統合と分散

今日も
”目標の達成方法”、”問題解決の考え方”の
記事を読んでいただきありがとうございます。

時間のない方は
少し大きめの黒字と赤字の部分そして太字の部分がポイントです。
その部分を読んでいただければ十分です。

前回はグーグルカレンダーと携帯電話を連携した
”忘れないタスク管理”の方法を紹介しました。

今回は情報の集中に分散ついてお話します。

あなたは、その場で発生したタスクやスケジュールをどのように
管理していますか？

多くの方はメモ帳とペンを持ち、発生する都度書いて管理して
いると思います。

それを行うと、よくあるトラブルが
スケジュールのダブルブッキングとタスクの紛失です。

今回は、この二つのトラブルを防止できる方法を紹介します。

原則は２つです。
・スケジュール帳は一つ。
・タスクのメモはポストイットで行いスケジュール帳に集約。

これら原則を行う方法です。

スケジュール帳は一つに統一します。
二つにすると必ずダブルブッキングの事故を起します。
それと未来に期限があるタスクについてはスケジュール帳に
まとめます。

タスク管理や新スケジュールについてはステップで

ＳＴＥＰ１：
タスク、スケジュールをポストイットに記入

今迄、もっていたメモ用紙を
大き目のポストイットに替えてください。

ポストイットにすることで、スケジュール帳に統合した時
そのまま貼ることで転記の手間が省けます。

ＳＴＥＰ２：
期限、予定が未来のものはスケジュール帳に貼る。

期限や予定が未来のものはスケジュール帳に貼ることで
忘れることを防ぎます。

スケジュール帳にポストイットを貼る際、
未完了のタスクやスケジュールは
ページからはみ出るように貼ります。こうすることで
未完了のタスクがあるか否か一目で分かります。

ＳＴＥＰ３：
完了したタスクは完了したことをメモ（印）をして
スケジュール帳の中側にページからはみ出ないように貼ります。

尚、パソコンでスケジュール管理されている方は
携帯からの入力を行うか、ポストイットの内容を後から入力する
やり方になります。

定型的なタスクやスケジュールはパソコンに辞書登録をしておくことで
入力の手間を軽減させることが可能です。

先ずは、メモ用紙はあなたの思考のメモをすることに活用して
タスクやスケジュールのメモはポストイットに替えて行ってみてください。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございます。

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