。
あれこれ中途半端に手をつけてやると結局時間はかかる。
集中すれば、15分で終わることなのに
他のことと同時にやると1時間たっても何故か終っていない。
そんな経験はあるはずです。
途中でやることを切り替えるとうことは、「どこまでやったか」思い出すところから
始めないといけないから時間がかかるのは当然だ。
集中してやった方が早いというのは考えずともわかるはず。
であれば、ポイントはこれか。
・一度にやる業務は一つにする
・集中できる環境を作る
集中するために、「◯時までにやる」ということを決めると集中しやすい
Filteringがちゃんとできていれば、ToDoリストを作るのは
簡単なので、一つ終わったら次、次、次と「何をするか考える時間」も短縮できる。
詳しくはこちらの記事 で。
■Forgetting 忘れる
結構衝撃だった。
前はなんとなく仕事して、なんとなく休んでいた。
忘れるというのは、仕事から離れて
読書やスポーツ、休憩などでリフレッシュするということ。
仕事をしないことも仕事うちなのかもしれない。
メリハリって言われることもある。
やってみて実感したことは
リフレッシュするということは生産性を上げるうえで非常に重要だいうこと。
というか、仕事ばっかりだったら疲れちゃうでしょ。
24時間仕事のことを考えて、土日も仕事。
そういうことができる人間はほんの一握り。
起業しただったり、今まで以上の結果をだそうと革新している
時期はやるべきかもしれないが。
それを全員に求めては組織としてはどこかで無理が生じてしまう。
少なくとも週に一日はリフレッシュデーを作った方がいい。
きっと、ちゃんと遊んでいるから仕事をがんばれて、
仕事に本気だから遊びが楽しいはずだ。
ちなみに本題とは少し外れるが、当社では、遊びは遊び、仕事は仕事じゃないよと。
遊びも仕事も自分の人生だから両方本気でやれ～ってニュアンスのことを言っている。
同感。
どちらかが中途半端だったら、人生中途半端だということだ。
人生の大半の時間を仕事についやす。
仕事を本気でやる人が好きです。