Gmailには実は便利な機能がたくさん。
より効率的に、よりミスを少なくするためにも、使えるものは使っていきたいですよね。
「返信定型文」機能もその一つです。
返信定型文とは？
返信定型文とは何か？というと、返信定型文とはメールのテンプレートのこと。
あらかじめ送信したいメールのひな形を作っておいて、送りたいときにそれを使えば、何度も同じ文面を入力する必要がありません。
- お申し込みがあった時のご案内メール
- お振込いただいた時のお礼メール
- 開催日前のリマインドメール
など、いつもお使いになる文面のひな形を作っておけば、それをもとに日程など必要な箇所を変更するだけでメールを完成させることができます。
時間短縮になるし、間違いも少なくなるのでおススメです。
返信定型文の作成方法
１．返信定型文の機能が使えるように設定
Gmailの画面右上にある歯車マークをクリックし、「設定」を選択します。
画面上部から「詳細」（新しいGmail表示の場合）「Labs」（これまでのGmail表示の場合）を選択→「返信定型文」で「有効にする」にチェックを入れます。
変更を保存します。
２. 返信定型文の作成
まず、テンプレートとしたいメール文面を作成します。
※ご案内メールってどのように書けばいいの？という場合、こちらを参考にしてください
文面ができたら、メール作成画面右下をクリック、「返信定型文」から「返信定型文を作成」を選択。
返信定型文に名前をつけます。（メールの件名がデフォルトとして入っていますが、ご自由に変更してください）
これで、返信定型文のテンプレートが完成です。
それでは、実際に使う時はどうするのでしょうか？
３. 使い方は
まずは、いつものようにメール作成ボタンで新規作成画面を呼び出します。
メール作成画面右下をクリック、「返信定型文」から「挿入」にある、使用したいテンプレートの名前を選択。
使いたい文面が呼び込まれました。
文面を適宜追加・変更すれば、メールの完成です。
※このテンプレートは「下書き」に保存されていますので、下書きにあるテンプレートを誤って削除しないようにだけ注意してください※
返信定型文を修正する場合は
文面を変更・修正して保存したい場合は、「返信定型文」の「保存」から、該当の名前を選択すると、上書き保存されます。
※「挿入」したいのに誤って「保存」をしてしまうと、文面が上書き保存されてしまうので注意です※
こういった事務処理はなるべく手間なく、間違いなく、確実にこなしたいものですよね。
もしGmailをお使いの方でまだこの機能使ってなかった！というかたがいらっしゃいましたら、参考になさってみてください！
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