お客様との打ち合わせが時間通りに終わらないんですがー？

最近は、マメにブログを更新しようかなと思っている次第ですが、なかなかブログに書く有益な最新の情報を集めている時間がとれません。

そういうことなので難しく考えず、思ったことから実践ということで、今回はタイトルのとおり

お客様との打ち合わせがいつも時間通りに終わらないという悩み　　そんなときどうする？

ということについて考えてみようと思います。

最後まで読んでみると「そんなこと当然ですよね」と思っているヒトもいるかも、しれませんがここは経営者だけではなく、一般のオフィスワーカーさん向けだったりしますのでご勘弁を。

まず、時間については有限であることは周知のとおりです。

そして打ち合わせの相手も時間をとっているわけですので、お互いがまずは同じ目標意識をもって、限られた時間のなかで最大の成果をあげようと思っていればそれほど問題にはならないのです。もちろんこちらの時間の配分に問題があれば改善するのは自分なので次回以降気をつければいいだけです。

しかしながらこちらはそうは思っていても相手は時間があってゆったりとダラダラやりたい派かもしれません。意外とこういうヒト、普通の担当者には多いんですね。（私の経験から）

しかしながら、毎回時間オーバーでは問題です。もっと時間を長くとるのがいいのか、時間を短くするように努力するしかないのです。（そこそも〇時から〇時までとおしりの時間を決めていない打ち合わせ結構ないですか？？）

基本は短くすることが大事で、とにかくこちらのペースにもってくるしかないというのが私の意見。もちろん強引なのはまずい場合もありますが、相手を傷つけたり、怒らせたりしなければいいので、ある程度の行動がともないます。しかし何事も問題があれば、徐々にでも変えていかなければいけません。時代はチェンジです。

そういうときには、まず最初の打ち合わせの際に、今回の打ち合わせの目的を再確認し、「いつも時間オーバーしてしまって、〇〇さんの貴重な時間を奪ってしまい申し訳ないと思っています。今日は、私も次の予定が入っているので〇〇時には、ここを出ないといけないので」と宣誓しておくとよいでしょう。

これは例えば育児中で時短勤務の日が週に２,３回あるような場合の社内での調整も同じでしょう。自らが、「今日は４時にあがりだから、相談あったら早めにね」といっているうちに、そのうち周りもあの上司は毎週月曜と水曜日は早く帰る日だから早くやらないといけないなと条件反射することになるのです。

話はそれましたが、相手の貴重な時間を延長しては悪いという申し訳なさを主張しながら、ほんとうは自分の都合で予定通り終わりたい願望をうまくぼかしながら主張するとでもいうのでしょうか。

さらにメールをうまく使うなら、訪問１日前に訪問日時のリマインダーを打つとともに、打ち合わせ内容の確認もさらっと記載しておき、頭に終わりの時間を事前に刷り込んでおくのもありでしょう。

どうしても脇道にそれたがる相手もいますが、そこをうまく軌道修正するヒトこそ、できるヒトなのだとおもいますし、仕事術のなかでも大事な部分だと思います。

こういうことよくあると思いますけど皆さんはいかがでしょうか？

そんなわけで、昨日も早速、最後に雑談が多くなってしまい、予定滞在時間を２０分もオーバーしてしまった経験からです。まあ今回は、相手の社長がちょうど暇で話し相手がほしかっただけ、日頃は忙しくて余計な時間などまったくとってくれないヒトなのでちょうどいいのかも。

バランスはとにかく大事ということで、初回の「仕事術」のブログを終わりますねーー。