19年増収増益を成し遂げた吉越さんが書かれているということで、これは買わずにはいられません。
メールをプリントアウトという行為は、自分に取って一番のムダであり、整理術としてはとんでもない話
だと思っておりました。しかし吉越さんは、あえてメールをプリントアウトします。もちろん余計なまでプリント
アウトするのではなく、必要なものだけ。そして手帳やノートは使わず、打ち出したA4の紙を有効に使う。
という、整理術を紹介されております。
これはなかなか他には無い整理術の内容であり、メールが多くて、ついついやり抜けていることがある。
と言った方には必見の整理術です。
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目次
はじめに
PART1 整理術の基礎
「情報整理バブル」から抜け出し、実用的でシンプルな仕組みを作る
PART2 メリタ式の書類整理術
「やるべきこと」をA4の紙で一元管理する
PART3 図とイラストの描き方
「伝えるべきこと」を図解してロジカルに仕事を進める
PART4 アナログとデジタルの融合
GメールとグーグルカレンダーにiPhoneからアクセスする
PART5 整理術を活かす働き方
「質問」で行動を整理する
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●仕事のスピードアップのための紙の使い方
①紙のサイズをA4に統一する
→書類のサイズが統一されていれば、無駄なく管理しやすい
A4なのは最近のビジネスではA4が多いからだけ。
②受け取ったメールなどの「気になるもの」は必ずプリントする
→デジタルデータのまま保存すると「見落とし」の原因になる
③「気づいたこと」「気になったこと」を書く
→画面でメールを見るだけでは、後で読み返した場合、再度考えなくてはならない。
しかし、紙に打ち出し、それにそのとき思ったことを書いておけば、再度考える必要もない
④クリアファイルに入れて、関連する書類をまとめる
→「やるべき仕事」をもれなく確実に実行していく上で効果的
⑤「デッドライン」の日付を基準にして整理保存する
→クリアファイルにメモ用紙を一枚追加して、日付を書き込んでおく
⑥仕事が終了したら、その書類は破棄する
→これを徹底しないと、情報整理の仕組みが機能しなくなる
●メリタ流の書類整理術
①書類をすべて「日付」で整理する
→上記クリアファイルをすべて日付管理する
②「やるべきこと」を書いた書類を「デッドライン」に従って収納
→例えば10日までにやる仕事がある場合は、10日の仕切りに入れておく
③毎日、その日の仕事に関連する文書一式を取り出して、片っ端から処理していく
→今日やらなくてはならないことは、すべてその仕切りに入っているので、「今日は何をしようか？」
と考える必要がない。
※それほど毎日が忙しくない人の場合は、1日単位ではなく、週や月で期間を区切り、それに合わせて
書類収納用のトレーやボックスに保管しておく。
●メールプリントして仕事の情報を整理するメリット
①仕事の内容が既に書かれている
→話を聞いて記憶したり、自分で転記したりする必要がない
②自分でメモを書き加えることが出来る
→フォローすること、誰に何を頼んだか、デッドラインなど大事な情報を追加できる
③ファイリングしやすく、いつでも確認できる
→すべての仕事の流れを一元的に管理できる
●アナログとデジタルの融合
紙の欠点 → 「かさばる」「探しにくい」 → それをデジタルで補う
・「かさばる」
メールソフトをGメール一本化にさせ、紙で整理保存している情報を必要に応じてGメールに乗せる。
そうすることにより携帯電話や、モバイルPCにていつでも、どこでも情報を引っ張ることが出来る
・「探しにくい」
Gメールは検索性にすぐれており、キーワードを入力すればすぐに検索してくれる
●トラブル
・どんなトラブルが起きたのかきちんと認識すること。つまり問題点を必ず顕在化させること
・ミスを犯したとき、叱ることは労力を使うし、なんと言っても時間のムダ。ガミガミと本人を叱っても
会社には何のメリットもない。
→叱るよりも、対策を練ることに頭を切り換えることが、会社にとっては効果的
・問題をおこした本人を「何であの時点でこんなことをやったのか？」「なぜ？」「どうして？」と
ロジカルに問い詰めていくが欠かせない。
→不透明だった部分が仕出しに明らかになり、次から次へ打開策が見えてくる。
＜キーフレーズ＞
・企業の成長とは、「仕事のレベルアップ」を意味する。その成長の仕組みを作れるかどうかは、
経営者にかかっている
・「紙」という携帯にごだわる特別な理由もないのに、紙のまま保存してある資料などは、どんどん
デジタル化するのが正解だと思います
・毎日こなす通常業務はマニュアル化してパートさんに任せるか、IT活用して自動化する。社員は
物事を改善するために知恵を絞ることに専念すべき
・具体論にしない限り、人は動かないし、何も始まらない
・自分の信じる道を一生懸命やり遂げるというのが本来のリーダーの姿。自分が確信していることを、
部下にいちいちお伺いを立てる必要は一切無い。
部下の意見に耳を傾けつつも、それを参考程度のとどめ、自分の責任において迅速に意思決定を
行う。
（感想）
メリタ流の書類整理術は非常におもしろいのだが、自分の場合、プリントアウトしてまでのことは無い。
そのためこれをデジタル、もしくは簡略してできないか？？
①手帳のToDoリストに書き込み、書き込みに時間がかかるようなら、プリントアウトして張っておく
②PC内に1日～月末までのフォルダを作り、そこに入れておき、毎日そフォルダを開けるようにする
という2点が浮かんだのが・・・・。 やはり①が一番良いだろうか？？
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