会議のルール：主催者編1

前回は会議に参加する人達についてのルールを７つ紹介しました。

今回は会議を有効にするために、会議主催者が行うコトです。

この方法を身に付け実行出来ると
会議時間を短くできます。
しかし、参加者は十分に討論できます。

しかし、この方法を悪用すると
主催者がおもうままの結論を導くことになりかねません。

先の戦争での日本軍の開戦の決定や終戦後の東京裁判などが
そのように感じます。

最近では九電が例に挙げられます。

だから、悪用は絶対にしないでください。
不幸な人を出すことになります。

会議主催者の責任として以降をお読みください。

会議を円滑に進めるためにすることは

１．出席者を選定する
　　会議の目的に応じて、ふさわしい人を選出します。

　　尚、意見を求める会議の場合は１０人以下にします。
　　そうしないと、意見が錯綜し収拾がつかなくなります。

　　この時、決定をするための生き字引を集める感覚で行います。

　　決して、自分の都合の良い方向に持っていくために
　　自分にとって都合に良い人だけを選ぶようなことは
　　しないでください。
　　最近の例では九電でしょうか。
　　会議の意義がなくなります。


　　
　　主催者は真摯な姿勢で会議を開催してください。

２．会議の目的を明確にする
　　会議の目的、議題を予め参加者へ通知し、
　　必要に応じて資料の準備を予めしてもらいます。

　　また、会議の目的、議題を明確にしておかないと
　　会議が脱線し審議以外の無駄な時間を使うことになります。

３．議事進行をする。
　　議事進行で行うことは、
　　・審議の脱線を防ぐ
　　・発言者や意見のバランスをとる。
　　・議論が硬直したら、未発現の人からの意見を促したり
　　　場合によっては審議を中断させる。

４．時間を管理する。
　　予め議事進行のタイムスケジュール
　　（難しい時は結論を出すスケジュールのみ）を作り

　　結論を出す時間から逆算してタイムコントロールを行う。

５．決断
　　結論を出す時には、
　　会議内容から様々な意見をどう活用するかを頭に描いておく。


次回は主催者として会議を行うまでの段取りを紹介します。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございます。

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