保管スペース、探す時間を削減

今日も
”目標の達成方法”、”問題解決の考え方”の
記事を読んでいただきありがとうございます。

時間のない方は
少し大きめの黒字と赤字の部分そして太字の部分がポイントです。

その部分を読んでいただければ十分です。

前回は書類をクリアファイルに入れて保管する際、
中にポストイットを貼ると資料を早く探せて便利という内容でした。

今回は書類の保管スペースに空きを作る方法です。
尚且つ、短時間で必要な書類を捜すことが出来る方法です。

書類保管スペースが満杯になり、新たな書類（資料）を収納できない
原因の多くは、古くなった（使わなくなった）資料を保管スペース
から出さないことです。

だから、「古い書類を出してスペースを作りなさい。」と言っても
出来ないのが実情です。

私も含めて出来ない人が言うのは
「いつ、その資料が必要になるか分からないので捨てられない。
（出せない）」です。

処分してしまった後に必要になった時に、どうしようもなく
困った 経験があるから出る考えでしょう。

そこで、資料を圧縮することを考えたらどうでしょう。

現在は文明の利器で資料を光学的・・・
難しく言わないで、紙の資料をデジタルデータにして保管しましょう
ということです。

書類のボリュームにも寄りますが、
書類キャビネット丸々一つがＤＶＤ１枚に収まれば書類スペースを
大幅に削減できます。バックアップ用にＤＶＤをコピーしても
量は知れてます。

資料をデジタル化することで一覧検索や名前順日付順など様々な
切り口で資料を探すことが出来ます。

今迄のように書類に積もった埃と戦いながら資料を探すのと違い
パソコンを使ってラクに早く探せます。

デジタル化で助かる利点として資料をズームアップして見れる こと
です。細かな文字を見るのがキツイ人や資料が古くなり書かれて
いる内容が不鮮明な時、拡大して見ることで資料が読みやすく
なります。

次回は、紙の資料をデジタル化する方法を紹介します。
おそらく、現在お持ちのパソコンとスキャナ付きのプリンタを
使います。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございます。

このブログを始めてから
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悩まれている方が多くおられることが分かりました。

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