オンライン会議で気を付けると良い5つのこと（その3）

たろーです。

今日はオンライン会議で気を付けると良いこと

「その３　発言は１度に１人」

について書きますね。

以下の５つについて書いています。

１．雑談からはじめよう

２．ルールを決めよう

３．発言は１度に１人

４．参加者は少な目に、アジェンダ（議題）にも工夫を

５．役割を決めよう

今日はその３回目。

本日の結論

• 発言は1度に1人
• イヤホン・マイクを使いましょう

はい、以上！

あったりまえやーん！

って突っ込みが入りそうなのですが...

皆さんの普段のミーティング

できてますか？

：

ほんとに？

ほーんとにぃ？

結構やっちゃいますよね

• 発言者を遮って話しちゃう　とか
• 質問したかったり、意見言いたいんだけど、大勢の前で聞くの恥ずかしいから、となりの人に小声で訊いてみるとか（ヒソヒソ）

これ、オンラインでやられると

超しんどい

ハウリングの原因になったり

微妙に音がずれてくるのでメインの人の話が途切れたり

：

良いことひとっつもありません。

ちょっと脱線しますが、

ハウリングの原因は、スピーカーで音を出してるのも

原因のひとつなので、イヤホンを使って参加するのが

おススメ

じゃぁどうする？

かんたんです。

• グラウンド・ルールに書いて、皆さんと合意する
• 同時に話し始める人がいたら、にっこり笑って「1度に1人ですよ♪」と伝える
• そもそも同時に話しできないように、オンライン会議ツールの「ミュート」機能を効果的に使う

グランド・ルールについては、前回のblog

に書いてあるので興味がある方は

どうぞ。

ZOOMとかのオンラインツールでは、

ホスト（ミーティングの主催者）が、「全員をミュート」に

したりできるので、こんなのを使うのも

良いですね。

話したいときは、以下をしなきゃいけないので

ちょっとぎこちなく感じるかもしれませんが、

すぐ慣れますよ。

1. 話したい事を意思表明する（手を挙げたり、ツールの機能を使ったり）
2. ミュートを解除する
3. 話す
4. 話終わったらミュートする

これに慣れてきて、普段のミーティングでも

『課長、今山田さんが話してるのでちょっと待ってください』

とか

『課長、今ちょっとミュートでお願いします』

とか

普通になると、ミーティングが

より効率的に進められますよね♪

今日はこれまで

おあとがよろしいようで

Have Fun！

オンライン会議で気を付けると良い5つのこと（その2）

たろーです。

今日はオンライン会議で気を付けると良いこと

「その２　ルールを決めよう」

について書きますね。

以下の５つについて書いています。

１．雑談からはじめよう

２．ルールを決めよう

３．発言は１度に１人

４．参加者は少な目に、アジェンダ（議題）にも工夫を

５．役割を決めよう

今日はその２回目。

家で会議をすると悩むこと

普段は、会議ってオフィスの会議スペースで

することが多いですよね。

これを家でやろうとすると、こんなことに

悩むのではないでしょうか？

• 書斎はないので...どこで会議しようか。リビング？和室？カフェにでも行く？

• そもそも、何着れば良いの？家ではジャージしか着てないんだけど...

• オンライン会議の為に化粧するの...めんどくさーい！
• 家事をしている家族がカメラの後ろをウロウロ...みんな気にならないかな？
• 赤ちゃんが泣きだした！ごめんね、みんな

他にもいっぱいあると思いますが

どうしたら良いと思いますか？

：

正解は

：

ないです（キッパリ）！

だって、そんなこと就業規則にも書いてないし...

人事の人も何も言ってなかったし...

だったどうする？

ルールをみんなで決めたら良いんですよ

• 参加者が快適で
• 結果的に、会議がスムーズに進行できる

ルールを是非決めてください。

これを、グラウンド・ルール

ということがあります。

はい、いつものWikipediaさんに

聞いてみましょう。

グランドルールとは会議、ミーティング、自助グループなどを行う際に設定することがあるルール。会議をスムーズに進行するため、ファシリテーターが会議前に設定する場合や、ある程度、大枠を決め、参加者の案も混ぜて、共に作っていく場合もある。

（出典：Wikipedia）

どうやって作る？

主催者の人がある程度ひな形を

作っても良いですし、オープンに

参加者の人に問いかけをしても

良いと思います。

「みんなが快適で、かつスムーズに

進行する為に、みんなに守ってほしいこと

を決めましょう！」

って。

例えば、上に書いたお悩みの例で言えば

以下のようなテーマがあがるのでは

ないでしょうか。

• 場所はどうする？家で参加するのが必要？家じゃなくても良い？
• ドレスコードはどうする？
• 家にいる家族は会議中どうしてたら良い？
• 子どもの声、気になる？

それぞれについて、

どうすれば、快適に会議に参加できるか

どうすれば、スムーズな進行ができるか

を話して、決めたらよいんです。

例えば、こんなグラウンド・ルールが

出来上がるかもしれません。

• 参加場所は自由（但し、守秘義務が守れる場所で）
• 普段着・スッピンOK（但しパジャマはNG）
• イヤホン着用で参加しよう
• 家族は普段通り生活してください（お気遣いなく）
• 子どもの乱入はウェルカム♪（皆で子育て！）

あるいは、こんなルールになるかも

• 自宅で、静かな場所で参加しよう
• 仕事だから、会社に行くのと同じ格好で
• 家族・お子さんはできる限り別室で

結構真逆ですねー。

唯一の正解はないですよ。

皆さんにとって、どうするのが一番良いですか？

ということだから。

ポイントはズバリ

みんなで決める事

課長とか社長とか、一部の人が決めたことを

守らせるのではなく、

皆で考えて一番良いと思った事に決める。

自分で決めたことは守りますよね？

皆が自分の意見を言って、議論して、決める

というトレーニングにもなるし。

主催者（社長とか、部長とか）の立場だと、
（ひょっとすると、普段やってない）

皆の多様な意見を聞く練習とか、

自分の意見と異なる決定をする、

ことの経験もできる。

つくったらどうする？

書き留めましょう。

毎回冒頭に、共有して確認すると

良いと思います。

あと、やってみて

「やっぱり、こうしたら良いのでは？」

ということがあれば

提案して、

皆で話して、

必要があれば変更する。

なんでグラウンド・ルールっていうの？

今度は英和辞典に頼ります。

ground rule

((米))《スポーツ》グラウンドルール（◇球場ごとに定められる規則）

グラウンド（球場）のルール（約束事）なんですね。

グラウンドにも様々な形がある。

野球のルールブックには書いてないけど、

「うちの球場で、こういう場合どうする？」

みたいなことは

グラウンド独自のルールとして

決まってるらしいです。

分かりやすい例は、ドーム球場

たまに、ありますよね

ドームの屋根にボールが挟まって落ちてこない...

これは、野球のルールブックにはどうすべきか

規定されていないらしいんです。

なので、球場独自のルール
（確か札幌ドームは２塁打とする）

みたいなものが必要になるわけです。

皆さん自身のグラウンド

皆さんが働きやすい

グラウンド・ルール

是非作ってみてくださいね。

今日はこれまで

おあとがよろしいようで

Have Fun！

オンライン会議で気を付けると良い5つのこと（その1）

たろーです。

今日はオンライン会議を行う際に

気を付けると良いことを

書きますね。

なぜオンライン会議は難しいか？

テレワーク、リモートワーク真っ盛りですね。

会議をオンラインでやることも日常的に

なってきているようです。

それと共に、

「難しい」「うまくいかない」

という声もチラホラ。

何故うまくいかないんでしょうね？

過去のブログにこんなことを書いてました。

１．そもそも会議は難しい

• みんな自己流でしょ？習った事ないよね
• でも暗黙的に「うちの会社（組織）のやり方」ってあるよね
• 長く培われてきた「うちのやり方（文化）」は変えるの難しいよね

２．環境やツールが変わると更に難しくなる

• 環境（テレワーク）や、ツール（ZOOMやらSkypeやら...）が変わっても、仕事の進め方はいつもどおりしようとするよね
• でも、環境・ツールの違いによって、うまくいかない事も多いよね
• 普段の仕事の進め方の欠点は、環境やツールが変わると増幅されることが多い

会議だけでなく、テレワークにおける

仕事の進め方、もっというと

今まであたりまえと思ってやっていた

仕事の進め方を

：

これで良いの？

もっと良いやり方ないの？

って

考える良いキッカケなんじゃないかなー

と思ってます。

じゃぁ、どうすれば良いのさ？

ポイントを5つに絞りました。

順番に説明しますね。

１．雑談から始めよう

慣れない自宅での仕事...

環境もまだ十分整ってないし、

オンライン会議！？

そもそも使い方も分かってないよ！！

って人もいるかもしれません。

そんな中で、いつもと同じペースで

全力で会議しようとしても

：

うまくいかないっすよね💦

こんな感じで進めてみては？

• 会議のホストは、早めに会議室をオープン
• 必要ならツールの使い方を丁寧めに説明
• 全員揃ったからといって、いきなり議題に入らずに雑談を振ってみる
  • 自宅での仕事、どうですか？
  • 何か困ってることありませんか？
  • 逆に、自宅作業で良かった！ということは？　等
• これは、（オンライン会議で）「話す練習」でもあるので、全員にお話し頂く
• 全員十分に話終わったら、議題へ

慣れない環境で、話す事に慣れると共に

「皆が思った事を話す・聴く」という関係性が

出来上がるので、

その後の議事も比較的スムーズに進むはず！

もっと言うなら、

最初のオンライン会議は、

「雑談だけ」

でも良いと思いますよ。

チームで最初のオンライン会議.

：

こんなこと起こりますよ、きっと。

• 声が聞こえない！「おーい、こっちの声聞こえてますか？」　
• パソコンの資料、みんなで見たいんだけど...どうしたら良いの？
• 山田さんの画面固まってる...聞こえてる？生きてる？
• あら、お子さん？かわいいねー♪なんちゃいでちゅか～？

その度に進行が止まり、

会議の進行役は

オロオロ、イライラ

結局何も決まらなかった

：

ってなるくらいだったら、

「今日はオンライン会議に慣れよう！」

「議論はなし、雑談のみの60分！」

みたいなのを

１回やってみると良いですよ。

こないだやってみました。

効果は折り紙付き！

みんながオンライン会議に慣れた後も

雑談タイム、意識して取り入れると良いです。

何かテーマを提示しても良いし、

• 昼飯、何食べた？
• 週末、どうしてた？
• おススメの映画（漫画...）なんかなーい？　等々

画面越しに、見えたこと・気づいたことを

自由に話すのもあり。

• 課長の普段着、イケてます（or イケてません）ね！
• 普段、眼鏡なんですね
• 後ろの本棚の本...なんですか？　等々

結構盛り上がりますよ♪

ポイントは、

• 「今は雑談タイム」と宣言すること
• 全員が話す事

会議冒頭の5分とかで良いので

是非やってみてください！

いろんな効果がありますよー♪

今日はここまでにしますが、

あと4つ、先に書いておきますね。

２．ルールを決めよう

３．発言は１度に１人

４．参加者は少な目に、アジェンダ（議題）にも工夫を

５．役割を決めよう

それぞれ、またブログで

書いていこうと思います。

今日はここまで

おあとがよろしいようで

Have Fun！