「見の目」のメール処理

今日も
”目標の達成方法”、”問題解決の考え方”の
記事を読んでいただきありがとうございます。

時間のない方は
少し大きめの黒字と赤字の部分そして太字の部分がポイントです。

その部分を読んでいただければ十分です。

前回は「見の目」を使った作業の仕方を紹介しました。

今回は具体例を交えて活用例を説明します。

よく、あなたの仕事の邪魔をする一つとしてメールを
挙げています。

よく、メールが来ると画面にアラームで知らせるソフトをパソコン
に入れ、メールが来るたびに作業を中断して開く人がいます。

そして、そこで返信メールを打ち送信します。
メールを発信した人にとっては早急のメールで助かるかもしれませんが
あなた自身にしたら作業が中断に又、戻すために時間を要しロスが
生じるだけです。

そこで「見の目」を使ってメールを処理したらいかがでしょうか？

「見の目」を使うと、メールは一日数回時間を決め、その時だけ
メールを受信し、没頭し必要によっては返信メールを送信します。

こうすることで短時間に大量のメールをこなせ返信メールも効率的に
送信できます。

例えば３０通のメールが来て、
その内１０通のメールに返信するとします。

メールが来る度に作業を中断、
メールを開き読む（３分）　　　　　　　 　Ｘ30：９０分
返信メールを打ち送信（５分）　　 　　　Ｘ10：５０分
作業に戻るために頭の切り替え（３分）Ｘ30：９０分　→３時間５０分

メールに一日約４時間を使うことになります。
ただ、この４時間は細切れになるので１回１０分程度なので気にならない
と思います。

次に時間を決めてまとめてメールの時間を取って処理すると

メール受信（５分：トータル）　　 　　Ｘ 1:　 ５分
メールを読む（1分）　　　　　　 　 　 Ｘ30：３０分
返信メールを打ち送信（３分）　　 　 Ｘ10：３０分
作業に戻るために頭の切り替え（３分）Ｘ 1: 　３分　→１時間８分

注目するのは、
まとめて行うコトで脳がメールモードになり
1件当たりにかかる時間が少なく済みます。

バラバラで行う時に比べ３倍以上の速さでメールを処理でき
本来のタスク終了に時間を多く充てることが可能になります。

アメリカではビジネスで成功している人ほど
メールにかける回数を少なくすることで、タスクを終わらせることに
集中しています。

あなたもメールを処理する時間を決め
1日１～２，３回位に減らしてください。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございます。

このブログを始めてから
寄せられるメッセージから”目標達成”や”時間管理”に
悩まれている方が多くおられることが分かりました。

一人でも多くの悩まれている方に役立てていただくには
ブログランキングからブログの存在を多くの方々に知っていただく
ことが必要だとアドバイスをいただきました。

悩まれている方へあなたの御協力をお願い致します。
下のバナーへのクリックをお願いします。

あなたは、キット何人かの
落ち込み、苦しんでいる人を助けることができました。
ありがとうございます。