こ んにちわ。コミュニケーション・コンセプト設計専門コンサルタントの杉山です。
今回は「会議やミーティングのあり方」についてお話ししたいと思います。
みなさんも、色々な場面で会議やミーティングを主催したり、参加することが多いと思いますが、
参加してみて「良かった！」と心の底から思えるものは意外と少ないのではないでしょうか？
何故、そうなるのでしょうか？
「会議」という言葉を辞書で引いてみると、
メンバーが一堂に会し、議題について互いに意見と情報を交換し合って、審議を行い、
最良の施策を見出そうとする会合またはそのための組織となっています。
つまり、会議は議題となるテーマを解決するための手段と位置付けることができます。
会議をやると決まった段階で、議題はある程度明確になっているのは言わずもがなだと
思いますが、もう一歩考えを深めてみたいと思います。
それは、参加メンバーの意見が集約されやすい議題になっているのか？という点です。
※集約するとは、意見のレベルにバラつきがない状態にすることを意味します。
例えば、主催者としては「現状の営業活動の見直し」に対して議論をしたいと思っていると
仮定します。
その際、「現状の営業活動の見直し」という議題を設定するか？
第一段階として「お客様が納得して買ってもらえる営業活動のあり方」という議題を設定するか？これによって会議の成功確率は全く異なるものになります。
「現状の営業活動の見直し」と言われると、参加者は一般的な営業活動のフレームである、
「集客」・「商談」・「フォロー」のどこに着目して意見を出せばいいのかポイントが絞れません。
それ故、各自の解釈に委ねられた意見が飛び交い、統制がとれなくなってしまいます。
統制がとれなければ結論を出せないため、無駄に時間だけが経過していくことになります。
一方、「お客様が納得して買ってもらえる営業活動のあり方」となると、「商談」にポイントを
絞って意見を出せばいい、という認識が参加者の頭の中に出来上がります。
それ故、各自が考える対象のバラつきがなくなり、意見の集約がしやすくなります。
そして、その会議で、活発な意見交換が行なわれ、最良と思われる施策案が合意できれば、
次回は「集客」や「フォロー」をテーマに会議を開催すればいいのです。
いかがでしょうか？
全体的・抽象的な議題は、主催者側で、予め部分的・具体的な小項目に分解し、各回ごとの
議論の質を高め、それらをつなぎ合わせることで最終的な議題につなげていくというシナリオ
発想を持つことが重要だと私は考えます。
休み明けに会議を開催しなければいけない方、
お盆休みを活用して、「シナリオづくり」に励んでみてくださいね！