横浜の整理収納アドバイザー、長島ゆかです。
お子さんがいらっしゃるご家庭では、
園や学校からのおたよりの保管は
悩みのタネの１つですよね。
私も、いろいろと試行錯誤をしてきました。
2016年上半期
→ 2穴パンチで穴を開け、バインダーに綴じる簿冊式ファイリング
2016年下半期
→ 個別フォルダでの、バーチカルファイリング
そして、
2017年、1年間試していたことがあります。
それは、幼稚園のおたよりの保管を、
すべてevernoteで管理するということです。
つまり、
2016年までアナログ（紙）での保管でしたが、2017年からデジタルでの保管に変えたのです。
結果、私にはこの上なく快適で
ベストなおたより管理になったので、
ご紹介したいとおもいます。
evernoteとは
スマホやパソコンなどからアクセスができる
クラウドのストレージアプリです。
おたよりに特化されたアプリではないので、
私はいろんなものを保管させています。
お買い物のメモ（欲しいものリスト）や、
料理のレシピも、収納グッズ情報も、
あとでじっくり見たい資料やwebページ、
毎月の公共料金のご利用明細も
お仕事のお客様情報など、
「この情報、取っておきたいな」というものは
すべてevernoteに入れています。
で、幼稚園のおたよりや書類のたぐいは、
中身はこんな感じです。
分類は、
行事表、名簿、その他長期保存するもの
の3つになりました。
（でも、分類しなくてもいいかも（笑））
行事表には、
毎月配られるカリキュラムや給食の献立、
そのつど配られる持ち物や注意事項など。
名簿には
園児名簿、先生一覧、父母会の役員名簿など。
長期保存版には、年に一度配られるような
震災時の対応や、出席停止になる病名など。
evernoteは、
メモ帳のようにテキスト（文字）を入力して
保存するだけでなく、
写真を撮って画像として保存もしておけます。
（いわゆる、スキャナ機能です）
画像を撮るときに、水平を気にしなくても
自動的に斜めや台形になるのを補正もしてくれます。
さらにすごいのは、OCR機能といって、
画像の中に書かれた文字を認識してくれるので
文字検索ができることです。
例えば、運動会のおたよりを、
写真に撮ってevernoteに保管しておけば、
あとで見返したい時に
「運動会」と文字検索すれば、
その文字が書かれているおたよりを
とても簡単に見つけられるのです。
これがすごーく便利。
レシピなんかも、「じゃがいも」と検索すれば
じゃがいもが使われているレシピが
一気に検索できるのです。
evernoteでおたよりを保管するようになって、
便利になったこと
ベーシックな機能が無料で使える
文字検索ができるからすぐ見つかる
文字検索ができるから細かい分類はいらない
いつでもどこでもスマホで見られる
ママ友にもLINEなどで画像シェアしやすい
書類保管の場所を取らない
クラウドだからスマホの容量を食わない
いいことだらけ〜
デジタルでの書類の管理については、
敷居が高いと感じる方も少なくないかな…
でも、evernoteはスマホで手軽に始められるし、
スキャナやパソコンを使うデジタル化より
全然カンタンだし楽チンです。
月額60MBまでのアップロードなら無料なので
使ってみてムリだったらやめればいい。
とにかく、トライしてみたらいいと思うんです。
「そうはいっても、1人じゃ自信がない…」
という方向けに、
初心者向けのevernote活用ランチ会
でも企画してみようかな〜？
横浜駅or新横浜駅で平日昼間に企画したら、
来たい人いるかしら？
もしご希望のかたがいらしたら、
お気軽にご連絡くださいね。
検討してみますのでー。
ではでは
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