メールやLINEの返信に
時間がかかってしまう
もっとサクサク返したいのに
どう書いたらいいかな？
この文章でおかしくないかな？
・・・考え出すと
なかなか進まなくて
苦労していませんか～？
私も、
このメール返信問題は
長いこと自分の中の課題でした。
メール１本返すのに
考え込んでしまって
１０分、１５分が
すぐに過ぎてしまう・・・
午前中がメールの返信で
つぶれてしまった
なんてこともあったなぁ。
今でも、
クラス役員さんとの
LINEのやりとりとかは
速いキャッチボールに
ついていけなくて
私が文章を打ってるうちに
３～４個のラリーが
繰り広げられていたりします💦
思いついたまま
ポンポン送れる人が
うらやましいけど、
そういう人と
じっくり考えて返す人と
だいたい二種類に分かれますね。
で、今日は、
もともと私のように
メールを返すのが
遅くて苦手な人が
どうやったら
速く、軽やかにメールやLINEを
返せるようになるのか？
ポイント３つを
実体験と共に紹介します。
①結論➡具体（経緯）の順に書く
これは、いわずもがなかと
思うんですが・・・
やっぱり、先に結論を
伝える意識でいることは
めちゃくちゃ効きますね！
文章が長くなるのは
最初から順番に書いてしまうから。
「～があって
～という話になって
～がいいかなと思うので
～しようと思うんです。」
最初から、順を追って書いていくと
絶対長くなるっ！
そして、伝わりにくくなるっ！
小学校の時から
「先に結論を言う」
と、習ってきたけど
ほんまにそうだわ。
基本に立ち返って
結論をまず言っておく
と、意識しただけで
文章が短く早く
まとまるようになりましたよ。
②完成度100％をやめる
時間がかかってしまう
一番の原因は
「間違いがないように・・・」
「おかしくないように・・・」
という完璧思考が
働くからなんですよね。
すると、
書いては消し
読み返しては直し・・・
あっという間に時間が経っていきます。
めちゃくちゃ大事なメール
でないかぎり、
ちょっとくらい誤字脱字があっても
文章のつながりが悪くても
実際のところは
問題がなかったりしますよね。
相手は、意外とささっと
流し読みしていることもあるし。
なので、最初から
100％の文章を目指すのを
やめてみました。
７割の完成度でリリースする
くらいの気持ちでいた方が
軽やかでいられますね！
ちなみに、
相手が誤解しないように
ニュアンスを伝えたくて
あれこれ文章をいじって
時間がかかる場合もあるんですが、
そこまで考えないといけない文章なら
電話するか、直接話した方が
結局、誤解もないし早いですね＾＾；
③少ないことはよいことだ思考を取り入れる
仕事ができる人を
観察して思ったのが
例外なく、
メールの文章が短いこと！！
なかには、
こちらが何行も書いて送ったのに
「了解！」の一言で
終わるケースもあったりして（笑）
最初はびっくりしたんだけど、
同時に
「なーんだ、そんなんでいいんだ！？」
と、ブロックが外れました。
丁寧で、気づいのあるメッセージが
いいものだとばかり思っていたけど、
少なく端的に伝えることこそ、
相手の時間を奪わない
一番の気づかいかもしれませんね。
「多くて丁寧なことがよい」
よりも
「少なく簡潔なことがよい」
という価値観に変わったことで
少しは軽やかに書けるように
なりましたよ。
いかがだったでしょうか？
私も、まだまだ努力途中
ではあるんですが、
性格的にどうしても
返信に時間がかかりがちで
困っている人の
参考になれば嬉しいです♡
最後まで読んでくださり
ありがとうございます。
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