「◯◯はただいま席を外しております」
ある会社に電話をして担当者が不在だった場合の対応についてです。
時々「来客中です」「会議中です」という対応がありますが
不在の理由が外出中である以外には、特にそこまで言及する必要はないでしょう。
重要なお得意先の中には
「失礼だな、どっちが大事なんだ！会議中でも、来客中でもメモで伝えるくらいできるだろう」と
考える方もいます。
その観点から不在の理由をあまり詳細に伝えるのは考えもの。
「◯◯はただいま席を外しております」でよいのです。
文法的にも間違いではありません。
ただ、ビジネスマナーとしては工夫がないことは確かです。
不在が分かるだけでなく、不在なのでどう対応すべきかまで聞いておく必要があるでしょう。
大切なのは、いつ頃戻るか、戻ったらどうするか、あるいは途中でも連絡をするべきかということです。
「◯◯はただいま席を外しておりますが、１０分程度で戻ります。
戻りましたらお電話をおかけしましょうか」
「◯◯は外出しておりまして、本日は会社には戻りません。
連絡はとれますので、ご伝言をお預かりいたしましょうか」
担当者が留守だと何も進まない会社だな、と思われないように気を配りたいものです。
──────ポイント
社内の担当者が不在中に連絡があった場合
「◯◯はただいま席を外しております」だけでなく
その後の対応を確かめておきましょう。
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