「なんか忙しい！」からの脱却法

こんにちは。

社労士の天野です。

年末になりましたが、２０１３年はいかがでしたか？

忙しく過ごしていて、いつの間にか年末と言う方もいるのではないでしょうか。

今回は、「なんか、いつも忙しい」と状況からの脱却方法についてです。

何にどれだけ時間を使っているか把握

問題を解決するときは、まず、何が問題なのか知らなければなりません。

「忙しい」という問題を解決するためには、どういう時間の使い方をしているか、

知ることから始めてみてはどうでしょうか。

そこで、便利なツールが「スリムタイマー」です。

これは、自分で設定した業務に対し、どの業務にどれくらいの時間を

かけているか図ってくれるものです。

画像は、私の使っている内容です。

クリック一つでタイマーが起動し、終わったときもワンクリック。

あとは、自動で集計してくれます。

意外とメール作成が多い

私が使い始めて気付いたことは、「メール作成」が多く、

「資料作成（プレゼン、営業）」が少ないということでした。

お客様に何か説明するとき、メールを多用していました。

メールは個別に対応できるので、詳しく説明できるというメリットがあります。

一方、文字が主体となり、分かりにくい。

また、詳しく説明できるがゆえに、つい長くなる。

結局、分かりにくい説明に長く時間をかけるという最悪な状況を続けていました。

そこで、お客様に説明するための資料（主にパワーポイント、ＰＤＦ）を作成する

ことにしました。

１つ作るのには時間が掛かるのですが、作ってしまえばそれを利用して説明できる

ので、伝わり易く、説明の掛ける時間も短縮できました。

何に時間を使いすぎて忙しくなっているのかを把握し、それを改善することで

業務効率を伸ばすことができた実例です。

チームの業務配分にも有効

スリムタイマーの活用は、個人だけなく、チームの業務配分にも有効です。

部下が何にどれだけ時間を使っているのかを把握するのは容易ではありません。

そこで、部下にスリムタイマーを使ってもらうのです。

スリムタイマーは、レポート機能もついているので、チーム内で誰が何にどれだけ

時間をかけているかが見えてきます。

クレーム処理に多くの時間を使っている

資料作成の時間が異様に長い

特定の人ばかり電話応対している

など、チームの課題も浮かび上がってきます。

残業時間の削減をしようと思った場合、状況把握がポイントになります。

スリムタイマーを活用し、業務を効率化しながら残業時間を削減しませんか？

スリムタイマーは無料で使えるツールです。

インターネットでダウンロードできますので、みてみてください。