一昔前の電話におけるマナーは、
会社で電話を取ること／かけることが前提であり、
新人のビジネスマナー研修の定番であった。
しかし、
最近は、従来の固定電話に加え、
携帯電話、フリーアドレス、テレワークなど
取引先によってコミュニケーションも多様化し、
従来の常識だけでは、通用しなくなってきた。
先日、あるお客様から小言を頂いた。
そのお客様は、固定電話が存在せず、
全員が仕事用携帯電話を所持しており、
電話をするときは、
携帯電話にかけることになる。
こちらから会社電話でかけるとき、
当然、繋がらない場合もあるのだが、
その際、留守電話等の対応をしていないと、
履歴だけ残ってしまうので
もはや誰からかかってきたか分からない。
「●●社の▲▲さんに電話された方いらっしゃいますか～？？」
という若手の声が
フロアに響いたりするやつだ。
これでかけた人が判明すれば、
まだ良い方だが、
誰だが不明となると、
先方も内容は気になるし、
非常に手間だし、
もはや会社単位で信頼喪失となる。
そのお客様からは、
その事象が続いてしまい、
非常に手間になるので、
改善してほしい、と。
お恥ずかしい話である。
☆現代的 電話対応の鏡☆
一緒に仕事をすることが多い
某広告代理店のMさん。
相手が携帯電話で、
通じない場合、
留守電＆フォローのメールを必ず入れてくる。
着信を受けた場合は、
必ず、最速で折り返しが来る。
当たり前だ、と感じるかもしれないが、
誰しも忙しくなると、
手が回らなくなり、
対応が緩くなる。
徹底している人は、
むしろ少ないと思う。
フォローメールは、
端的に伝えたい内容がまとまっており、
「お電話したの本件です」と結んでくる。
ネクストアクションが明確で、
メールを読んだあとに、
折り返し電話するとより一層スムーズだ。
コミュニケーションが多様化し、
便利になる一方、
対応策が複雑化したり手間が
かかったりするのは、
皮肉な話だが、
一緒に仕事をし、
信頼を重ねる上で、
非常に大切な行いだ。
肝に銘じておきたい。