こんにちは、なつみとです。Webライター兼ウェブライティング講師をしています。
今日のテーマは「メールの返信をためない方法」。
メールの返信って、貯めると面倒くさいですよね。
即レスをしようとすると、その時している作業をいちいち中断しないといけなくって、中断してメール返信して、また元の作業に戻ろうにも、集中力が切れちゃったり。
「どこまでやったっけ」となって、かえって仕事の効率が下がるっていう問題があると思います。
私自身がどうしているかというと、私は多分、即レスタイプです。
自分ではそんな即レスと思ってないんですけど、どうも返事が早いので、たびたび相手を驚かせています。
とはいえ、執筆作業とかに集中している時は、別にメールは見てないですし、24時間いつでも即レスしてるわけではないです。
ここで大事なのが、その即レス否定派の人が考える即レスって、起きてる間ずっとメールの通知を気にして、メールの通知が来たらすぐ読んですぐ返すみたいな、そういうイメージを持ってるんじゃないかなと思うんですよね。
違います。それはさすがに生活できんでしょ。
普通に、執筆作業もあるし、私はWebライティングを教えるレッスンが毎日あるので、レッスン中は、メール見てる場合じゃないし。
美容院行く時とか買い物してる時とか、プライベートでゆっくりテレビ見てる時もある。
意識を常にメールに向けておくとか、そういうことではなくて、気づいたタイミング、自分がメール返信できるよっていうタイミングで見たものにはすぐ返す、っていうことです。
具体的には、朝コーヒーを飲んでる途中ぐらいに、パソコンを開くことが多いかな。
パソコンを開く前にももちろんスマホでメールは見てるんですけど、見るというか、「メールが来てるな」というのには気づくんですけども、その時点で開封はせずそっとしておく、っていう感じですかね。
これが1つポイントなんですけど、今すぐ返事ができないメールはそもそも開かない。
開いて読んで置いとく時もありますけど、朝はメールが来てるなと思っても、明らかに不要なメルマガとかを削除して、あとはちゃんと頭が動き出してから、具体的にはコーヒー飲んでる途中パソコン開いてから見る、っていうのがわりとルーティンかもしれないです。
あとは昼、夕方、夜の合計4回ぐらい、メールを確認する時間があるかなと思います。
それ以外にも、出かけてて移動中とかで他に優先でやることがなければ、そういう隙間時間でチャチャッと見ることもあります。
仕事の合間でも、ちょっと書くのが大変な原稿とむにゃむにゃやってる時は、メール返信に逃避しつつ、とかそんな感じでやってます。
基本的には1日3〜4回ぐらい、ちゃんとそのメール返信の時間を作ってる、っていう感じです。
ここでいうメールっていうのは、いわゆるEメールだけじゃなくて、チャットワークとかLINE、Facebookのメッセンジャー、Twitterとか、インスタのDM、それからランサーズのメッセージ、Slackなどなど、ディスコードも、ありとあらゆる、いろんなところからの連絡ですね。
今回はメールとまとめて言ってますけど、メール以外のDMとかは開封しちゃうと、そのまま忘れてしまう恐れがあるので、基本、今返事できるっていうタイミング以外では開かないように、通知が消えないようにしてます。チャットワークは未読に戻すことができるので、とりあえず見て未読に戻すこともあります。
そうやってやっていかないと忘れるんですよね。
メールの返信って溜めると忘れるってことだと思うんで、とにかく忘れない工夫をする、っていうこと。内容によっては、例えばこちらで何か確認してからお返事しないといけないような場合は、まず「内容拝見しました」「確認していついつにお返事いたします」という返事を一旦します。
送ったままにしとくと、そのメールの内容の、確認しないといけないことを私は忘れるので、その足ですぐGoogleのタスクに入れて、通知が来るように設定して置いとく。すぐ確認できることはすぐ確認して、確認しましたと返事すればいいんですけど、すぐ確認できないことについては、そのリマインドもしっかり入れてから返す、という風にしています。忘れないように工夫する、っていうのが一番重視してるところですね。
メインはやっぱりGmailになるかな、と思うんですけど、Gmailは、私、受信トレイには未処理のものだけを残すことにしていて。
いらないものは削除して、処理済みかつ記録として残しておく必要があるものはアーカイブにしています。
受信トレイに入ってるのは未処理タスクだけなので、少ない時だったらもう10通以下で、多くて50通とかになるかな。
多くなっちゃうのは、例えば「今度の出張で行く新幹線の予約の確認メール」とか、「ホテルの予約確認メール」とか、そういうのも未処理として受信トレイに残してるからですね。
そうじゃないと例えば新幹線の座席何番だっけ、みたいな、そういうのをさっと確認したい時に、いちいちエクスプレス予約のサイトを開いてログインするのがめんどくさいので。だからメールで残してる、っていう感じです。
処理済みのものはどんどん視界から消す、SNSのDMとかをわざわざも削除とかしてないんですけど、その代わり未処理のものは未読のまま置いておく、既読にしてしまった場合はもうすぐ返事するか、「◯◯について確認して返事をする」というリマインドを設定するっていうのを徹底してるんですけど。
リマインドを設定するのってやっぱ面倒くさいんじゃないですか。なるべくそうしなくて済むように、ちゃっちゃと返す、というのが癖ついてるから返事が早いんじゃないかなと思います。
私の場合はとにかく忘れっぽいので、メールの返信を溜めたりしたら本当にもう社会人としてやっていけないと思います。すべて忘れちゃうので笑。
メール、溜めまくった上でちゃんと返事する人、すごいなと思うんですけど、まあでもそういう人ってあんまりいないですね。
やっぱり仕事できる人は返事が早いし、メールの返信が遅い人はやっぱり何通かに1回忘れますよね。返事をこっちから催促しないと、送ってこないとか。
よかったら参考にして欲しいと思います。
