あなたが遂行している「タスク」が中断されるリスクを回避し、目の前の「タスク」に集中できる状態をつくります。
遂行している「タスク」が中断されてしまう理由には、２つのパターンがあります。「自分の内側に問題がある」パターンと「他の協働者に邪魔される」パターンです。
まず、１つ目の「自分の内側に問題がある」パターンというのは、自分の中で明確な判断基準を持っていないことによって起こります。明確な判断基準がないために迷い、意思決定に時間が掛かり、「タスク」が中断されるというものです。
アメリカの心理学の研究によると、人は１日におよそ６万回の思考・判断をしていると言われています。睡眠時間を除くとほぼ毎秒、何かを考えている計算になります。
そして、ほとんどの人がその６万回のうち、95％は昨日と同じことを考えていて、80％はネガティブなことを考えているそうです。
つまり、私たちは、判断に迷ったり、落ち込んだりすることに対して、１日のかなりの時間を「消費」されているのです。
このような時間の「消費」を回避するために、まずは自分の中で判断基準を「ルール化する」ことをおススメします。あなたの「タスク」遂行が中断されないようにするためのマイルールをつくるのです。
成功している経営者は、シンプルかつパワフルなマイルールを持っているものです。
スティーブ・ジョブズ氏が、服を選ぶことに時間を消費されないようにするために、いつも同じ服を着ていたことも１つのマイルールと言えます。
また、私がこれまでお世話になってきた、尊敬する経営者もそうでした。パソナグループの南部靖之代表は、「迷ったらやる」というマイルールを行動規範として掲げています。
マイルールをつくる（例）
・飲み会の２次会には行かない
・ビジネス関係者の誕生日パーティーには行かない
・週末のゴルフには行かない
・テレビを観るときは、リアルタイムでは観ない
（録画したものを観ることで、ＣＭ時間を短縮し、ダラダラ観続けることも防げる）
・メールチェックは隙間時間に行い、メール返信は決めた時間にのみ行う
遂行している「タスク」が中断されてしまう２つ目のパターンは、「他の協働者に邪魔をされる」というものです。
実際、管理職向けの目標達成研修の中で、最も多く相談される内容は、「自分は計画立てて仕事をしているのに、部下から相談される度に仕事が中断されるので、計画通りに仕事が遂行できない」というものです。
この問題の本質は、相談された側の上司が「邪魔された」と感じているこの事柄について、相談している側の部下は何とも思っていないことです。部下が何も考えずに質問や相談をしていることや、人から時間をもらうことの重大さを充分に認識していないことが問題なのです。
この場合は、「ルール化する」だけでなく、協働者にそのルールを共有しておくことが大切です。
例えば、私であれば、「相談受付タイム」というものをあらかじめ設けて、「相談は、相談受付タイムにする」ように部下に指示をします。ただし、「90秒以内に返答できることについては、いつでも質問・相談ＯＫにする」という特別ルールも明示します。
また、「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）のときのルールも明文化する」ことで、効率的に指示・助言できる状態をつくります。
例えば、
・すべて「結論から話す」
・「報告」では、「客観的事実」を伝える
・話す時間は「３分間以内」
そもそも適切な指示・助言ができるだけの情報を部下が持ってこないということが多々ありますので、それを防ぐ効果もあります。
協働者にルールを共有する（例）
・相談受付タイムを設けて、告知しておく
・90秒以内に対応できる仕事のみ即時対応する
・ホウレンソウ時のルールを共有しておく
・社内メールの場合は、宛名と挨拶文は不要とする
・緊急対応が必要なホウレンソウは、電話で連絡する
次回はタスクのルーティン化についてのお話です。
仕事ができる人の最高の時間術 (アスカビジネス)
