イベントの名義後援までの道のり 申請から承諾まで
北海道新聞社から名儀後援承諾書が届きましたホームページでは「返答はおよそ１週間みてください」とありましたが、１月２６日(土）付で受理され、１月３１日(木)付で回答書が発行されています。急いで回答くださるようお願いするメモを付けたので、このように対応してくださったのだと思います。とてもありがたい。４月１３、１４日のイベント。チラシの印刷は、お安く印刷するためには、チラシデータ納品から印刷物到着まで１週間～１０日かかるとの事。配布する期間を考えると、期間的な余裕はありません。でも、作文。。後援申請は、わしにとっては初めてだし、書類・作文という聞いただけで頭がフリーズする類の事で四苦八苦しました。ググってみても、細かくは調べられなかったので、備忘録を兼ねて、私のような初めてさんにもお役立ていただけたらいいなと思いまとめてみます。以下の方法以外にも、方法はたくさんあると思いますので、参考にどうぞ。＊申請先 a)札幌市 b)札幌市教育委員会 c)北海道新聞社新聞社は、取材もお願いしたいので、ないよりはあった方が！という理由から。やはり北海道では北海道新聞が購読者数が一番。札幌市と札幌市教委は、人目につく施設（＝札幌市の施設）にチラシを設置していただく為の必須条件なので。→「チラシは受け取ってくれても、札幌市などの後援がついてないと、得体のしれない団体の催しという感じで設置してもらえないよ」と具体的なアドバイスを頂いたりもしました。＊申請書類a),b)は、札幌市のこちらのサイトに詳細があります「事業後援の申請について」c) は、北海道新聞社のこちらのサイトに詳細があります「名義後援申請」＊申請書類の書き方a),b),c)はどれも、専用の書式がサイトからダウンロードできます。A4サイズ片面１枚。ポイント・見る側にとって分かりやすい書類。簡潔に。・専用書式は記入欄が小さくて書ききれないので、申請願い＋企画詳細をA４の表裏１枚で作成。 →専用書式に書ききれない項目には別紙参照と記入します。 冒頭の申請のお願い文章の中で、お願いする内容が明確であること →（チラシの設置など告知への協力、など具体的に） 団体がちゃんとしていること（架空の怪しい団体ではない） イベントの目的（これが後援する側の目的と合致していること） イベントの内容 出演者 集客見込み数 料金がかかる場合の詳細 事業計画予算書（営利目的ではなく、必要経費をねん出するためなので、そこを明確に）。 →A４片面１枚。イベント名、日時などもし他の書類とバラバラになってしまった時にも相手が困らないよう記入。 チラシの原案（どんなイベントなのか、審査する側の方がイメージしやすいので） →素案オモテ・素案ウラなど明確に書いておく・イベントタイトルや入場料、事業予算計画など、仮題や見込みの場合は明記する。 →チラシを作る前に申請するので、仮題や見込みで申請。それが分かるように書いておきます。 →終わった後に報告書も出すので、実際にどうだったかも報告します。＊急いで回答してくださるようお願い冒頭に書きましたが、名儀後援がついていないとチラシ設置場所が極端に少なくなるという事を知ったのが最近なので、チラシを作って配布する日数を考えると、後援申請と回答を急ぐ必要がありました。それなのに、作文問題でなかなか進まず。友人知人のお力で、原案や赤ペンを経てなんとか形になりました。焦る。。申請時に、なるべく早い回答をお願いするメモをつけました。ダメ元です。＊申請書提出先と、その後の流れ〇新聞社は、新聞社の受付窓口が１つなので迷いませんが、札幌市は分野によって提出先が異なります。〇イベントの内容が多岐にわたるので「札幌市」「札幌市教育委員会」の担当部署はどこなのだろう？サイトに載っていた「所管が不明な場合」の秘書課へ電話しました。・ある金曜日、電話で概要を口頭で伝える。担当者不在につき、週明けに連絡をくれる約束になる。・週明け月曜、担当者が病欠と電話をくださる。週末に、申請書項目を網羅した申請書を作った旨伝え、FAXで内容を見て頂くよう依頼。 北海道新聞社に書式を郵送。・火曜、担当者から電話あり。札幌市用の所定の申請書に、代表者印を押印したものもFAXするよう言われる。書類の内容は問題ないが、札幌市の所管がどこかはすぐに判断できないとのこと。市教委は担当所管をすぐに教えてくださる。・火曜夜、押印した所定の申請書をFAX・水曜、所管の部署が確定した旨電話あり。秘書課から、所管の部署にFAXした書類を出すとともに、イベント実施まで３か月を切っているため、チラシ作成・印刷期間を鑑み、なるべく急いで回答するよう申し添えてくださるとの事。また、教育委員会には、同様の書類（教育委員会用の規定書式の他は、札幌市提出と同書類）を自分で提出すること、急いでいる申請が届く旨を秘書課の担当者より伝えてくださるとの事。水曜、北海道新聞社より電話「所定の書式が入っていません。それが到着してから審査に入ります」肝心の、新聞社所定の申請書式を同封し忘れるというボケミス．．水曜夜、北海道新聞社へ申請書式を持参（出入り口の守衛室預かり）→受理はその週の日曜なので、守衛室に預けるのはおすすめしません。市教委は、市教委が入っているビルの担当部署ポストへ書類を投函。・金曜、札幌市より、開催の目的が所管の部署との関連が薄いためこのままだと後援不可となる旨連絡あり。再度所定の書式を週明けまでにFAXすることに。北海道新聞社より「後援承諾書」到着。問い合わせ窓口の親切なご担当者、そして、文案や赤ペン先生をしてくた友人たちのお蔭で、なんとか後援依頼を提出するところまでこぎつけました。北海道新聞社は無事、後援いただけることになりました。今日は、日曜日。再提出書類を出したら、札幌市の後援が決まるよう祈るばかりです（これから作ります）。札幌市教委からの回答はいつ頃届くでしょう。（サイトには「※承認決定までに通常2週間程度かかります」とあります）。2/6(水)追記 ・まとめ本日届いていました。札幌市教育員会と札幌市からの後援等決定通知書札幌市と市教委からの後援承認が届きました。よかった。〇申請から後援承認の書類が届くまで。札幌市教育委員会：書類受理日から承認決定書到着までは8日間。（問合せからは１２日間）札幌市：書類受理日から承認決定書到着まで4日間。（問合せからは１２日間）北海道新聞社：書類受理日から承認決定書到着まで8日間。（書類郵送からは１３日間） 〇反省-問合せを金曜でなく、月曜にしておけば、もっと早くなったかもしれません。-書類の抜け（札幌市、北海道新聞社）が無ければ、もっと早かったはず。-北海道新聞社の守衛室に預けなければ、きっともっと早かったはず。札幌市・市教委、北海道新聞社とも、開催が近づいているため回答を急いでくださるお願いに、精いっぱい応えてくださっています。（通常１～２週間かかるとサイトに書かれています。）関係の皆さまありがとうございます関連記事2019/4/13(土)・14(日) 山伏が海を越えて北海道にやってくる
