文書を整理するコツ

自分が作成した提案書や見積書、それに各種資料をいかに整理してパソコンに保存するか？これは生産性向上の鍵となります。ご参考までに、私のやり方をご紹介しましょう。

●フォルダ

顧客ごとのフォルダを作っている人は多いと思いますが、何年にもわたって文書をそこに入れていくと、後で探すのが、ひと苦労です。

私は年月入りの顧客別フォルダをパソコンに作成します。『山田商事１２０９』のようにです。２０１２年の９月に山田商事向けに作った文書、使った資料はそのフォルダに収納します。

もちろん、この下に『提案書』、『見積書』といったサブフォルダを作成します。これを単なる『山田商事』というフォルダの中に作ってしまうと、ゴチャゴチャになってしまいます。

月が変わると、『山田商事１２１０』と、新しいフォルダを作成します。この月に作成、私用した文書は、またここに収めるわけです。このやり方は過去の文書を探す時にかなり便利です。だまされたと思って、お試しください。

さらに効率を上げるコツですが、過去のフォルダから引っ張り出して使用、参照した文書はそのまま過去フォルダに保存するのではなく、最新のフォルダに収めるようにしましょう。同じ文書を何回も使うことが結構ありますから、身近なところにおいておけば便利です。

考慮点としましては、ディスク保存量がどうしても膨張する傾向があります。こまめに過去フォルダを消去、または外部メディアに保存すればいいでしょう。よく使う文書は最新もしくは最近のフォルダにすべてあるわけですから、必要なものが消えてしまう可能性は低いです。

●文書

文書保存時に気をつけることですが、必ず文書名に日付を加えるくせをつけましょう。これがないと、後の整理、再利用がたいへんです。また、顧客にファイルを送付する時は文書名の頭に略称でも会社名を入れておくと、先方の整理に役立ちます。