「SharePointを学ぼう」の読出動画っ y(^-^;)m

この「ymfield365」のブログ、誰も閲覧していないだろうと思っていたら、今週末は10名位の方が閲覧して頂いており、ビックリですっ

タイトルの「M365-SharePoint・・・」が良かったのか？は疑問ですが、

ありがとうございますっ。y(_ _;)m

Bingで「SharePointを学ぼう」を検索してみた処、「YouTube」にアップした読出動画がひっかりましたっ。
※「YouTube」はSEO対策がすごいですねっ！

という事で、早速、「YouTube」を観て頂いた回数を確認した処、以外と閲覧(ちょい見)している方がいてビックリでしたっ。笑;)
※読出動画を期間限定の公開でアップですが、面白くもない教材がらみですが反響確認です。
※女性の声版:2/19～4/15(4/24より非公開)、男性の声版:4/16～2/23(4/24より限定公開)

第1位 閲覧回数:158回↓ SharePointを学ぼう_02.SPO概要とサイト構築作業
第2位閲覧回数: 35回→ SharePointを学ぼう_03.テンプレートの概要と活用
第3位閲覧回数: 34回→ SSharePointを学ぼう_07.ドキュメントライブラリ操作編
第4位閲覧回数: 28回→ SharePointを学ぼう_01.公開情報等の紹介
第5位 閲覧回数: 26回↑ SharePointを学ぼう_08.Power Plat Form

この１週間は、「08.Power Plat Form」の閲覧者が急激に増えてました。
やはり、キーワード的に、「今でしょうっ！」なのかもっ
　

　

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①インタネット上で公開されている情報は？
　⇒ SharePointを学ぼう_01.公開情報等の紹介
　★閲覧回数合計28回 (2/19:20回、4/16:8回)
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②SharePointで何ができるの？
　⇒ SharePointを学ぼう_02.SPO概要とサイト構築作業
　★閲覧回数合計158回 (2/19:152回、4/16:4回)
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③どんなテンプレートを準備している？SP標準との違いは？
　⇒ SharePointを学ぼう_03.テンプレートの概要と活用
　★閲覧回数合計35回 (2/19:25回、4/16:10回)
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④テンプレートの作成方法(展開/カスタマイズ/設定など)は？
　⇒ SharePointを学ぼう_04.テンプレート作成手順
　★閲覧回数合計23回 (2/19:14回、4/16:9回)
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⓹テンプレートを使って展開したサイト事例のイメージは？
　⇒ SharePointを学ぼう_05.テンプレート展開事例集
　★閲覧回数合計13回 (2/19:8回、4/16:5回)
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⑥展開したテンプレート(サイト・コンテンツ)の操作方法は?
　⇒ SharePointを学ぼう_06.テンプレート操作編
　★閲覧回数合計10回 (2/19:4回、4/16:6回)
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⑦ファイルサーバーの代替えで使用するライブラリの使い方？
　⇒ SharePointを学ぼう_07.ドキュメントライブラリ操作編
　★閲覧回数合計34回 (2/19:24回、4/16:10回)
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⓼最近話題のPowerシリーズとは？活用事例は?
　⇒ SharePointを学ぼう_08.Power Plat Form
　★閲覧回数合計26回 (2/19:7回、4/16:19回)
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⓽SP標準で提供される代替えとなるカスタマイズ可能なサイトは？
　⇒ SharePointを学ぼう_09.事例_作業依頼サイト(自動メール配信付)
　★閲覧回数　(2/19:1回)
　⇒ SharePointを学ぼう_10.事例_ヘルプデスクサイト(自動メール配信/公開承認WF付)
　★閲覧回数　(2/19:3回)
　⇒ SharePointを学ぼう_11.事例_アンケートサイト(自動メール配信/アクセス権限付与付)
　★閲覧回数　(2/19:10回)
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⑫SharePointの標準設定でできないカスタマイズは？
　⇒ SharePointを学ぼう_12.Onlineカスタマイズ編 (01～25)
　★閲覧回数　(2/19:10回)
　⇒ SharePointを学ぼう_13.Onlineカスタマイズ編 (26～50)
　★閲覧回数　(2/19:8回)
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なっはっは！ y(^-^;)m

「M365 - SharePoint Onlie」要望がありそうなサイト y(^-^;)m

前回の投稿の続きで、コマーシャルになってしまいますが．．．

ここ2年間のコロナ禍で、 As is(現在の姿)とTo be(あるべき姿)を比較して、Action(解決手段) を考えると、
・全従業員が事務所にて作業(業務)を行う事による感染リスクの回避
・従業員が1人でも感染すれば、周りの方は接触者という事で、その部署は2週間の自宅待機(実質的な業務停止)
を強いられる事の回避対策としての「働き方」の見直し、組織内で使うデータはクラウドに移行などの検討が盛んに行われているようです。

そのクラウドの代表格は、マイクロソフト社の「Microsoft365」ですが、世の中に出回っているマイクレーションツールを活用すれば、「SharePoint Online」へデータ移行は比較的容易なのかと推測します。

但し、この後の課題項目の検討は、以外と後回しになっているようです。

・運用開始時の組織内知見向上のためのユーザー教育
　⇒サイト管理者向け、一般ユーザー向け教育
　⇒教育完了やイベント開催後など有益な情報の取得

・ユーザー要望がありそうなサイトの構築
　⇒問合せ窓口などの開設、部門内などでQA対応
　⇒要望作業の依頼窓口の開設
　⇒フォーラム(電子会議)

このような課題の取急ぎの暫定対策として、以下のサイトを準備展開し、ユーザー要望に合わせて、チューニングしユーザー独自版にしていく方法も有りなのかと思います。

・ナレッジ「e-ラーニング」サイトの構築
・アンケートサイトの構築
・ヘルプデスクの構築
・作業依頼サイトの構築

当然、運用開始時には、必要と思われる機能なので、短期構築で可能な限り費用を掛けない事が前提なので、汎用でカスタマイズ可能なテンプレートを活用してサイト展開し、必要なファイルやデータを投入していく作業が必要です。

この作業は、既に実績があり、テンプレートを所有している「SP SME」(SharePoint内容領域専門家)いる処へ依頼すれば、不要な仕様検討も省略でき、その結果として短期間で初回の汎用サイトの構築展開は可能です。

「SharePointOnlineを学ぼうっ！」シリーズは、まさに、この４つの点とカスタマイズに着目して資料を纏めており、上記サイトの要望は短期間で対応可能な準備ができている旨のご紹介も兼ねた物になっています。

ご用命の折は、作業依頼受付窓口(会社)をご紹介させて頂きますっ。
問合せは以下のメールにてお受けしていますっ。
makino@o365ymf.onmicrosoft.com

ではっ！ではっ！ y(^-^;)m

M365-SharePoint　の e-ラーニングサイト y(^-^;)m

このブログサイトで、以前より纏めてきた内容を当たり前のように投稿していて思う事なんですが、「Microsoft365 - SharePoint Online」は世界中の既に数億人の方々が使用しており、その殆どの方々が組織(企業)の日常業務で活用しているクラウドだと推測していますっ。

しかしながら、最近、時あるごとに耳する内容は、その企業に「Microsoft365 - SharePoint Online」に関するナレッジサイトはあるのだろうかと思う事ばかりですっ。

このブログで投稿している内容も、そのような方々への有用な情報になればと記してはいるのですが．．．

「Microsoft365」は、オンライン申込み後、約10分後には利用可能なクラウドサービスで、
既に世界中で数億人の方々が使われているようです。

テレワーキング(在宅勤務)が85%の米国では、「働き方改革」のツールとしていち早く活用され、今や全世界のコロナ禍での働き方にマッチしたツールでもあり、マイクロソフト社製品を総て、含有したサービスとして、２年前頃に、「Office365」から「Microsoft365」という命名に変更されましたっ。

しかしながら、「Excel」「Word」「PowerPoint」などの「Officeシリーズ」とは異なり、ほぼ何でもできる膨大な機能を有した情報基盤(フレームワーク)であるため、最低限、その機能の概要の理解と習得(ナレッジ)は、業務に活用していく方々には必要と推測されるため、そのラーニングは必須要件を考えます。

最近やっと、法人(企業)でもその重要性を認知されつつあり、組織内に向けた「SharePointとMicrosoft365」ナレッジとして、「e-ラーニング」サイトの構築 などを検討される処が増えつつあるようですが。

今回、準備・提供させて頂く「SharePoint Onlineを学ぼうっ！」シリーズの情報は、想定される質問の切り口から作成した資料「ナレッジベースの視点」で作成しており、業務に活用できる
ように事例も取り入れた視点「ナレッジマネジメント」も考慮し、マイクロソフトの最新情報も取り入れた生きた資料となっています。

情報の提供方法も、「SharePoint」ライクに、ドキュメント、Wikiページ、読上動画で、使い方や用途に合わせて活用できる内容を準備していますっ。

しかしながら、組織内の情報システム部門の管理者様など向けのテクニカルトレーニング用教材に纏めているため、業務に活用していくだけの一般ユーザーの方々には、習得不要な資料もあるため、読み飛ばして活用して頂く事が、理解の早道になると想定しています。

「SharePoint Onlineを学ぼうっ！」の動画は、約10～20分以内に分割してあり、時間の限られた方も空いた隙間時間で学習が可能なように、前編(初級編):8セッション、後編(中級編):8セッションの計16セッション構成で、短期間で SharePoint Online を理解できるように考慮されています。

当初は、今後、社会で活躍されていく学生さんや社会人成りたての方々向けに纏めた資料でしたが、最近、「Microsoft365」のオンライン申込を行い、テナントを所持されている組織の方々が「さて、これから何をすればよいのか？」と困惑している事を耳もにするようになったので、その糸口を見つける施策となる「SharePointとMicrosoft365(ナレッジ)の e-ラーニングサイトの構築」を検討されては如何ですかのご紹介(ご提案)を思いついた次第です。

教材は既に汎用の有り物を活用し、組織用に資料の左上のロゴを変更や要望を取り入れた内容でリフレッシュしてご提供させて頂く事を想定しています。

簡単なサイトのイメージは、以下の通りですが、このサイトもテンプレート化して提供していく予定ですっ。

細かな内容の問合せは以下のメールにてお受けしていますっ。
makino@o365ymf.onmicrosoft.com

組織で活用したいと考えている方々へも「C to C」での対応が

可能な会社をご紹介させて頂きますので、宜しくお願いしますっ

コマーシャルになってしまいましたが．．．

ではっ！ではっ！ y(^-^;)m

SharePointの活用で思うことっ！

このブログを開設し、投稿を始めてから１カ月余ですが、近年、自分がテクニカルトレーニングや勉強会をユーザー向けにやってきた事を、「M365」を導入を考えている方、導入直後の方向けへの内容で
ないのではという気がして、一休みし、その事を考えてみましたっ。

コロナが蔓延している時期なので、社員の健康第一に働き方を改善する事が急務となっていると思います。
３蜜をさけるため、事務所に集合して仕事を行う事はさけ、低コストでクラウドを導入を考えている、または、既に導入済というトップの方が選んでいるのは、日頃、業務で使用しているOfficeと親和性がよい、運用コストも１人当たり千円ちょっと導入できるマイクロソフトの「M365」かと推測します。

今迄、企業が問題と取り上げているメールの誤送信による事故の原因は、以下の掲げるような働き方を変えていないからだと思います。

●周知・通達・案内、会議案内や日程の調整、期限付き報告の依頼　などは

　上長などから作業メンバーの方へ「OutLook」にてメール配信
●メンバーとのミーティングは「OutLook」を使って会議室を予約、ミーティングは会議室に集合して実施
●所外とのミーティングは、日程調整と「OutLook」を使って会議室の予約、

　ミーティング前後は交通機関を使って移動
●作業進捗、完了報告、出張申請、旅費清算　など　作業メンバーから上長へ

　「OutLook」にてメール送信または資料提出
●作成資料の管理格納は、古い資料の保持を考え、ファイル名に日時を付与し、

　ファイルサーバーへアップロード
など、すぐに思い付きを列挙しても、３蜜の危険な環境、メールのやり取りの多さ、無駄な時間と交通費と労力が脳裏に浮かんできます。

この改善は比較的簡単で、在宅勤務(テレワーク)を考慮され提供されている「M365」の
「SharePoint」でポータルサイトを作成し、部・課・チーム内のやり取りは「Terms」を活用する事かと。

事前準備作業の流れは、
①テナントを取得(5分で完了)
②管理サイトコレクション(1分)を作成し、共通部品を展開(1～2時間)
③ポータルサイトはテンプレートを使って作成(1分)
④働き方改善で使うプロジェクト管理などのリストやファイルサーバー移行用サブサイトも

　テンプレートを使って作成
で完了なので、経費(人件費や部品代)はごく僅かの支出で済むのかとっ！

働き方の改善項目は、
●メンバーに対して、「OutLook」に「予定表」「リスト」「キュメントライブラリ」に通知の実装設定を依頼
●「周知・通達・案内」は「お知らせ」を活用
●会議案内(日時含む)は「予定表」(OWA:ポータルサイトの予定表)へ投稿
●期限付き報告の依頼告知は、「お知らせ」へ投稿し、と「予定表」の重ね合わせ表示を活用
●メンバーとのミーティングは、「OutLook」(OWA)を使って会議室を予約、ミーティングはTeamsで実施
●所外とのミーティングは、「OutLook」(OWA)を使って日程調整と会議室の予約、

　ミーティングはTeamsで実施
●プロジェクト管理、作業進捗、完了報告、出張申請、旅費清算は管理する
　リストやライブラリへ投稿し、投稿時のメール配信自動設定で上長へ報告へ
などがすぐに思いつきます。

また、業務で使用しているOfficeドキュメントが大半を占めファイルサーバーで管理しているのが一般的ですが、各部署毎、部門別毎、チーム毎に管理し、膨大な資料を文書名に日付など付加して世代管理しているのが実態かと推測します。

古い資料も世代管理がされてないため削除できないで容量拡大だけ行う、使用するユーザーの入替えごとに発生するメンテナンスやファイルサーバーの管理コストを考えると、これらの資料を総て「SharePoint」に移行すれば、ファイルサーバーは不要になるので管理者の人件費とサーバー維持費が削減できます。

資料を保存する側も日付など付加して世代管理する作業は不要なので、楽になるのかと思います。

働き方を変えて、仕事ができる環境を低コストで用意しないとと考えているTOPの方は、何故、すぐ導入しないのか、また、導入するために高額な費用を払って構築を依頼するのか、導入後の機能拡張や運用管理費に高額な費用を払うのか、会社運営の利益があり、ITに投資する予算も豊富にあるのかなどはよく解りません。

そう！そうっ！

逆の立場のサイト構築を依頼された側のサイト構築手法で思った事は、サイト構築される方は「SharePoint Online」の構造を本当に掌握しているのかな？が伝わってくる事があります。

「SharePoint Online」は、マイクロソフト社製品の Webアプリケーションで、コア部以外は
CSSとJavaScript部品とサイト、リストやWebパーツのテンプレートが標準提供されています。

※情報共有ワークスペース、プラットフォーム。フレームワークの提供？

しかしながら、提供されるテンプレートは、素材となる物なので、
提供テンプレートに合わせて(合わせない開発者もいます)ユーザー側で用途に合わせ、
●サイト列やサイトコンテンツタイプを流用や作成
●列やビューの追加してコンテンツを作成
●サイトはそのコンテンツを展開して作成
●Webパーツのスぺニットに定義するスクリプトは、用途や機能に合わせ多種を準備
●Webパーツにスクリプトを設定して、サイトを構築
が現状かと思います。

この作業は、時間とコストも結構必要なので、作業依頼側(ユーザー)は高いコストを支払い、サイト構築をお願いしているのかと思います。

作業請負側もコストに合わせ、毎回同じで不要を思われる作業をして時間を浪費しているのかと思います。

「As is(現在の姿)」と「To be(あるべき姿)」を比較して「Action(解決手段)」を明確にして、安いコストで共通部品を入手し、短期間で新たな働き方の環境を準備する事が最良なのかと私は思いますっ！

それを判断するためには、「SharePoint Online」とはどんな物を短時間で解る「SharePointを学ぼうっ！シリーズ」をお勧めしますっ！一つ前の投稿を一読してくださいっ！

無意味なIT管理コストは撲滅し、会社の利益UPと従業員の年俸UPを実現しましょうっ！

ではっ！y(^-^;)m