こんにちは
2023年4月に復職したゆうと申します
1歳の男の子の育児をしながら
日々学んだこと
日常の気付き等について綴っています
復職して10日目の一昨日金曜日の朝
通勤中に加藤ミリヤの「LALALA」という曲を聴いてたら気づいたら泣いてました…
ミリヤが飼う愛犬LALAに向けて書かれた曲。
飼い主の帰りを待ってる犬の気持ちを
代弁してるような曲なんです
先週私は不本意にも2回残業せざるを得なくて
この間息子を預ける保育園の担任に
言われたことがよぎったことで
感情移入してしまったのかもしれません
息子は0〜2歳児混合で遊んでたらしくて
担任「息子くん、16時〜16:30頃
○歳児クラスのお母さんがお迎えにきたら
あ！ママ！と駆け寄っていくんです
でもママじゃない…としょんぼりしてたんですがその後はまた気持ちを切り替えてお友達と遊んでました！」
それを聞いて思ったのは
少しでも早く迎えに行きたかった
でも、行けなかった。
仕方がなかったのかもしれない。
でも、なぜこうなってしまったのか
今後もこれが続くのか
とずっと考えていました
復職して10日目
色んなことに違和感を感じるようになりました
復職10日目の朝
社長から今後の体制について話したいと言われたので、社長、今一緒に仕事してるAさん、私の3名で集まりました
話の内容はこんな感じ
・Aさんは別の部署へ異動
・Bくん(新卒、うちでまだ半年くらい)が営業＆サポートで私の部署へ異動してくる
・私は今のポジションをBくんと一緒にやる
社長は私とBくんでやっていくように言ってましたが、BくんはまだOJT中でこれから育てていく存在で戦力として数えるのは難しい。
また、課長(営業)いわく営業は事務をしないスタンスらしいので、Bくんは課長(営業)と営業に出ていくはずです。
なので、実質私ひとりと思っておいた方が良いと思ってます。
詳しいことは省きますが
10日目の午後に起きた出来事を機に
今後の体制にとても不安を覚えました
【復職10日目に起きた出来事】
1、取引先の会議用サンプル準備
その日中に宅急便で発送しなければならないもの。
この作業が結構細かくて各所へ確認したり、梱包作業があったり。
午前中までにもらうことになってた情報が課長(営業)からおりてこず、サンプルと一緒に送りたい資料をこちらが進められずずっと待ちの状態。
待ちの間は他の業務やサンプルの準備を進行。
15時過ぎにやっと課長(営業)を捕まえられて聞こう…！と思ったら、口頭で教えてもらえるとのことでメモしようとしたら…
ある事実が発覚しました
2、納期ギリギリ案件の発注漏れが発覚
課長(営業)から事務(Aさんと私)には発注内容を送ってる！！と言われたが、どこをどう見ても見当たらない。。
課長(営業)に直接聞きながら確認したところ
1週間前に社内チャットで送ってるとのこと。
ん？これのことかな。
それを見た私は愕然しました…
・数枚の画像が送られてきただけ
・宛先無し(@〜で宛先を指定できますがこの時は無し)
・コメント無し(発注書の作成をお願いします、など)
人に依頼する内容になってないと感じました。
送られてきた画像の中には商品の写真とその横に数字(発注数、だったの？)が書いてあったのですが
宛先とコメントの無いもの。
これを見て開いて、足りない情報は聞いてよってことだったようですが
ここまで拾うのがこのポジションの仕事というならば発注漏れ、納期遅延は避けられないと感じました
ここまでが事務の仕事でしょ！と思われる方はUターンをお願いします…業務量的に厳しいと感じます
発注漏れや納期管理ができてないのは
今回だけではなく、ずっとのようで。
みんなが管理しきれてないのか
こんな依頼方法が続いてるのか
本当にまずいと思いました
進行中の案件が管理しきれてない中で
無計画にどんどん単発企画がやってくる。
明日息子の体調不良で休むかもしれないのに
前もってやっておくことができない。
部長や課長には「営業経験を活かして先回りして動いてほしい」と言われてますが
少なくとも私の経験上にはなりますが
今の状態が先回りできるような営業スタイル、依頼方法、スケジュールにはなってないような気がしています。
課長(営業)「こっちは送ってますよ」
「まだ発注してないんですか？」
と言われるAさんの横で
「すみません、見逃しました。
(次回からは宛先や何をしてほしいか書いていただけたら助かります、と言おうとしたが辞めた)」と一応謝る私。
今書いてて思うけど
こちらが謝るのもおかしくないか？
Aさんは今後異動予定。
今後こうやって私責められるの…？
発覚した案件は、めちゃくちゃ急ぎ。
短納期が多すぎるのです。
これがわかった時点で16時は過ぎてたと思います
気づいたら帰り道に泣いてました
あれを見つけられなかったら今後責められるんだ
私の頑張るフィールドは本当にここなのか？
育休明けのポジション、間違えたのか
戻りたい場所をもっと具体的に伝えなければいけなかったのか
運が悪かったかのでは？
いや、こんなの育休あるあるなのかもしれない。
もし私が動いても私にはここ(今のポジション)しか用意されないのであれば、今後のことは良く考えようと思いました
3、宅急便の集荷時間が迫ってきたため会議用サンプルの準備に戻る
同じ課の人に1人ヘルプに来てもらう。
私は結局やりきれず週明けにやることを手帳に書いて、あとはAさんとヘルプに来てくれた2人にお願いして16:30頃退社。
Aさんとヘルプに来てくれた人は、今後異動になります。
Bくんは課長(営業)と営業に出て行くはず。
次回以降こんな状況になったら私は誰にどう引き継げば…？
4、同時並行でやってた別の発注書作成で発覚したこと
1の待ちの間にある商品の発注書作成に取り掛かりました。
課長(営業)からチャットで送られてきた資料を見ながらまずは自分で確認。
そもそも、取引先からの受注内容をもとに発注はを作ることは大事なことだからメール＆直接説明するべきだけど忙しくてできないんだろうな。
とりあえず今は仕方ないか。
非常にラフな感じでチャットでデータと依頼内容が送られてくるのは違和感だと心の中ではずっと思ってる。
送られてきた資料の中に書いてある商品のひとつに
「中止」の文字と「300」の文字…
どっちですか？と課長(営業)にチャットで聞きました。
(この状態で送ってくるのがありえないと心の中で思いながら)
基本的に課長(営業)は席に居ないので
チャットをすることが多いのです。
グループチャットで案件多発なので、見逃しの懸念ありだと思ってます…
課長(営業)からの返信
「取引先から届いてる資料なので進行ありです！」＝300が正解
→それなら「中止」の文字を消してから送りましょう(心の中)
取引先へ提案してる時から間違ってるのか？
取引先は間違った内容の資料を持ってるのでは？
取引先から届いたものを横流しするのではなく
相手(今回は私)に依頼できる内容にしてから
送ってもらわないと
毎回毎回確認してては
きりがないしそんな時間はお互い無いはず。
送られてきたものが本当に正しいものなのか
これをもとに進めていいのか
とても不安になりました。
その確認も私の仕事と言われると、すいませんがお役に立てることは難しいと思いました。
その資料を再び確認していたら
私の経験から、単価に違和感を感じました。
リモート商談の終わった課長(営業)を捕まえて
直接口頭で聞いてみたら
単価違いが発覚…
(取引先にもこの資料を送ってる？？ん、間違ったまま送ってるのでは…？大丈夫？ではないと思う)
たまたま気づけたからよかったものの
このまま進めていたらどうなっていたことやら…
口頭での確認となってしまったため念のため
「何円→何円へ変更して発注書を作成します」
とチャットを送っておきましたが
返事は無いし、もらってる資料は元のままなのでとても不安。
発注書作りすらままならない。。
そして、次々とやってくる業務。
スピード感を保ちたいならば、このままでは良くない。
たまたま起きた出来事なのか
今までもこうなのか
相手自体や相手のやり方を変えるつもりはないです。
この課はこのやり方でやってきてるのかもしれない。
じゃあ自分を変えればなんとかなるのか？
それだけでは厳しい部分もあると感じます。
やり方に違和感や疑問点は多々あるし
発注漏れ等ミスが起こる体制になってて
1人では防ぐのは難しいと感じました。
まだ戻ってきたばかりの私の力不足ではないか
ただ慣れてないだけではないか
この仕事をやってない、知らない人
誰かにはそう思われるかもしれない
いいから目の前ことやっておいて！と
会社にはそう言いくるめられるかもしれないけど
自分にできることを考えて動いていきたいと思いました。
復職10日目の朝に受けた今後の体制に違和感を感じました。
なので、連休明けに部長(前の前の上司)に相談することにします。
本当は順番として課長に言わないといけないと思うけど、まだ関係性ができてないのでやめておきます。
部長は連休のためしばらく出社しないので、私が明日か明後日出社したときにチャットを送っておこうと思います。
今のところ伝えたいことは２つ
・今の気持ちを伝える→非常に不安
会社はここの事務員は1名体制と考えてるのか
一時的なものではなくずっと続くと予想される
スケジュールや体制がこのままなら売上や納期に影響が出る可能性が非常に高い
事実これまで色んな影響が出てたようですが、
それはAさんがやってたからと皆言うけど
今回の件で
本当にそうなのか？と感じるようになりました
・もう一つの営業部に異動したいと伝える
もう一つの営業部は私が元々担当してた取引先もあるので、比較的流れが掴みやすいです。
もう一つの営業部にいる事務員に
チャットの使い方や発注からの流れを
どんなふうにしてるかヒアリングしてみて
異動の意向を固めたいです。
今のポジションの業務改善を
伝えることも検討しましたが
私の力でなんとかなりそうなところと
そうじゃないところを考えたら
そうじゃないところが多い気が…
まずは目の前にあることをやって！と言われたら
それまでですが、まずは話してみたい。
今までの私は会社に何も言わずやってきたけど
今は言わざるを得ない。
会社も変わりましたが、私も変わるしかなくなりました。
長くなりましたが、今の気持ちです。
無茶苦茶な部分もあるかもしれませんが
手元のスマホメモをもとに書きました。
今はまだ心身ともに元気なほうなので
動けるだけ動いてみて
今後の自分の人生のために
余白や労力を残しておきたいと思いました。
それではまた