らこんにちは。
「ＩＴコンシェルジュ」こと、
ＵＴソリューションズ 吉川です。
今は、コンピュータウィルスがはびこり、セキュリティソフトを導入したり、
UTMというセキュリティ危機を導入している企業も多いと思います。
それと、ほとんどのウィルスは、メールにくっついてやってくることも
多くの方はわかってますね。
しかし、盲点を突かれることもあります。
それは何か・・・？
何かしらのメルマガを登録していますよね。
１つや２つは最低登録してるかと思います。
なかには１０ケ、２０ケ、いやもっと登録しているひともいます。
実は、私もその一人です。
先日数えたら、ゆうに５０を超えるメルマガを登録していました。
朝出社すると、すでに３０件。そこから取捨選択して不要な情報は削除。
で、１０時～１１時過ぎにはまた２０～３０件受信しています。
当然これも削除するメルマガもあります。
取引先から来たメール、その他ステークホルダーからのメールも
数多くありますが、メルマガのなかに紛れこんでいるわけです。
通常は時系列順に受信フォルダにありますから。
しかし、実はこうした大量のメールがあると、
意識は散漫になりがちです。
・あ、○○会社からのメールだ。
・名前がよく知ってる取引先の人と似ている。
・Apple、Amazon、楽天、ヤマト運輸、取引銀行
・・・そうしたところからもよく来ます。
配達途中です。 置き配完了しました。
お買い上げありがとうございました。
年末年始のご案内というタイトルなんかもあります。
件名にアップルのロゴがあれば、
そうだ、LINEでスタンプかったから来たのかな。
何気なくメールを開いてしまうことは十分あり得ます。
さらに、意識が散漫になっていれば、添付ファイルを開いてしまうかも。
または、そこにあるＵＲＬをクリックしてしまうかも。
このように、“ついうっかり”
はいつでもやりかねないですね。
皆さんはいかがですか？
そこで、その対策の１つとして、
社内の人、ＩＴ系、得意先名、仕入先名、地元・・・・
と受信フォルダに区分けフォルダを作ります。
左上の「ファイル」 → 右の方に「仕分けルールと通知」
というところをクリックします。
→ 「仕分けルールと通知」ボックス → 「新しい仕分けルール」
→ 特定の人から受信したメッセージ～ → 下に名前/パブリック グループ
→アドレス画面
・・・ここで区分けしたい人のメールを選択
→ どこのフルダに入れたいか、そのフォルダを指定
これで設定は終わりです。
すると、該当の人のメールが指定フォルダに入る設定ができます。
ちょっと面倒でも、これをやっておくと、受信した時点で
膨大なメールの山から重要なメールを見落としたり、
うっかり詐欺メールをクリックしてしまうことから
相当防げます。
わたしはこの自動メール仕分けの方法で、かなり業務時間も短縮できています。
ご参考になれば幸いです。
今日も最後までお読みいただきまして
ありがとうございました。