Calendar と Group Calendarの使い方は ? -2-
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Calendar と Group Calendarの使い方は ? -1-
前回は、私がグループカレンダーを使わないという話をしながら、問題提起だけに終わってしまいました。
今回からは、私の利用方法について紹介しながら、カレンダーやグループカレンダーの機能について考えてみたいと思います。
皆さんは、携帯電話のカレンダーの機能やPDAのカレンダーの機能を利用されているでしょうか?
私は、現在全く利用していません。
以前は、WorkPad(Palm)を使って、NotesのCalendarと連動させて利用したこともありますが、同期させる行為自体が無駄な作業だと思い、利用することが無くなりました。
というのも、私は常にPCを携帯しているので、PCで予定を確認すれば事足りてしまうのです。
WorkPadも既にオークションで売り払い手元には無い状態です。
結局、このPDAや携帯でのスケジュール管理というのは世の中でどれ程使われているのでしょうか?
これも私にとって非常に疑問に思う点です。
こんな話はさておき、皆さんはGroupwareのSchedule(Calendar)をどのように活用されているのでしょう?
自分個人のScheduleですから、様々な活用の仕方があるのではないかと思います。
今回は、自分自身にとってのメリットを含め紹介します。
私の活用方法は、
1. 自分の予定を入れることで、様々なスケジュールとの重複を防止する
2. 行き先などを明確に入れることで、後日行う交通費清算や営業日報などの基本Dataとして利用する
3. 自分の活動を把握するための利用
というような感じでしょうか?
3番目はオマケみたいなもので、私にとっての重要な使い方は1-2番です。
こういう活用以外に個人スケジュールを活用されている方がおられましたら教えてください。
つまり、自分自身にとっては、スケジュールはダブルブッキング防止であったり、事後処理の為であったりするだけです。
これは自分自身の生産性向上に役立ちます。
これだけの用途であれば、世の中の様々なGroupwareは全て対応しており、私にとって個人のSchedule管理は何でも良いのです。
みずほ総研の吉川さんが「スケジューラー＆設備予約システムの要件」 という記事で書かれていますが、後は些細な機能になります。
繰り返し登録が出来る、繰り返しの場合に休日だとずらして登録してくれる、カテゴリー(予定のタイプ)が簡単に把握できる、設備も同時に予約できる、シークレット(非公開)指定ができる、休日取り込みができる、などがありますが、これらの機能はNotes/Dominoでも標準で持っている機能であり、他のGroupwareでも当然出来る機能だと思います。
個人のスケジュール管理を行うだけなら、Notes/Dominoであっても、他のGroupwareであってもさほど差はないのです。
後は使い勝手や見た目ということになりますが、使い勝手の観点では、メールからスケジュールが登録できたりするのも便利でしょうし、登録したスケジュールをDrag & Dropで予定変更したりできることも便利でしょう。
また、繰り返しスケジュールの一部だけ日程を変更したり、スケジュールの前にアラートが上がるというのも便利な機能でしょう。
見た目でいうと、一日や1週間などの表示ができて時間軸で表示されたり、重複スケジュールが並んで表示されたり、スケジュールの種類によって色分け表示されたりということがあります。
時間軸で表示する場合は、お客様によって縦表示を好まれる場合もありますし、横表示を好まれる場合もあるようです。
Notes/Dominoの場合は、時間軸表示は1日、2日、勤務日までとなっており、1週間以上の表示では時間軸表示ができなくなり、これも一部のお客様では不評でした。
Notes 8では1週間まで時間軸表示が出来るようになります。
こうしてみてみると、私にとっては現在のNotes/Dominoの機能で、個人のスケジュール管理の機能としては特に問題はないのです。
これは私個人の感想ですが、皆さんの使い方でここが不便だとか思われる所があるようでしたら、コメント頂ければと思います。
今回は、私のスケジュールの利用について紹介しました。
今回はあくまで個人の生産性という観点で見てみましたが、次回は他人の生産性という観点でも見てみたいと思います。