「片付け術でビジネスパーソンの生産性を200%アップしよう」というセミナーに参加。
場所はサンクチュアリ出版。
北参道駅から徒歩5、6分の閑静な住宅街。
「ソーシャルメディアを武器にするための10ヶ条」など多数の本を執筆されている、徳本昌大さんと、Tip*s(中小企業基盤整備機構機構)のマイプロジェクト道場でお知り合いになった、大村信夫さんとのコラボイベント。
お二人の共通点は、片付け術と出会ったことで、アルコール中毒から脱却し、今のハッピーな人生を歩む事ができるようになったそう。
私自身、お二人と同様に肝臓の血液データが悪く、1ヶ月前から酒を絶った事も相まって冒頭から引き寄せられた。
クリエイティブは捨てる事であり、たとえ話としてSONYのウォークマンを挙げていた。ウォークマンは録音機能をあえて排除し、「再生機能のみ」とシンプルにする事でクリエイティブ化を図った。
マネジメントのピータードラッガーも「生産性を高める事」は選択と集中であ理、優先事項の決定と劣後順位の決定が重要であると述べている。特に劣後順位の決定が重要であり、「やらないことを決めて、やることに集中しよう。最後は勇気である」と述べていた。TVが劣後順位の典型例であり、いかにこういったものを排除できるかが大切。
また、マルチタスクは生産性が落ちる原因であると言われており、スウェーデンは生真面目な人が多く、日本人と近い思考の人が多い。
マルチタスクに関する研究報告として、
①40%集中力が落ちる(マイクロソフト)
②生産性が低下する(スタンフォード大学)
③IQスコアが低下する(ロンドン大学)
を挙げており、「幸福になるには、マルチタスクをやめることである(マッツ・ビルマーク)」とも言える。携帯のメールも見ただけで集中力を元に戻すのに15分もかかってしまう。
「7つの習慣」の第3で言われている、緊急度・重要度の時間管理マトリクスの中でも、「重要であって、緊急でない」ことを選択することが非常に難しい。「人間関係、予防、自分磨き、息抜き、準備&計画」いずれも出来ていないことばかり。
保険の神と言われる出口治明(ライフネット生命会長)によるとこれからは
「メシ・風呂・寝る」から「人・本・旅」(ここでいう旅は現場のことも指す)
の時代に変わってきていると言われており、
働き方も
「工場生産モデル」から「サービス産業モデル」
という価値を提供することで対価をもらう社会に変わっている。例えば、美味しいパン屋が出来たら、「行って、買って、食べて、脳に刺激する」これによりアイディアが生まれる。また出口氏は「労働時間は2時間✖️3-4コマが限界」であり「時間をかければ良い仕事ができるのは幻想である」と言っている。
自分が普段読む本は偏りがあり、思考も偏りやすい。本を読むにあたりできるだけ普段読まない本を読んでみる事で新しい発想が生まれるかもしれない。その中でも歴史書、特に世界史がオススメである。失敗を知ることで次に活かす事ができるからである。他にも探偵物による頭を使う内容や恋愛小説のワクワク感も良い。
歩行瞑想はストレスフルに有効で、いつも歩いている道を意識しながら歩く事で五感が活性化する。タクシードライバーや修道女は脳が萎縮しにくいと言われているのも、五感を研ぎ澄ましているからこそである。普段から五感を研ぎ澄ます事で、過去の点と点が繋ぎ合わさり、新しいアイディアが生まれるかもしれない。アイディアはそもそも既存のアイディアが組み合わさったものであり、いかに日常を意識するかどうかで変化が生まれる。
フロー状態とリラックス状態のバランスが生産性の向上には欠かす事が出来ない。
フロー状態とは、集中している状態のことを指し、
フロー状態が生み出される条件には、
①自分の能力に対して適度に難しい
②対象への自己統制感がある
③直接的なフィードバックがある
④集中を乱す外乱がシャットアウトされている
がある。
株式会社トリンプインターナショナル・ジャパンでは残業ゼロを推進し、フロー状態とリラックス状態のバランスを大切にしている企業の一つである。
また、講師である徳本昌大さんは、朝と晩に「何をやり、何をやらないかを計画する」のを徹底しており、
朝は
①自分の目標を毎日書く
②好きな言葉を書く
③1日1回ありがとうを伝える。
晩は
①全てに感謝し、その日出会った10人にありがとうという感謝日記なるものをつけている。
大村さんによると、神様は願い事の98%は拒んでいるという。それは、願い事という自分ゴトを言っているから。神様に感謝する事が大切である。
また、アフォーメーションという肯定的な断言をする事でなりたい自分になる事ができる。
生産性を向上するための具体的な流れは、
①課題を発見し、
②アイディアをinput、
③脳をリラックス、
④解決方法のoutput
である。
②のアイディアは人や本であり、input過多は逆に生産性が低くなってしまう。
③の脳リラックスは思考を整理する時間である。
④はフロー状態がベストであり、output過多は追い詰められてしまう恐れがある。なんのためにoutputするのか、目的を明確にすべきである。
プレゼンや提案書も、一昔前のようにpowerpointによる綺麗な資料よりも、共感できるか?ストーリー性が求められてきている。提案に対する想いが重要視されてきている。
keyword
⑴価業&作業今どっちなのか意識すること
⑵思考(リフレーム)→今やっていることを見る視点を変える
⑶サラミ・スライス法
※サラミスライス法は「カエルを食べてしまえ」という本を引用しており、マイルストーンという節目を作る事が重要であるという考え方。3週間後に13万字を提出するよう命令された時、タスクを切り刻み、今日できることを決めるところまで落とし込む。
1年間で探し物をしている時間は「150時間」多いのか少ないのか分からない。(気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ)
これを計算すると、
1年間の勤務日は240日・1日8時間とすると、
150時間➗1920時間=7.8%
サラリーマンの平均年収は414万円で、企業の人件費は1.5-2.0倍かかるため約800万円が一人当たりの企業コスト。
800万円のコスト7.8%は、一人当たり年間60万円が、物を探すムダな時間である。
日本企業の利益率が5%であるため、60万のムダなコストは1200万円の売り上げupでやっと充足できる。そのため、社員一人当たり1200万円のプラスが必要と言える。
ドラッガーも、「時間は最も希少な資源。時間をマネジメントできなければ、なにもマネジメントできない」と述べている。
成長している企業は時間を資源と捉えており、お客さんとの会議の際、待たせることは絶対せずメンバー全員必ず待って、MTGに臨んでいる。
片付けは間違った収納方法になりやすく、次に使うための準備(スタンバイ)であるという意識が重要である。
片付けによる生産性をあげるコツとして、
付箋をパソコンに貼ることは、サブリミナル効果もあり、集中力も落ちてしまう。書類は横ではなく縦に置く。スマホは置いているだけでも注意力が低下してしまう(北海道大学)ため、寝る時間の1時間前にはしまう方が良い。また、たとえ机が綺麗でフロー状態になったとしても、間違ったoutputでは意味がない。日本人は何でも答えを出そうとしてしまう傾向にあり、ムダなoutputをしているケースは多い。課題を疑う事が重要である。
「課題を疑う」例として、雑誌に新商品の広告を出して欲しいと依頼された際、上司が望むことは何なのかを考え、目的を確認する事である。雑誌広告を出す事は手段であって目的ではない。雑誌を出す目的は何かを考えると、「少ない広告費で売り上げの最大化」を図る事であり、結果として雑誌よりもインターネットの方が少ない広告費で済む事が分かった。
もう一つの例として、九州新幹線開通に伴う地方活性化のためのキャッチコピーは?という依頼に対し、利用者を増やすには、キャッチコピーではなく、くまモンが結果として集客につながったという事例もある。
outputも量ではなく「切り口」であり、周囲を巻き込んでいく事が重要である。