北陸・石川県金沢市在住の社労士
「捨てる！」リーダー育成コンサルタントの「かろ」です
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今日のテーマ：FAXを誤送信してしまった時の対応方法
●もしも間違て送ってしまった場合の対処はどうなっていますか？
もしも送信先を誤って大事な個人情報を送ってしまったら・・・
そんな時はどう対処するか？
前回の記事ではFAXによる個人情報漏えいについて書きました。
記事は上記のような形で
さて、改めて伺いますがこの場合どうしますか？・・・どういう決まりになっていますか？
＞＞前回の記事「FAXによる個人情報漏えい」
まず、誤送信に気づくのは自分たちで気づく場合と誤送信先からの連絡(指摘)の2つのパターンがあります。
いずれにしても誤送信してしまった相手先とコミュニケーションを取るところから始まります。
では誤送信してしまったために相手先に排出された用紙(情報)をどうするか？
これが本題です。
1.相手に適切処理を依頼する
「お手数をおかけしますがシュレッダーしておいてください」
たぶん、この手の対応をされることが多いように感じます。
比較的現実的な対応だとは思うのですが、どうも(監査等では)満点な対応と見なされない印象があります。
即ち、送りつけといて放置しているのではないか？本当に適切な処理をされたのか確認したのか？
と言う指摘を受けます。
そこで・・
2.回収に伺う
沖縄だろうとブラジルだろうと、とにかく相手先まで伺い、現物を回収し自分たちで適切な処理をする。
この「回収する」がポイントとなります。
ですから「回収しに行く」とマニュアルに記載し、教育をすることが大切です。
これはミスの抑止力として働くメリットもあります。
※「郵送してもらえばいいのでは？」「コピーされたらどうする」「メモリーに残っていたらどうする」「一般家庭に送ってしまったが住所を教えてくれない場合どうする」などの意見が出るようであれば、それはご検討しただければ宜しいかと思います。
そういうディスカッションも大切です。
根本はこんな面倒なことにならないようにFAXミスを撲滅させるようにしましょう！ってことですﾍ(ﾟ∀ﾟ*)ﾉ
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