資料をデジタル化する方法

今日も
”目標の達成方法”、”問題解決の考え方”の
記事を読んでいただきありがとうございます。

時間のない方は
少し大きめの黒字と赤字の部分そして太字の部分がポイントです。

その部分を読んでいただければ十分です。

前回は資料を従来の紙の管理からデジタル化することで
保管スペースの削減、資料検索の迅速化、資料の見易さが
はかれることを紹介しました。

今回は、このような資料管理が出来るようになる方法を紹介します。

使うのはパソコンとスキャナが付いている複合型プリンタです。

では順番に説明します。

ＳＴＥＰ１：
資料をある程度溜めておける場所（スペース）を確保します。

資料を手当たり次第、片っ端からスキャニングすると、
後からの整理に多くの時間と手間を使ってしまいます。

予め資料を管理する単位で分類し、
一つの単位ごとにまとめて持ってきてスキャニングします。

ＳＴＥＰ２：
スキャニングしたデータ（画像）を格納するフォルダを
予め作っておきます。

このフォルダはツリー状に作成しておくと、
後で管理がしやすいです。



ＳＴＥＰ３：
資料を順番にスキャニングします。
スキャニングした画像データはＳＴＥＰ２で作成した
フォルダに順次格納します。

その時のファイル名ですが昇順に番号をふっていきます。
そうしておくと、後で並び替えで順番に並びます。

もし今後、途中にデータを追加する必要がある時は
現在の数字にアルファベットをａ,ｂ,ｃと昇順に付け加えます。
そうすることで、昇順に並び替えをした際、追加分を入れ込んだ
管理ができます。

ＳＴＥＰ４：
スキャンが済んだ資料は記しを付けて別の格納場所に移し処分します。
もし保管する時は保管期限を設定して保管します。

ＳＴＥＰ５：
資料の内、保管期間中に一度も見ることのなかったものは
不要資料として処分します。

以上のプロセスで既存の資料スペースを削減でき、デジタル化が
できました。

先ずは、スキャニングする前に資料の体系化を行います。
これが出来てないと、デジタル化したことでより混乱を起し
埋もれる資料が発生しかねません。

図書館で蔵書の管理として使われているＮＤＣという資料分類の
考え方を応用するとツリー状の資料管理を考えやすいです。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございます。

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