会議の事前準備

前回は会議を行う際、主催者の事前心得を紹介しました。

今回は、会議を行っていくまでのステップを紹介します。

会議開催までをステップにすると

ＳＴＥＰ１：
会議の目的を明確にする

会議で出す結果（結論）を決めます。
ただ、ここで決めるということは九電が行ったような
議論を結論に持っていくための算段ではなく

会議で出した結論が以降に活かせるようにするために
どのような結論を導いたら良いかを決める算段です。

ＳＴＥＰ２：
審議内容を想定する

結論を出すまでの審議プロセスを設計します。

順に段階的に論を進めず、間を飛ばした飛躍的な審議では
十分に練った結論を出すことは不可能です。

後になって結論に限界がきかねません。

ＳＴＥＰ３：
審議内容にふさわしい人を選ぶ

審議を行うのに十分な知識や経験を持った人達を選びます。
ここでは、各自の持つ意見のバランスが均衡になるように
人選をします。

人数の多いほうに結論が流れることが多々あります。
また、多数決をとる場合は人数は奇数人にしておくと
採決を決めやすくなります。

ＳＴＥＰ４：
審議をシュミレーションしてみる

会議の前に事前にマインドマップを書きながら
会議を事前シュミレーションしてみます。

これをすることで
審議の段取りや展開方法のあらすじを立てられます。

よく雑誌になどにあるＹｅｓ、Ｎｏの矢印を辿って
結論（判定）に導かれる図を予め作る要領です。


ＳＴＥＰ５：
審議メンバー、内容を確認

ＳＴＥＰ４を基に審議メンバーや審議内容、展開を
再度確認します。


ＳＴＥＰ６：
審議メンバーを召集

会議開催に向けての準備に入ります。


会議案内をどのように通知したらよいか分からないという
方には以下のサイトにて文例が掲載されています。

案内内容については、下記サイトが参考になります。
http://kurakakeya.cocolog-nifty.com/blog/2009/03/293-b337.html

案内の様式については、下記サイトが参考になります。
http://www.feedsoft.net/template/tplate/annai.html

今回も最後まで読んでいただきありがとうございます。

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