つくづく思うのです。
「役所って内部の無駄なやり取り多いよなあ～」と。
転職してきて6年目でもそう思うのですから、今後も思い続けるに違いません。
立ち読み時に「筋を通すをやめてみる」というﾌﾚｰｽﾞが目に止まり、著書を読むｷｯｶｹとなりました。
著書は「無駄を手放す×仕事術系」の内容です。今まで類似本を何冊も読んできました。
それを踏まえていくつか要点を挙げてみます。
・筋を通すことを捨てる
先述したように役所内には蜘蛛の巣のように「筋」という糸が張り巡らされています。
この生産性０の「筋通し」の為の作業をもし無くせたら、「どれほどの膨大な時間が捻出できるのか…？」と度々考えてしまいます。
私の今の業務上、複数の係と作業調整を行います。しかも、係長級の方と直接やり取りすることがほとんどなので、気を非常に遣います。
何とか業務改善すべく、最近多用しているのが、「最初から、こちらからの提案内容として一斉にﾒｰﾙ(もしくは回覧板という機能)を全体に送って、何か不都合があれば連絡をもらう(もしくは回覧板機能でｺﾒﾝﾄを書いてもらう)」という手法。
これだと、問題がなければ1回、修正が入っても2回程度のｱｸｼｮﾝで済みます。
以前までは、あらかじめ1人1人とﾒｰﾙや電話でやり取りをして、調整が成立してから、正式な内容として全体に発信しておりました。
何回もﾗﾘｰをして、時間や作業量が膨大なことは言うまでもありません。
また、昔上司に「頼み事や謝罪を文面だけで済ませたら失礼！」と怒られたことがありました。口頭でも誠意をみせる必要があると。
しかし、電話をかけると自分だけではなく
相手の時間も消費しますし、必ずしも相手が電話を望んでいるとは限りません。
未だに、「初手から全員に一斉発信」という手法で通せない案件はありますが、利用できればかなりの時短になります。
これは私の場合の例です。
小難しく書きましたが、要は「遊ぶ日程調整でｲﾁｲﾁ個人とLINEせずに、ｸﾞﾙｰﾌﾟLINEで皆の予定を聞く」のと同じです。
いっさいがっさい「筋通し」を無くすことは不可能ですが、「自分で必要だと思い込んでいた筋」を無くすことは可能だと思いました。
・ﾓﾔﾓﾔ時間を捨てる
調整業務もそうですが、「正解の無い対応業務」について悩んでる時程、無駄な時間はありません。しかもこの場合は、個人の好みを押し付けられるﾊﾟﾀｰﾝが多く、こちらとしても乗り気でない事がほとんどです。
最近の失敗は、定時近くに、依頼内容の修正(どちらでも良いﾚﾍﾞﾙの内容)を求められ、対応にﾓﾔﾓﾔしてたら無駄に1時間近く残ってしまったことがありました。
ﾓﾔﾓﾔしてる時は、感情のﾌﾞﾚｰｷが入っているので、上手く行動に移せないのです。
こういった場合は思いきって「if-than」の手法を使うことにしました。
ﾓﾔﾓﾔしたら…
勤務時間内
→離席して少し歩く。
定時付近
→ﾓﾔﾓﾔ内容を紙書いておいて定時ﾀﾞｯｼｭ。
勤務時間外
→ｻｳﾅへ行く。
要は「こうなったらこうする」内容をあらかじめ決めておくのです。
この手法に従えば、感情のﾌﾞﾚｰｷがかかる前に行動に移せます。結果非生産的な時間を短くすることができます。
・捕捉説明を捨てる
ﾌﾟﾚｾﾞﾝや人に何か伝える時に、「何を話そう」と考えｶﾞﾁです。私の場合もそうで、「あれもこれも話さないと！」と項目出しを沢山して、説明する順番付けのﾂｷﾞﾊｷﾞをしています。
しかし、限られた時間で「何でもかんでも」話せばいいわけはありません。
私としては「捕捉程度」で伝えたはずが、相手からは、そこを突っ込まれてしまい、本題から遠ざかってしまうことも多くありました。
手持ちの情報としてはおさえておいて、自らは発しない事の必要性を改めて気付かされました。
「余計な説明が余計な質問を生む」
心に刻んで、今後に活かしていきたいです。
以上、ほとんどの内容が著書からの直接的な内容というよりは、私が自分の場合に落とし込んで転換した内容ですので、あまり要約としては成り立っていないかもしれません。
予めご了承下さい…！