ビジョナリーソリューションズ 代表の葉田です。
トヨタ自動車が提唱している「見える化」をタイムマネジメントの視点で少し考えたいと思います。まず、この「見える化」を実施することにより、「やらないといけないこと」が見えてきます。ひいては、それがマニュアルになり、会社の標準化や業務の効率化へと結びつくのです。
タイムマネジメントの「見える化」とは、時間をきちんと確認していく作業のことです。もちろん、それが目標なのではなく、あくまでも手段として用います。例えば、いきなり毎日の業務をすべて「見える化」することは困難ですので、たとえば月曜日の午前中だけなど時間を区切って実施します。時間は通常の場合は1時間とか時間単位ではなく、分単位で細かく区切って、仕事のスケジュールを組みます。もちろん、秒単位の時もあります。
それらを、きちんと細かく書いて時間割を決めると、その区切りごとの仕事のゴールが見えてきます。そのため、仕事がこなしやすくなり、効率が上がっていくのです。
「見える化」を導入して、タイムスケジュール通りに仕事をこなしていくために、時間ごとにチャイムを鳴らすという方法もあります。
なぜそこまで時間にこだわるのかというと、
仕事は時間軸でないと、なかなか区切れる要素が少ないのです。
時間で区切ることにより、自分の行動がつかみやすくなる、まさしく「見える化」ができるのです。業務の洗い出しが終わり、やらないといけないことが見えてくると、おのずとできないことも表面化してきます。慣れてきたら、月曜日の午前中だけ組んでいたスケジュールを、月曜の午前中や水曜も加えるなど、毎日分単位で業務内容を記録するようにします。そして、「見える化」の記録を上司も把握するようにすることで、より効果が上がります。
仕事は、その内容と時間というのが非常に大切です。「見える化」を導入することで、仕事がやりやすくなり、今までできていなかったこともできるようになります。直接関係ないことのように思えますが、顧客との会話力も上がるなど波及効果も期待できるのです。日々の業務を記録して、今後やるべきことを明確にした上で来週に向かっていく。細かい作業の積み重ねが大きな成果を生み出します。
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