時間管理で困った時の対処法

時間管理というのは誰もが悩むもの。


一年目も大量にある業務の時間管理ができないという
悩みがそろそろ出てくるシーズンになりましたが、
役員になっても「もっと考える時間をとらなくては」と
考えたり整理することがあります。

私も先日時間がパツパツになったので、
・定例の廃止
・参加者の見直し
・火、水、木に定例を集中する
などの整理を行いました。


こういった時間管理、できる人を見ていると、
いくつかの習慣があることがわかりました。


■時間で管理せず、物事の順番で管理する。

経験が浅い人がよくありがちなことが、

「そもそも未経験で予測もできないのに
なぜか時間できっちり計画をたてようとするワナ」

というものです。

○○の資料に１時間とか、
○○レポートで３０分、とか。

一定の時間の中でがんばればよいものであれば
よいのですが、ほとんどの知識労働は
資料作成など「完遂しないといけない」ものばかり。

何時間かかるかもわからない作業に対し、
時間の目標を決めるのは自ら管理できない
自爆のような判断です。
あくまで目安としてこれくらいの時間で終わらせよう、
という心意気はもちろんよいのですが。

実は私もこれ、やってました・・・。
毎回「ああ、３０分でできなかった・・・」などの罪悪感が
襲ってくるので別のやり方がお勧めです。

いくつかやらなければいけない仕事があるときには、
「物事の順番を決める」というのがお勧めです。

１０個やるべき仕事があるとしたら、
１から１０まで番号を付けてみる。
とりかかる順番を決める、というやり方です。

時間がどれくらいかかるかは想定できませんが、
仕事にとりかかる順番だけは自分で決めることが
できます。不安であれば上司にその順番を
相談してみるとよいでしょう。

■とりあえず、今日の１番を決める

「大量にあって順番なんてつけられない！」
「優先順位をつけている暇がない！」

というときもあると思います。

そういう時にできる人がやっているのが

「今日絶対にやるべき１番のものは何か？」

という決断。

ＴＯＤＯ管理ができてないというのは
実は「決断」の差です。

どの仕事をどの順番でやるか。
ここから実は決断力のトレーニングがはじまっていると
いってもよいでしょう。

最初は下手でも自分で決めていけばどんどんうまくなります。
慣れなかったり時間がなければ、「今日の１番の仕事」だけは
決めてみるとよいと思います。

■明日のことは、今日決めておく

ブログでも以前書いたのですが、前日に
仕事を整理するというやり方があります。

http://ameblo.jp/dekitan/entry-10016642834.html

仕事の順番を朝来て整理するのもよいのですが、
それは朝に余裕がある人に適しているやり方です。

朝から先輩や上司に声をかけられたりすると
いきなり忙しくなることもあり、朝いちばんから
自分のコントロールが大変なときもあります。

できる人は帰る前とか夕方の時点で翌日の
仕事を計画し、整理します。

業務を列挙し、明日一日の自分をデザインする。

そのおかげで少し余裕をもって仕事に取り組むことができます。


時間管理でオススメの本はこちら。
折に触れて見返すことで、今自分が足りてないことに気づくことができます。

TQ―心の安らぎを発見する時間管理の探究/キングベアー出版

でも時間というのは見えるものではなく、
コントロールするのは難しいもの。

困った時にはどんどん上司に相談して、
大きな成果に集中できるように自らを
マネジメントしていけるとよいですね。