こんにちは！

横浜の整理収納アドバイザーゆかちんです！

先日、書類をためないコツの１つとして、

「すぐやる・すぐ捨てる・すぐしまう」の3つに必要なものの距離を物理的に縮めてあげるのが効果的！と書きました。

今日は、書類の一生（ライフサイクル）から見た

書類の保管のコツをお伝えしようと思います。

*************

いきなりですが、

書類は生きているって考えたことありますか？

書類にも一生（ライフサイクル）があります。

発生→活用→保管→廃棄
（ちゃんとした文書管理のセオリーではもっと細かく分けられていますが省略）

ちょっと難しいんで、私の中では下記のようにイメージしています。

①　起きている書類
（今使っている、近々提出・使用するもの）
②　寝ている書類　
（使い終わって保管すべきもの、説明書や証書のように有事の際に使われるもの）
③　死んでいる書類　
（役目を終えているもの、いらないもの）

図で表すと、こう↓。

本来、起きている書類とは、

「すぐやる」べきものです。

すぐにやって保管すべきものは「すぐしまう」

保管の必要がないものは「すぐ捨てる」べき。

でも、すべての書類が

「すぐやる」ができるとは限りませんよね。

支払いが済んでいない請求書

購入検討中のモノのカタログ

よく調べないと記入できない申請書

連絡待ちで保留になっている書類

など・・・。

こういった「起きている書類」を

置いておく、貼っておくなどするのが、

書類の一時置き場なのです。

実は、書類の整理が苦手な方のお宅では、

この　「起きている書類」「寝ている書類」「死んでいる書類」がごちゃ混ぜになっていることが多いのです。

特に、「書類の一時置き場」と称しているボックスのあたりで・・・

繰り返しますが、

書類の一時置き場というのは、

「起きている書類」の置き場所です。

支払いが済んだ請求書（取っておきたい）

購入したモノのカタログ（もういらない）

記入後の申請書の控え（取っておきたい）

もう済んだ案件の書類（もういらない）

↑これらは、すでに、

保管するべき「寝ている書類」か、

捨てるべき「死んでいる状態」へと

姿を変えているのです。

つまり、「すぐしまう」または「すぐ捨てる」

がされるべきなんです！

一時置きにいてはいけない書類なのです！

書類の一生から見た保管のコツ、それは、

「起きている書類」、

「寝ている書類」、

「死んでいる書類」

をちゃんと分けておく！

ということなのです。

一時置きには「起きている書類」しか置かない！

これが大事です。

・・・

「そうはいっても～～～

見終わってるし、処理も終わったけど、

すぐ夕ご飯作らなきゃいけないから、

書類をファイリングするのを後でやろうって、

一時置きに置いちゃうのよ～」

という方。

または、

「そもそも、保管場所が決まってないわ～！」

という方。

次回は、「すぐしまう」ができるようになる

書類の保管方法＝ファイリングシステムをご紹介したいと思います

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