ビジネスパーソンにとってメモは必須です。
しかし、そのメモをどのように取るかを可視化したものは存在しませんでした。そのためにとても苦労した私のダメサラリーマン時代からお話は始まります。
私はうだつの上がらなかった意見の言えないサラリーマンでした。しかし仕事はとてもまじめで、誰よりもメモ魔でしたし、タスクは漏れなく細かくパソコンに付箋をべたべた貼っていましたし、勉強会に参加しても誰よりもノートにホワイトボードに書かれたことを漏らさず書いていました。
そうです。
・ メモ魔であり
・ タスクを漏らさず付箋にメモする達人であり
・ 勉強会や会議ではホワイトボードの内容を漏らさず書く。
まさに、日本人が見本とする学校で教わった通りのメモスペシャリストだったのです。
ですが、どうでしょう。
まじめに仕事をしても成果を出せるどころか、自分の意見も言えない、アイデアも出せないと、ダメサラリーマンのレッテルを貼られてしまいます。
そんな中、ある日の会議でのメモのとり方を変えてみたら意外なことが起こりました。本書にもありますが、役員会議で議事録を取る際に自分の意見をメモしてみたのです。そうしたら、役員の前で自然と発言している自分がいました。
そしてその日から、ひょっとして従来善しとされていたメモの取り方が、私を受身にしている原因では無いかと思うようになりました。そして上司のメモの取り方、年収が高い人のメモの取り方、年収が低い人のメモの取り方を自分なりに研究したところある共通点を発見しました。それを体系化したのが、「捨てメモ」です。
では、捨てメモの基本的な考え方として、3つの「捨てる三原則」があるので、そこから説明いたします。
① メモする前に情報を捨てる
物でも情報でも、経営資源として豊富に必要だと思うものほど、最低限のものだけ残しておき、それ以外はどんどん捨てると、わざわざ整理しなくてもいいですし、捨てる意識をはっきりさせれば、記憶の定着度合いが違ってきます P48
つまり、メモする前に情報を捨てる、ということです。
ポイントを絞ってメモする。
例えば、名著『7つの習慣』のすべての内容をメモしたり、記憶したりするのはほとんど不可能です。
しかし、
１、主体性を発揮する
２、目的を持って始める
３、重要事項を優先する
４、WINWINを考える
５、理解してから理解される
６、相乗効果を発揮する
７、刃を研ぐ
のように、7つの項目だけなら、頑張れば覚えられると思います。
メモはこれだけでも、そこから芋づる式に詳しい内容を思い出せたりするものです。
このように思い切ってムダを捨て、本当に必要な情報だけをメモしてみましょう。
この感覚は、フォトリーディングやマインドマップに似ていると言う方もおります。
欲張らず、必要な情報だけ読む、必要なキーワードだけ書く、ということです。
② 「きれいに書く欲」を捨てるための『さかなの法則』
「きれいに書く欲」を捨てる。
つまり、メモすることに時間をかけすぎないということです。
このときに意識するのが『さかなの法則』です。
・ さっと
・ カタカナで
・ なぐり書き
いかがでしょう？
しかしなぜ、メモに時間をかけてはいけないのか？
―仕事をするうえでもっとも重要な「自分で考える」という行為を放棄してしまっているーP28
聞いた話をそのままメモしているだけでは、何も考えていません。
さかなの法則で書けば、「時間」も、「頭の中」も、「紙の上」も、余白が出来ます。
それを、「考える」という大切な作業につかうことが出来るわけです。
聞いた内容よりも、そこから何を感じたのか、自分がどう行動するかなど考えたことをメモすべきなのです。
③ メモそのもの捨てる
メモすることで一旦忘れ、別のことに集中する、というのはすごく大事な考え方です。
しかしそのせいで、そのメモを放置してしまい、ずるずると行動が先延ばしになってしまっては、メモした意味がありません。
パソコンのモニターの周りに付箋紙がたくさん貼り付けられて、大事な用件を見落としてしまうことがありませんか？
そこで、こう考えることが大切です。
『メモの賞味期限は48時間と心得よ』
つまり、捨てる！と決めるということです。
これにより、覚えられたり、行動ができるようになるわけです。
これには日本マクドナルドの原田社長の手帳術にも書かれているのですが、
浮かんだアイデアは、覚えるのでメモ帳は要りません。書くと安心して忘れてしまうでしょう。それだと、メモ帳を失くしたらそれで終わりではないですか。だったら気合を入れて記憶した方がよっぽど安心できます。たとえど忘れしても、意味のあるアイデアなら、いざというときには必ず思い出せるものです。
激務をこなす経営トップ直伝の手帳術 より
アイデアマンの原田社長も「捨てメモ」と同じ原理でアイデアを生み出しているようです。
では、今主流のデジタルメモはどうなのか？
本書ではあえてデジタルメモの記述は省きました。しかし、デジタルメモも同様で、例えば、EVERNOTEに何でも放り込むのは良いのですが、それを活かしているかが問題です。
活かさない情報を、毎日取り込んで、時間をかけて整理していても意味がありません。
「いつか使うかも？」のために、どれだけの時間を費やすのでしょうか？
ここでも捨てメモです。まず情報を捨て、取り込む情報を絞ってしまえば、タグを付けたりノートブックに整理したりする手間も減ります。
WEBサイトなどの「あとで読む」と思った情報は、読まなくてもたいてい済むことが多いのです。
「きれいに書く欲」はデジタルメモでも不要でしょう。
取り込む情報を、わざわざキレイに整理するのは時間の無駄です。
内容が分かれば良い、ということがほとんどではないでしょうか。
後日ほとんど見直すことが無いならなおさらです。
デジタル情報のすべては捨てられないかも知れませんし、特に捨てなくても良いかもしれません。しかし、読んだメルマガ、いらないファイル、写真など捨てられるものは多く、捨てたらすっきりします。以外に思うかもしれないですが、先日写真家の友人が過去の写真ファイルがすべて故障で消えてショックだったけど、無くなったら心が軽くなって、必要な写真を撮る意識が芽生えて、消えてよかったとおっしゃっていました。
残して、「あとで」と先延ばしにするなら、「今読んで、捨てる！」のほうが何倍も成果が出せます。
日本人には「もったいない」精神があるからか「捨てない習慣」があるのでしょうか。
しかし、「捨てる」を意識するだけで、新たな可能性は無限に開けてきます。是非「捨てメモ」を試してみてください。