先日、昨年から準備を進めていた顧客管理システムのアップグレードをしました。アップグレードといってもバージョンアップは定期的にしているので、今回は数年ぶりのハードの総入れ替えです。
私たちのところでは、カウンセリング部門、診療部門、予防医学、企業サポートなどの部門で用いるものです。
単なる顧客リストや見積の管理だけではなく、カウンセリングや診療、さらには処方した薬の記録管理、知識のデータベース、共同管理のために活用しています。
目には見えませんが、数あるカウンセリングルーム、医療機関の中から私たちを選んでいただく方への、安心と信頼の提供への投資だと思っています。
また業務で忙しい事務、情報担当スタッフに入力してもらうのは、システムがスムーズで使いやすいかどうかにかかっています。
スタッフが簡単に操作でき、いつでも必要な情報を取得できるのが顧客管理システムで大切だと思っています。
旧のシステムでもまだまだ問題ありませんでしたが、いろいろ不便になってからでは、皆さんに迷惑をかけてしまいます。今回も先手を打ってハードを刷新しました。今回もシステムの会社の訪問サポートや遠隔サポートも契約して、使いにくいフィールド・複数の入力画面などを省き、できるだけ機能を統合した簡単なインタフェースにしました。
サーバー、クライアント機複数、モニター、プリンタ、個人情報管理、スキャナ、バックアップ、同期システム、予約管理システム、非常用電源・・・システム丸ごとの総入れ替えで、一番大きな作業は、休業日にしかできません。中核スタッフ以外は休みの日にしました。
そういう事前の手配もあって、私も、スタッフも新しいシステムには無事、早期に順応できました。やっぱり新しいものはいいですね。とはいえ、結構お金かかりました・・・こういうのをもったいないと考えるか投資と考えるか・・・これは経営者しかできない大切な仕事ですね。