弥生会計からスマート取引の説明の電話がありました。
スマート取引は、ネットバンキングやクレジットカードの利用明細などを連携させることにより、自動で仕訳が入力されたり、スマホやスキャナーで読み取ったレシートや領収書などを取り込むことにより、自動的に仕訳ができる機能です。
スマホのカメラから撮影する場合は、弥生レシート取込アプリのダウンロードが必要です。
ファイル ＞ スマート取引取込 を選択すると、
スマート取引取込の画面が開きます。
その画面でPDFや画像を読み込ませると、仕訳が自動で作成されます。
弥生会計に読み込んだ後も、そのページに読み込んだPDFや画像データが保存されます。
感熱紙のレシートだと、１年も経つと文字が消えてしまったりするので、これは便利だな、と思うと同時に、この画像があればレシートは保存しなくてもいいのか？と思い、聞いてみました。
弥生会計の担当者からの回答は、
「届出してありますか？してあれば大丈夫かと」とのこと。
どこに届出？何を届出？
と、思いましたが、自分で調べることにしました。
電子保存には、２パターンありそうです。
① 自分がコンピューターで作った書類の保存
② 相手からもらった書類の保存
レシート、領収書の保存は、②に当たります。
① 自分で作った書類の保存は、
①-1 帳簿 例）仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳 など
①-2 書類 例）決算関係書類（損益計算書、貸借対照表 など）
①-3 書類 例）取引相手に交付する書類の写し（見積書、請求書、納品書、領収書などの“控え”）
により、適用を受けるための条件が若干異なります。
なお、①-1帳簿 の作成にあたり、一部手書きで記録するなど、一貫してコンピュータを使用して作成しない帳簿については、対象にならないので、注意が必要です。
適用を受けるための要件については、国税庁のホームページで確認してください。
マニュアルを作ったり、保存した書類がすぐに探せるように検索できるようにしておかなければならなかったり、結構細かく規定されています。
申請に必要な書類は、
承認申請書（帳簿と書類で申請書の様式が異なります）
添付書類（システムの概要、電子計算機処理に関する事務手続の概要 など）
になります。
そして、申請期限は、
帳簿については、備え付けを開始する日の３か月前の日。
原則として、課税期間の途中からは適用できません。
書類については、保存を開始する日の３か月前の日。
平成３１年１月１日から適用を受けるためには、平成３０年９月３０日までに承認申請書を提出する必要があります。
ということで、すぐにすぐ、帳簿を電子データで保存することは出来ず、今年の帳簿の電子保存も間に合いそうにありません。
② 相手からもらった書類の保存（レシート、領収書）などのスキャナ保存はさらに厄介です。
・ レシートを受け取った受領者の署名
・ タイムスタンプを３日以内に付す
・ スキャン後のデータを定期的に確認する人が別に必要（相互けんせい体制）
※小規模事業者は顧問税理士に定期的に確認をしてもらえば済む特例があるようです。
レシートに署名するのは無料で出来ますが、タイムスタンプと相互けんせい体制を取るためには費用が掛かります。
タイムスタンプの利用料金は高額です。目安としては、年間１０万円程度だそうです。
しかし、弥生会計のあんしん保守サポートに入っていれば、タイムスタンプを利用することができます。
https://support.yayoi-kk.co.jp/subcontents.html?page_id=16692
相互けんせい体制については、人を雇うか顧問税理士と契約を結ばないとなりません。
電子データでは、簡単に書類の改ざんが出来てしまうので、正確性を担保するためにも必要な処置なのかもしれませんね。