こんにちは！
横浜の整理収納アドバイザー ゆかちんです！
先日、書類をためないコツの１つとして、
「すぐやる・すぐ捨てる・すぐしまう」 の3つに必要なものの距離を物理的に縮めてあげるのが効果的！と書きました。
今日は、書類の一生（ライフサイクル）から見た
書類の保管のコツをお伝えしようと思います。
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いきなりですが、
書類は生きているって考えたことありますか？
書類にも一生（ライフサイクル）があります。
発生→活用→保管→廃棄
（ちゃんとした文書管理のセオリーではもっと細かく分けられていますが省略）
ちょっと難しいんで、私の中では下記のようにイメージしています。
① 起きている書類
（今使っている、近々提出・使用するもの）
② 寝ている書類
（使い終わって保管すべきもの、説明書や証書のように有事の際に使われるもの）
③ 死んでいる書類
（役目を終えているもの、いらないもの）
図で表すと、こう↓。
本来、起きている書類とは、
「すぐやる」べきものです。
すぐにやって保管すべきものは「すぐしまう」
保管の必要がないものは「すぐ捨てる」べき。
でも、すべての書類が
「すぐやる」ができるとは限りませんよね。
支払いが済んでいない請求書
購入検討中のモノのカタログ
よく調べないと記入できない申請書
連絡待ちで保留になっている書類
など・・・。
こういった「起きている書類」を
置いておく、貼っておくなどするのが、
書類の一時置き場なのです。
実は、書類の整理が苦手な方のお宅では、
この 「起きている書類」「寝ている書類」「死んでいる書類」がごちゃ混ぜになっていることが多いのです。
特に、「書類の一時置き場」と称しているボックスのあたりで・・・
繰り返しますが、
書類の一時置き場というのは、
「起きている書類」の置き場所です。
支払いが済んだ請求書（取っておきたい）
購入したモノのカタログ（もういらない）
記入後の申請書の控え（取っておきたい）
もう済んだ案件の書類（もういらない）
↑これらは、すでに、
保管するべき「寝ている書類」か、
捨てるべき「死んでいる状態」へと
姿を変えているのです。
つまり、「すぐしまう」または「すぐ捨てる」
がされるべきなんです！
一時置きにいてはいけない書類なのです！
書類の一生から見た保管のコツ、それは、
「起きている書類」、
「寝ている書類」、
「死んでいる書類」
をちゃんと分けておく！
ということなのです。
一時置きには「起きている書類」しか置かない！
これが大事です。
・・・
「そうはいっても～～～
見終わってるし、処理も終わったけど、
すぐ夕ご飯作らなきゃいけないから、
書類をファイリングするのを後でやろうって、
一時置きに置いちゃうのよ～
」
という方。
または、
「そもそも、保管場所が決まってないわ～！」
という方。
次回は、「すぐしまう」ができるようになる
書類の保管方法＝ファイリングシステムをご紹介したいと思います
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