こんにちはー！
町田結衣子です！
直近、本業で
ちょっと残念なマニュアル資料に
遭遇してしまいまして…
自戒も込めてまとめておきます！
マニュアル資料
といえば、
実際の画面イメージに赤丸で囲ったり
言葉で説明を書き加えたりしながら
初めて作業する人でも
わかりやすいように、と作る資料ですよね。
複数人でお仕事をされていれば
どなたでも
引き継ぎ資料といった形などで
作成されることもあるかと思います。
ただ、
それを作る時…！
とにかく
画面イメージを
たくさん貼ったり
とにかく
補足説明を細かく書いたり
していませんか？？
本業で受け取ったマニュアルというのが
新しく切り替わったシステムの使い方を
まとめたものでした。
旅費経費の申請・精算システムです。
画面イメージや文字をたくさん使って
タクシー代、ICチャージ代、宿泊費、、
などなど
いろんな精算方法の説明が
記載されていましたが
なぜだかとてもわかりにくいという
印象を持ってしまって…
なんでだろう？と
マニュアルを眺めてたのですが
一つわかったのは
ぱっと見の情報量が多すぎたことです。
ページ横幅いっぱいに
画面イメージが貼ってあったり
所狭しと補足説明が書かれていて
結局どれが気をつけるべきポイントなのかが
見つけづらかったり…
まずは通常の流れを知りたいのに、
ページいっぱいの画面イメージの上に
イレギュラー処理の対応法
「○○をする場合は…」が所々に
散りばめられていたり。
番号が振られていても、
画面の説明なのか
手順の説明なのか
よくわからない。
そんな状態でした。
このような状態の資料を改善するとしたら
ポイントは大きく２つ。
口頭で説明する時の
話し方・順番を意識する！
マニュアル内の
構成の仕方です。
目の前にいる現場社員に、
「システムが変わりましたよー
今から画面を見せながら
使い方を教えますねー」
という状況だったら、
どんなことを意識しますか？
きっと、
・大きく変わったところはここです。
・事前準備でこの設定が必要です。
・申請〜承認までの流れはこうです。
・実際の画面を見てください。
画面の項目はこういう意味です。
・もしこんな場合が起きたら
こうしてください。
こんな風に、
大きな話(抽象的な話)から
小さな話(具体的な話)に
フォーカスしていくでしょう。
「話すのと違って、マニュアル資料を
各個人で読んでもらうから〜」
と言って
盛り込み方を変えてしまうと、
大事なことが伝わらなくなります。。
ページ数が
長くなってもいいので
各ページの目的を定める！
構成が定まったら
次はどう資料に落とし込むか。
・事前の承認者設定
・一連の基本的なフロー
・画面項目の説明
・こんなときは？(イレギュラー時の対応)
etc...
初めてシステムを使う人に対して
読んでもらうマニュアルなのに
これがひとまとまりに
なりすぎているのは
ちょっと横暴すぎるかなと😅
ページが長くなってもいいので、
プレゼン資料作成でよく言われる、
「1スライド1メッセージ」のように。
1ページ(1見出し)1メッセージ
です。
マニュアルも
チームでお仕事をされている場合
とってもとっても大事な資料です。
これがどれだけ整備されているかで
現場の仕事効率が変わると言っても
過言ではありません。。
有識者が情報を吐き出しただけ
な状態になっていないか？
初心者が理解できる構成か？
を気にしてみてください✨✨
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