椙田（すぎた）です、
会う度に
「忙しい」
「時間がない」
と言う人がいます。
しかし、忙しいと言うわりには
出世できません。
どうしたら彼らを救うことが
できるのでしょうか？
そのカギを握るのが「時短術」です。
時短術を駆使すれば、
成果を出すことができるでしょう。
-時短術のキホン‐
時短術には基本があります。
それが「スピードアップ」と
「根本を見直す」です。
スピードアップとは、
業務自体をスピードアップし、
時間を短縮することです。
企画書づくりに1時間かけるところを
30分で終わらせる。
日頃のルーティンワークを
速く仕上げるなど、
業務自体にかかる時間を減らし、
時間を生み出します。
根本を見直すとは、
やらなくていい仕事を
根本的に排除することです。
「機械でできることは、機械に任せる」
「ヒトではなくコンピュータで
処理できるようにする」ことで
大きな時間を捻出することができます。
‐時短術のキホン②‐
時短術を効率よく行なうには
「見える化」することです。
時短術の見える化とは、
「To Doリストをつくる」
→「重要度と緊急度で分類する」
という流れです。
まず、やるべきことが
「To Doリストをつくる」ことです。
To Doリストとは、
その日にやるべきことを
一覧表にしたリストのことです。
自分自身の仕事の全体像を
把握できるメリットがあります。
そして、リストアップしたものを
「重要度」と「緊急度」に分類します。
緊急で重要なことを最優先し、
そうでないものは後回しにします。
分類するためには、
普段から仕事の優先度を
見極めておく必要があります。
「To Doリストをつくる」
→「重要度と緊急度で分類する」
この2つの工程を行なうのと、
行わないのでは時間の生み出し方、
それに伴う結果までも
大きく左右されます。
‐目標の立て方‐
目標の立て方ひとつでも、
時間を短縮することができます。
そのポイントは
「目標を分解する」ことです。
社内や部署で掲げる
「大きな目標」というのは、
細分化すると「小さな目標」から
成り立っていることがわかります。
「前年度より利益を上げる」
という大きな目標には、
「1ヵ月○○万円以上売る」
という小さな目標があります。
「1ヵ月○○万円以上売る」
という目標には、
「一週間で○○万円以上売る」
という目標があります。
このように大きな目標は
小さな目標で成り立っているので
分解した小さな目標を
コツコツと達成していくことが
重要なのです。
「小さな目標」も視野に入れながら
目標を立てることで、
結果的に大きく時間を
短縮することができるのです。
‐まとめ‐
実は、あなたは「常に」
時短術を行なっています。
それが「成果を出す」ことです。
企業や組織は利益を上げるために
活動しています。
利益を上げることが最終目標としたら、
成果を上げれば
それが最大の時短術になるのです。
そして考えるべきは、
成果を出すためにどれだけ
「労力をかけないか」という点です。
労力をかけずに成果が出せることが
「究極の時短術」といえます。
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