こんにちは
いつもペタや「イイネ」をありがとうございます
この投稿は2015年に投稿したものを加筆修正したものとなります。
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本店営業部での事務の仕事内容
今回は本店営業部で私が担当していた書類の作成と、
書類チェックについて 触れたいと思います。
いくつか前の記事で、営業が約100名ほど在籍していたことは
お伝えしました。その契約書類の作成と、契約を終えた書類のチェックは
すべて私が担当していました。
仮に一人が1日1件 契約をしたとすると、
1日で100件の契約書類が作成されます。
書類の作成については、事前に入力しておいた情報が
間違いなければ問題が起こることはまずありません。
そして事前に入力する情報のほとんどは、専用の端末に情報が入っているので
よほどのことがない限りは、間違うことがないのです。
そして書類の作成は、そのデータをもとに複写式の書類に
ズレなく印字できれば終わりです。
書類の作成そのものは、とても簡単なものでした。
ただ、私の場合は同時に2台のパソコンとプリンターとを
併用して書類を作成していたため、混同しないようにするのだけは
注意を払っていました。
書類は1つの案件ごとに、ジップロックのようなチャックのついた
透明なビニール製の袋に入れられます。
その中に、金額が確認され、封印された融資金を入れて
金庫の中に収めていくのです。
そして作成され、契約が結ばれた書類は、
書類に不備がないかのチェックを入念に行います。
というのも、この契約書類が、融資した現金と同等価値のあるものだからです。
書類に不備があれば、ただの紙くずになってしまう。
そのため、書類のチェックはとても厳しいものでした。
それを、本店営業部では ほとんど私ひとりで行っていました。
契約書類のチェック内容
書類の不備チェックは主に、
①印鑑証明の原本のと署名に捺印されている陰影が同じかどうか
②書類の必要箇所すべてに署名や捺印がされているか
の2点です。
とはいえ、ちなみに当時私が事務として仕事をしていたときの
契約書類の最大数は、ぜんぶで7種類。
記憶に残している限りでは、その7種類の書類には
署名、捺印欄が25箇所あったと思います。
しかも押印されている箇所はとても多く、また依頼者（融資を受ける人）も
言われるがままに署名捺印しても、不備が生じることはよくありました。
また営業も、業績が悪いと長時間残業をしていたため、過労によって
判断力が損なわれた結果、契約書類の不備を続出させる人もいました。
（不思議なことに、実印に酷似した別の印鑑を持っている人が案外いて
陰影違いで不備になることもしばしばでした）
書類の不備チェックは本当に大変で、かなり神経を使うため
どんなに頑張っても、私も1日40件のチェックがやっとでした。
ある程度経験が積まれてくると時短と効率化のため
「気になる」と思う部分以外はざっと流してチェックするだけになるのですが
それでも1件の契約の書類のチェックには神経を注ぎ、
かなりエネルギーの必要とする仕事でした。
そしてチェックした書類は、提携していた保管倉庫に
預け入れをするための処理もしなければなりません。
その作業が案外 手間のかかるものでした。
そのため、どんなに頑張っても1日40件程度の処理しかできなかったのです。
ただ、1日平均して70件近い契約書類があるのに、
どんなに頑張っても私が処理できる件数はそれを下回る。
それが、残業をしていても尚なのです。
当時のダイヤで、23時16分まで職場で仕事をして
自宅最寄り駅の終電には なんとかギリギリ間に合う、という計算で
仕事をしていました。
このとき私の残業は月100時間は軽く超えていたし、
それでも足りない場合は、自主的に土曜出勤をして補う生活をしていました。
残業続きの日々で体調を崩しやすくなり、自宅には寝に帰るだけの
日々でしたので、私自身も精神的に余裕がなくなっていき、
言動は少しずつ厳しいものになっていきました。
それだけ、余裕がなくなっていたのたと思います。
営業にパワハラをする事務員
そしてチェックの結果不備があった書類は、早急に是正が必要です。
ですが、その是正をするにも営業が是正にいく時間も体力もなかったのです。
とはいえ、不備の無い書類でなければただの紙くずになってしまうので
私もかなり手厳しいことを営業には言っていました。
当時私の父ほどに年の離れた営業に
「お前、いつになったら不備なく書類もって帰れるんだ」とか
「"僕は仕事ができません"と3回繰り返し言ってみろ」と
怒鳴りあげ、実際に言わせたこともあります。
これ、今では完全にパワハラ言動です(-_-;)
しかし多忙な事務と、業績の悪い営業では、事務の方が偉くなるのです。
そのため、書類作成の書類チェックの業務を一手に引き受けていた私は
事務なのにもかかわらず、コピー取りを営業にさせていたこともありました。
というのも、本店営業部の特殊なところのひとつに
「実力さえみせれば、マイルールが作れる」というものがあったのです。
それは事務でも例外ではありませんでした。
そのため私は事務員であるにもかかわらず
業績の悪い営業よりは立場が上になっていた私は
営業に対してもパワハラ言動をしていくようになりました。
事務員の立場向上をする
営業だけが偉くて、事務は偉くない、という風潮があったのですが
（それは案外 どの業界でも起こり得ることですが）
その事務がいるからこそ、営業が業務に専念できるということを
言動で示したのです。
私の場合は電話応対で、それを実行しました。
電話応対で、「これは新規顧客になりそうだ」と感じた電話では、
ひととおり必要な情報をすべて聞き取ったうえで、
当時テレアポ営業のために導入した専門の端末から
情報をピックアップして、すぐにでも新規顧客番号が採番できるようにしておくのです。
そして、業績のよくなかった営業か、月次のノルマ達成間近の営業に
その電話を振るのです。
言葉を言い換えると、私は新規顧客を営業に売っていたのです。
少し聡い営業になると、電話応対をするのが事務だということを理解し、
事務に対しての態度が軟化します。
そういうことを積み重ねて、事務の仕事の重要性を営業に理解してもらい
事務の立場向上をしていったこともあります。
ちなみに私の場合、かなりの件数 営業に恩を売っていたので
のちに「裏店長」と呼ばれるまでになりました。
実際業績の良かった営業の中には
「店長の首は挿げ替えられるけれど、みおさんの首は挿げ替えが聞かない」
とまで言われるようになりました
事務のエキスパートへ…
しかもこの頃になると 私も多忙だとはいえ、
業務でわからないことがほとんどなくなってきていていました。
それは蓄積された経験値が高くなっていたからでもあります。
また本店営業部でこなしていた業務量も
経験値を積む一役を担っていたと思います。
そのため、本店営業部から支店長に昇格をして栄転された営業さんたちから
電話で相談を受けるようにまでなっていました。
聞くと、異動先の事務さんの事務処理のクオリティとパフォーマンスが低いことで、
事務作業が滞っていたり、最終責任者である店長が
もう一度チェックする必要が出来てしまったようでした。
「うちの（支店の）事務さんに仕事教えてやってよ」と、泣きつかれたこともあります。
場合によっては電話口で、事務さんに説明することもありましたし、
それでも補いきれなかった場合は、就業時間後に（サービス残業として）
直接その店舗へ行き、実務で教えながら一緒に書類チェックや処理を
したこともありました。
ものすごく広い本店のフロアの中で、遠いところから業務を確認する人の声や
別フロアにいる人からの内線電話、そして外線電話でも問合せが殺到し、
そのため食事をする暇も、飲み物を飲む暇も、お手洗いに席を立つ暇も
なかった時期がありました。
（そういったことがあったので、コーヒーメーカーを持ち込んだこともあります）
こうやって少しずつ、着実に事務の、そして自分の地位を向上させていって
結果、「事務でわからないことがあればみおさんに聞け」と言われるまでになっていました。
その頃にはもう貫録もついて（とはいえ、その頃の私はまだ25歳くらい）
新人の営業からは「お母さん」と呼ばれるようになっていました。
いまにして思えば、ずいぶんとぞんざいな事務社員です。
ですが、それに裏打ちされた実績があり、その実力があったと自負もしているし
実際、それだけの件数もこなしていたからこそ、
どんなにぞんざいで横柄な態度を取っていたとしても
営業社員は私のことを立ててくれていましたし、
私もそれに胡坐をかくことなく、出来ることは最大限で業務にあたっていました。
ちなみに実力を示して暗黙の裡にマイルールが作られたため
私はこの時期から、通常で定められた休憩時間ではない時間帯に
休憩をとることも許されるようになりました。
本店営業部での事務の業務ついては、こんな感じだったと思います。
まだまだつづきます。
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