こんにちわ。
タイムマネジメント・・・セルフマネジメントの中でも特に必須のビジネスリテラシーですね。でもこれが出来ずに、次々と仕事に追われて皿回し状態・・・あげくの果てに皿が落ちて割れまくっちゃう。。こんなださい状態にならずに、スマートに、どうせ働くなら気持ちよく働きたいものですよね。
ハゥツー本が山ほどあふれていますが、私はタイムマネジメントの肝は以下の２つだと思っています。
①自分の感情の中に「やりたい仕事」と「やりたくない仕事」があることを理解し、やりたくない仕事の優先度をあげる
→やりたくない仕事とは、なんかこの仕事難しいんだよなぁ、とか○○にコンタクトするのめんどくさいなぁ、とか、苦手だなぁ、、今じゃなくてもいっか といって後回しにしてしまうが、とても重要な仕事のことです。
②自分でコントロール出来る時間とコントロール出来ない時間があることを理解して立ち回る
→上司のスケジュール、顧客のスケジュール・・・山ほどありますよね。
特に②が大事ですね。折角引いたタイムラインが上司のスケジュールで二転三転。。。こんなこと当たり前に起こります。別に上司が悪いわけではありません。そういうことが起こると想定しておくこと、起こった際に柔軟に立ち回ることが肝要です。
自分でコントロール出来る時間をどう使うか、ここでホワイトカラー（死語ですが）の生産性が決まります。
与えられたリソースをどう使うか（自分がやる必要がない仕事は自分でやらず思い切って部下やチームに任せる。早く指示を出してリードタイムを取る）、自分で考える時間、整理する時間をどうとるか。これが出来ずに仕事が走り出してしまい、後から修正や火消しに無駄に時間がとられた・・・なんてことはやめましょう。
忙しくないひとなんていません。忙しい中で、どれだけ実務を離れてあるべき姿の検討に時間を使えるか、業務の全体像を俯瞰し、課題を解決する最も有効な打ち手を検討出来るか・・・目的は？タイムラインは？誰をどう巻き込む？ボトルネックになりそうなポイントは？どうやって上司を使う？ などなど。仕事が走り出す前のプランニングで仕事の成否の80%が決まります。もちろん、重要だからといって、スピード感を無視してはダメ。「質の高い仕事を、タイムリーに」出来て初めて感謝されます。
当たり前ですが、上司やクライアントに何度もフォローアップされるようでは、「ジ・エンド」です。私はフォローされるのが大嫌いな人間。。如何にフォローされずに前向きに気持ち良く働くかばかり考えて日々働いています（笑）それでも全くフォローされないなんてことは現実には出来っこない。。でもフォローは1回まで。２回フォローされたら、×（バツ）がついたと思いましょう。
最後に余談ですが、上司に仕事を頼まれた際の立ち回り。
良く言われることですが、上司は上司の時間軸で働いています。「ちょっと○○さん」と呼ばれて頼まれた際、納期を言われなかったら「これ、いつまでに必要ですか？」とか常識として納期は必ず確認しますよね。
上司は任せた仕事が気になるものです。しかもどの仕事も「スピード」を重視したい。「これ、いつまでに必要ですか？」なんて言われたら「出来るだけ早く。逆にいつまでに出来るの？」としか言いようがないでしょう。下手をすると「こいつセンスがないなぁ」なんてことになりかねません。
例えば、明日の午後のミーティングの資料作成を依頼されたとします。その時点で上司に「いつまでに提出すればいいですか？」とは聞きません。
私はこういう時、「これ、どれ位クリティカル（重要）ですか？」と聞きます。重要なこと、上司が一刻も早く欲しいことは部下として理解していることが暗に伝わります。その中で、上司が抱えているアジェンダにおける位置付け（プライオリティ）を問います。若しくは、「これは重要そうな案件ですね。事前に２回位レビューが必要そうですね・・・」とジャブを入れます。
「うーん。。。今抱えている案件の中で一番重要なミーティングなんだよなぁ。そうだね、事前にやったほうがいいね」なんて答えが帰ってきます。そこで、「では本日夕方に一度ミーティングを入れさせてもらって、再修正して明日朝のミーティングで最終化ということでどうでしょう？」と提案します。すると上司もプライオリティを再確認して色々算段を始めます。大抵はVPクラスなんて予定がぎっしり。でも彼らも自分でタイムマネジメントをしています。「そうだね、５時～のミーティングはリスケ出来そうだなぁ」と上司。こちらも予定を確認します。ただ、こっちも暇じゃないので予定がぎっしり・・・当然上司を優先し、自分の予定をやりくりします。リスケ出来るか・・・他に対応出来るひとはいるか・・・HRで明らかに気をつけるべきなのは「採用面談」と「肩たたき系面談」位です。外部顧客と訴訟リスクには気をつけます。。後は上司からの資料の重要度と難易度次第。場合により、夜資料をメール入れとくんで見てくれますか？なんて最後の手段も有り得ますね・・・
更に、「confidentiality(親展度)」を確認します。「この資料作成について、誰にシェアしてもよいですか？特に気をつけることはありますか？」と聞きます。そうすると「これはあなただけでやって」とか、「任せる」とかきます。
経験上、よほどの案件でない限り「任せる」が来ます。上司は、たまたま私に任せましたが、その過程は問うてない。彼らに重要なのはあくまでアウトプット。誰をどう使おうがそれは部下の裁量です。「任せる」が来た瞬間、仕事の役割分担を考え始めます。
このちょっとした言い回しの違いで、「自分でコントロール出来る時間」を少しでも確保出来ます。また、前回のブログでも書いた通り、全ての上司が目的・納期・留意点など完璧な指示を部下に出せる訳ではないでしょう。自分から納期を上司とすり合わせることで、些細なことではありますが、上司から「こいつは使えるやつだ」と高評価にもつながります。
ご参考まで
Yassy