働き方改革や残業規制、副業の動きなどが進んでいます。そんな中で最近、「あー、、1日が48時間くらいあればなぁ」としょっちゅう思います(笑)
・1日24時間という時間の概念
・仕事内容(棚卸しにも限界がある)
・仕事ばかりではなく、自己投資の時間や家族の時間もほしい。
・ドラえもんはもう少し先まで登場しなさそう
このあたりは変わらないので、仕事の濃度を上げていくしかないです。
ちょうどメンバーからも「どうすればもっと仕事が効率的になりますか?」という質問を立て続けにもらったので、少しまとめてみようと思います。(大したものはないのでサラッと読んでください。)
■テクニック編
①メッセ
・MAX3行。余計なタイピングを減らす。
・メッセ5往復より1電話。電話1本、立ち話の関係性。
・FBメッセ、Slack、ChatWork等、あっちこっちのメッセを来たものから返さない。
・まとめて一気に返す。できるだけ短く、ポイントだけを。
②MTG
・会議は決議の場。決まらないMTG、共有だけのMTGは1回捨てる(意外と影響少ない)
・次回のアウトプットを絵(イメージ図)で相談する。こんな感じですかね?
・共通言語を決める。似たような言葉を複数使うと誤解が生じ、共有にまた時間かかる。
・会議の棚卸し(効果性の低い会議はやめる、人数を絞る等)
・GAT(GOAL、AGENDA、TIME)
③移動中
・情報を浴びる。いちいち細かく読みこまない。
・メッセを一気に返す。千本ノックのイメージ。
・本はポイントだけ読む。読書感想文を書くわけではない。仕事の血肉になりそうなものだけメモする。
・ニュアンス難しいものは要点を先に送り、後で口頭か電話で丁寧に。
④スケジュール
・バラバラいれない。かためる。
・面接、MTG、資料作成、単純な作業系、PC閉じて考える系等、塊時間をつくる。
・2週間に1回程度、半年後、1年後など少し広いスパンのイメトレ時間をとる。(絶対にこの時間に内職をしない)
・予定を日ごとではなく月ごとに見る。
⑤その他
・睡眠時間は確保する。(頭が働かなくなり判断鈍る)
・社内資料は手書きメインで。資料よりも前に進む議論ができているか。社外資料は細部までこだわる。
・朝ごはんはちゃんと食べる(おかんみたいですがとっても大事)
・うまくいかない時にダラダラしない。思いっきり諦めて飲むなりジムにいくなリ気分転換。
■マインド編
①型
・初めてのものは型をまずきっちりやり、全体像をつかむ。
(最初から臨機応変といってる人は、型がなさすぎて業務量がちょっと増えただけで太刀打ちできなくなる)
②絞る
・全体像をつかんだら、ポイントを絞り、繰り返す。
・あいまいなワードを使えば使うほど混乱を招く。話す言葉、使う言葉を絞る。
・議事録をおしゃれにかかない。キーマンのセリフをそのまま残す、がベスト。
③他者への想像
・慣れてきたら先までイメトレ。
・相手が困ること、悩むこと、喜ぶこと、めっちゃくちゃ喜ぶことを妄想して先回り。
・メモ魔は自己満。メモは3つだけに絞る。読む気が失せるメモは使い物にならない。
④緊急&重要が1番ではない
・緊急かつ重要なものを最優先しがちですが、その状況はわりとドタバタしてしまうことも多い。
・緊急ではないが、重要なものを見て、あらかじめ考えてたりジャブを打っておくことが大事。
⑤前日仕込みをやめる
・アタフタバタバタが一番非効率になる。
(とはいえよくなっちゃいますがw)
・3、4日後のことが映像イメージで見えてるか、見えてないか。俯瞰。
⑥一撃必殺
・この仕事、1発で終えたい。そのために先にこれをしておこう、相談しておこう、の意識
・関係者をまとめて呼ぶとか、似たようなオペレーションをまとめるとか。
・目標、役割、評価を会議中に明確に決める。会議後のメッセはみんなあまり見ていない。
⑦スピード
・5分仕事を1分でやってやろうとする意識(実際1分ではできないが3分くらいになるときもある)。仕事をエグる感じ。
・予定がなかなか合わず調整に時間かかる場合はオンラインで先に会って話す。調整を減らし、早く話す。
⑧ボーっとする時間も大事
・脳は想像以上に疲労するそうなので、ボーっとする時間(PCもスマホも見ない時間)を持つ。
仕事の仕方は人それぞれですし、職種によっても時間の流れや集中する時期が異なります。
なかなか全部やり切るのは難しいですが、個人的には日中数分の空きもないくらいカッツカツでも、頑張れば定時で終わる仕事のほうが性に合うので、濃い仕事をするためにできることを追究したいと思います。