こんばんは。
組織体質、改善請負人
Life Art Project代表の柳瀬幸恵です。
部下や相談相手の活動がうまくいくよう、
サポートしたい、と思っていても、
相手に迷惑がられてしまうことがあります。
だれでも、うまくいかないことは、報告したくないですし、
うまくできない姿は見られたくないからです。
ですが、敏腕マネージャーはある工夫をしているので、
勝手に相手から相談がきます。
ここでは、その方法についてご紹介したいと思います。
先日から「相手が確実に変化する導き方」として
７つのポイントに分けて解説しています。
今回は、
【７】進み具合を確認する
についてです。
面談や雑談の中で、どんなことに取り組んでいくのかが明確になった！
のに…
数日後、１週間後、１ヶ月後…
と、時間が経っても
相手の変化が感じられない…
というようなことはよくあります。
■ 相手のためにも確認をすること
面談後の進捗状況について、確認をし、必要であれば軌道修正をする必要があるのですが、
確認をすることに対して懸念するひとはよくいます。
相手に「しくこく感じられないか」とか
「チェックマンのように思われないか」とか
相手にどうみられるかを気にして
確認をできないままでいる新人マネージャーさんがとても多いです。
お互いのために確認しない方がいいのでは…
あれだけ話したのだから、相手から相談がくるだろう…
と、しばらく放置した結果、
何も進展がなかったということになりかねません。
実は、相手に変化をもたらすためには、
この確認の作業は、面談と同じくらい大事です。
確認をしないままでいることは、
あなたにとって、
相手のために使った時間が無駄になりますし、
相手に成果をだしてもらう役目が果たせなくなります。
相手にとっても、
改善できないままのもどかしい状況が続いたり、
丁寧に面談をしてもらったのに、やっぱり自分にはできないんだ、
と、自信喪失につながることすらあります。
お互いのために確認作業を必ずしていきましょう。
■ 確認をしつこく感じられない方法
とはいえ、
「あれできた？」
「その後どう？」
と、無造作にきくことになると、
相手にとっては「信頼されていない」
「やろうと思っているのに過小評価されている？」と、
信頼関係を崩すことも考えられます。
そんな風にならないためには、事前に
（１）どれくらいのタイミングで
（２）何を
確認するかを合意をとることが大事です。
事前に相手が順調に進んでいくために
進捗をすることを握り合っていれば、
確認作業は約束を守っている、応援しているという認識になります。
わたし自身も、店舗のスタッフさんに日々確認する際に、
握り合う前は、こちらのタイミングで連絡をしていたので
「時間ないので、短い時間でお願いできますか？」とか
「やってますよ（詳細の説明無し）」
というような返答をもらっていたのですが、
事前に確認することを握り合った後は、
相手のために時間をとっているということが伝わっているので
「忙しい中ありがとうございます！…実は…」
「ありがとうございます！１つ目は昨日やってみてうまくいきました！２つ目なんですけど…」
と、相手が勝手に相談してくれるようになりました。
事前に握り合う方法については、こちらの記事の…
※「■ 確認することの約束をしよう」の項目をチェックしてみてください
■ どうやって確認するの？
事前の握り合いができていれば、確認はとても簡単です！
（１）決めたタイミングで確認する
「毎月のミーティングで確認しよう！」とか
「日報で報告するようにしよう！」とか
タイミングを決めておいた場合は、そのタイミングで確認しましょう。
（２）ふとしたタイミングで確認する
決めたタイミングが特にない場合でも、
ちょっとしたタイミングで確認して問題ありません。
例）「この前決めた●●、その後どう？^^」
と気軽に聞いてあげてください。
時間をとらなくちゃ…と思わなくても、
数分の間の確認でも問題ありません。
もし、「問題があるんです」ということだったら、
例）「そうしたら、30分くらい時間取ろうか！明日の14時〜はどう？」
と、しっかり話せる状況をつくればいいのです。
特にタイミングを決めていない場合でも、
あなたの方では「１週間に１回は確認しよう」
「全社会議のあとに確認しよう」
とおおよその目安を決めておきましょう。
目安のタイミングを決めておけば、
すっかり確認を忘れてしまったということがなくなります。
■ 思ったとおりに進んでいないときにはどうする？
確認をしてみたところ、
「思ったように進んでなくて…」
「やってみたんですけど…ダメでした…」
と、うまくいかなかった報告をきく場合ももちろんあると思います。
その場合、
（１）トライしたことをほめる
まず、挑戦したこと、実際に意識して取り組んでみたことを褒めてあげてください。
例）「あ、早速やってみたんだね！
今までやっていなかったことにトライしていることが大きな前進だよ！がんばったね！」
などとねぎらってあげてください。
（２）ダメだったことの認識を変える
相手は、「うまく行かなかった＝失敗した。自分はダメだ」と、
意味を付けてしまうことがよくあります。
ですが、今回実際に動いてみたことによって、
もうダメだ…ということは一切ありません。
新しい課題を発見できたというだけなんです。
今度はそれをクリアすればいいだけですし、
動いてみなければその課題はわからなかったはずです。
相手にもそれを伝えてあげてください。
例）「今回チャレンジしてみたからうまくいかないケースがわかったわけだよね！
今回それで分かった課題をまたクリアすればいいだけだから、ちゃんと前進してる証拠だよ！
どうやってクリアするか作戦会議しようね。」
このようにフォローをすることによって、
相手はだんだんと失敗を恐れず挑戦していくようになります。
（３）何がうまく行かなかったのか、ハードルを確認する
そのうえで、落ち着いて話せる状況をセッティングしたら、
ハードルを確認していきましょう。
ハードルを明確にしていく方法については、
前述している下の記事と同じプロセスを踏むだけです。
■ 取り組めていない場合どうする？
予定していたタイミングが過ぎたにも関わらず、
実行できていない場合もあると思います。
その場合は
（１）意識していたことをほめる
前項同様、まずはこんな風にねぎらってあげてください。
例）「ちなみに、これやろう！っていうのは思ってたの？
まずはちゃんと意識していたんだね！それだけでも一歩前進してる証拠だよ！」
なぜなら、相手はできなかったことに後ろめたさを感じている可能性があるからです。
意識していてもできなかった場合は、
実行できないハードルが本人にある可能性があります。
ここでも、実行しようという段階でひとつ課題が見えてきた！
ということでしかないので、そのハードルはなんなのか？
どうやればうまくいくのか？を改めて一緒に考えていきます。
（２）何がうまく行かなかったのか、ハードルを確認する
こちらも前述と同様に、課題の深掘りのステップを
踏んでいきましょう。
課題の把握方法についてはこちらもこの記事を参照ください。
■ 正しく向き合えば必ず前にすすめる
このように、その後の状況において、
思いどおりに進んでいなくても焦る必要はありません。
現状を正しくとらえて、
課題解決をしていけばいいだけなんです。
ぜひ、相手を導くあなた自身が落ち着いて
ひとつひとつ相手を導いてあげてください。
今までのヒントが
あなたと、あなたの周りの方のお役に立てば幸いです。
実践をしていく中でご不明点やわからないことがあれば
ぜひコメントやメッセージいただければと思います。
お答えします！
ぜひ、それ以前の記事も見直してみてください^^
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