ただ入力するだけなのに・・・

◆ただ入力するだけなのに・・・

いつもありがとうございます。富山貴至です。


今回はコンピュータの良いところの一つ、「一度入力したデータは使い回せる」ということについて、違う角度から見てみます。

これは、実際に作ったシステムではありませんが、仕事で市販のソフトを使った場合にありがちな話ですので、
知人から聞いた困りごとについてご紹介します。


その人は賃貸マンションの経営をしており、その関連で市販のソフトを使っています。

それは、個人事業の中で発生した経費や売り上げを入力して、税務の計算をするためのソフトで、税理士さんから指定されたものです。


まずは家賃を入居者別に入力しますが、入力は入居者コードで入れる必要があります。


何十室もありますので、結構な頻度で入居者が入れ替わります。

すると、コードはどんどん追加していかなければならず、とても覚えきれません。


そこで、コード一覧をＥＸＣＥＬで作ります。

一覧表自体も入居者が替わるごとに登録修正する必要がありますが、元々のソフトの方も同様に入居者を登録してコードを決めてやる必要があります。

ここでダブリ入力が発生しています。


さらに、貸方科目・借方科目などという、簿記を勉強したことがない人には、意味不明なコードもその都度入れる必要があります。

でも、ソフトでは全く入力補助はしてくれません。

玄人向けのソフトなんですね。


もちろん、使う分だけの科目一覧もＥＸＣＥＬで作って科目という名前の意味不明のコードを引きながら入力します。

２種類のＥＸＣＥＬの表と市販のソフトという３つの画面を切り替えながらの入力作業です。


その人も、最初の内はこういう事も必要だろうと思ってやっていたんですが、ある時、マンションが増えました。

もう一棟購入したんですね。


そうなったらもうお手上げです。

入力作業で毎月丸２日がつぶれます。



これを解決するためのシステムを作るとどうなるか？


使う人が経理や税務については素人ですので、素人でも入力が簡単にできる様に、入力補助のしくみがメインになります。

入居者の登録は１カ所だけすれば良い様にします。

さらに、科目一覧も実際にお金が動く項目の名前（たとえば清掃代とか）を選ぶだけで入力は完了するようにします。

税務に必要なだけの意味不明なコードはシステムの中で自動的に付けるわけです。


すると、家賃の入力作業では、部屋番号を選択するだけで完了します。

また、お金を使った場合も、項目を選んで日付と金額を入れればそれで終わりです。

それまで使ったことがない項目でお金が動いた場合だけは、貸方科目と借方科目を決めてやる必要がありますが、一度設定すれば、次からは項目を選ぶだけ、たとえば管理会社へ支払った「管理費用」と選ぶだけで入力作業は完了です。


あなたには想像できますか？

　　どれだけ作業が楽になるか。

　　その作業をするのに必要な時間がどれだけ減るか。


このシステムができれば、それまで丸２日かかっていた入力作業も、ものの２～３時間もあれば終了することでしょう。

システムというのは、うまく作れば本当に楽に仕事ができるようになるんですよね。